三种常用机关文字材料的写作要点

在党政机关和企事业行政管理岗位工作，平时面对大量的、经常的文字材料主要有三种：转发文电、电话通知、请示件。

应该说，只要把这“三板斧”学好用好，将会大大提高工作效率，有时甚至会起到事半功倍、神来之笔的奇效。下面，笔头客就为大家逐一介绍这三种文体的写作技巧。

一、转发文电。这种材料的特点主要有三个：一是内容很重要，一般都是上级领导的指示要求，机关对某项工作的重大部署，对发生重大问题的情况通报等。二是时间很紧迫，往往都是紧急事务，处理起来要事不过夜。三是要求很明确，允许干什么、不允许干什么，需要做什么、要求怎么做，都很具体。这些特点决定了在起草转发文电材料时：①贯彻精神要全。对上级文电中的核心要求，必要时在转发文电中要进一步强调。②联系实际要紧。与正在从事的工作结合起来，通过研究措施、设定载体、明确抓手，把上级的指示要求具体化。③运用文字要简。转发文电也是电报的一种形式，必须语意清楚，文字精炼，让人一看就明白。把握了这几条，就基本上抓住了转发文电的“牛鼻子”。

二、电话通知。通俗地讲，就是把电话通知的内容以文字的形式写出来，用通知的形式发出去，传送媒介有网络、传真等等。它兼有电话的及时性，又有通知的指令性。起草电话通知的要求主要有四个：①快速，一般来说一个电话通知十分钟就要起草好，半小时内就要发出去。②具体，什么时间、什么地点、干什么事，要说得十分具体。③确切，必须给各单位提供准确的信息，不能含混不清。④简短，通常情况一个电话通知不超过一页纸。

三、请示件。打个不十分恰当的比喻，请示件就像古代的大臣给皇帝上的奏折。机关经常要写请示件，请示一些事项；一些企业单位也常常要通过文电请示事项，也可以参照请示件来办。请示件虽短，但内容重要，要求很高，写起来难度很大。起草一个好的请示件，笔头客认为要把握好三条原则：①有理。就是要把所请事项的理由写得很充分、很全面，让领导感到事情的确就应当这样办。②有利。每个请示件都带有呈报者的明确目的，都希望请示事项能得到领导的批准，因此，在坚持实事求是基础上，要尽量朝有利于自己的方向用笔。③有节。这里面有两层含义，一是从内容上讲，请示的事项要符合政策规定，不能拿违规违纪的事项让领导批；二是从形式上讲，请示件层次要分明，条目要清楚，篇幅要短小。这几个要素体现到了，其他的内容能简则简。