 工人做工没有机器不行，战士打仗没有武器不行，党政机关工作运转离开公文也不行。一些重要公文，领导应亲自动手，同时也要发挥秘书的作用。在公文起草中，领导与秘书要良性互动、各司其职，上下协同、默契配合，但领导要始终处于主导地位。
公文姓公，代表组织说话，表达组织的意志和要求。许多公文虽然出自秘书之手，但制文的意图、目的，中心思想、要解决的问题，以及什么时间发出，都需要领导拿主意。可以说，没有领导的主导作用，就形不成公文。但有的领导认为把任务交给秘书就可以了，自己不必花太多心思。比如有个单位搞年终总结，需要写个材料，领导把秘书找来，只交代了一个题目：总结今年的工作，部署明年的任务。然后大手一摆：你写去吧！年终总结是个大材料，秘书对全年的工作并不熟悉，第二年的任务领导班子还没有研究，叫秘书从何下手？ 还有的领导认为公文写作是技术活儿，专业性强，自己是外行，怕指导不了。这种观点更站不住脚。记得上世纪70年代，我在南京军区司令部当秘书，当时的首长都是老红军，因为从小家里穷，上不起学，文化水平大多不高。秘书写的讲话稿，有些字不认识，需要在旁边写一个简单的同音字。但他们对指导公文写作从不含糊，文章要解决什么问题，达到什么要求，都要亲自把关。秘书写得不对路，照样通不过。 把握领导意图是公文写作的基础和前提，也是第一道工序。领导交代公文写作任务，首先交代意图。有些重要的公文，如工作报告、决议、决定等，还要经过领导班子集体研究。对于秘书来说，领会领导意图，不能只是临时抱佛脚，还要靠平时的积累。要认真学习党的政策，特别是新出台的政策。要在工作中注意观察、揣摩领导的观点和思路。
指导秘书写公文，放任自流不行，框得太死也不行。领导交代制文意图，应多从宏观上讲明制文的背景、目的、中心思想、基本要求以及大的框架，具体内容应让秘书在详细占有材料的基础上去构思、创作。有的领导采取事前“设框子、搭架子”的方法，而且把“框子”“架子”设计得过细、过密，规定文章分几个层次，每个层次写什么内容，哪里详，哪里略，哪里讲道理，哪里举例子，甚至连语言、用词都规定得很死。这样做，表面上看很负责，实际上是把秘书变成“录音机”和“传声筒”，不利于他们在写作中的发挥和创新。 秘书是领导的参谋助手，应通过撰写文稿，把自己经过提炼的观点、思路、材料融化其中，为领导科学决策助力。古今中外一些高层秘书，既是高参，又是文胆。唐朝魏征，一生提出数百条很有价值的意见建议，其中“居安思危，戒奢以俭”“兼听则明，偏信则暗”等名言，至今闪耀着智慧的光芒。这些意见建议多见于他撰写的公文中。 一个人的智慧总是有限的，再高明的领导在对某个问题的认识上也有局限性。作为主持公文写作的领导，尤其要调动秘书的积极性，激发他们的创新热情，这就需要在指导制文时，从内容到形式留下创新空间。
有的领导在指导公文写作时，虽然责任心较强，但缺乏主见，方案、结构变来变去，使执笔的同志手忙脚乱、无所适从。比如秘书按要求刚写出初稿，领导看到一个材料，受到启发，说那样写不行，要推倒重来。第二稿尚未出笼，领导又产生了新思路，对稿子还要动大手术。公文写作是生产精神产品，和工厂生产物质产品一样，要有一定的材料和工艺流程，如果产品变了，材料和工艺流程也得变，这绝非易事。而且公文写作时限性强，时间到了必须交稿，如果反复变来变去，就很难保证质量。 在文件起草过程中，领导的认识也在不断深化，对文稿内容和结构的局部修改是正常的，对于文字的修改和润色更要贯穿始终，而文稿大的框架、结构，最好不动或少动。造成文稿变来变去的主要原因是情况不明、底数不清、决心难下，容易被一些表面现象所左右。这就需要搞好调查研究，只要时间允许，尽量多深入基层，多找一些人交谈，多搜集第一手资料，并进行综合分析，从中找出问题的症结和解决办法。对于大型文稿，动笔前应组织专门班子调研，在调研的基础上提出几个方案进行比较，这样形成的方案会比较成熟全面，也能有效避免变来变去。
秘书写出文稿，报给领导把关、签发，这是制文的最后一道工序。这个关把得好不好，是对一个人思想水平、政策水平和文字水平的考验。把关主要有三个方面：一是政治关，要符合党的政策和国家的法律法规，同党中央保持高度一致；二是事实关，要符合本地区、本系统的实际，使用的材料要真实可靠；三是文字关，文字表达要准确、鲜明、生动，防止逻辑混乱、词不达意、拖泥带水。 把关要突出一个“严”字。我们有时会遇到这种情况：秘书加班加点把稿子写出来了，自我感觉不错，希望领导那里可以通过，能表扬几句更好。这种心情可以理解，但愿望和现实有时存在较大差距。文稿在领导那里可能有较大修改，甚至改得面目全非，个别可能被推倒重来。写稿的同志难免压力很大，心里不是滋味。作为领导，一定要坚持原则，把质量放在第一位，决不能牺牲质量而照顾面子。如果照顾了这个小面子，公文质量出了问题，工作受到损失，影响更大。 把关还要“细”，做到细致入微。“吹毛求疵”是个贬义词，但在文字把关上，可以当褒义词用。因为文字上的“疵”比较隐蔽，你一目十行、大而化之，就不容易发现，必须十分认真细致才行。有的作家写出作品，花高价请人挑毛病，也是因为有些毛病难以发现。某县林业局发文，要求某农业开发有限公司停止施工。文中写道：根据“《中华人民共和国水土法》第二十二条、《中华人民共和国森林法》第六十四条……之规定”。实际上我国从未颁布过水土法，森林法正文只有四十八条。出现这样的笑话，当然与作者粗心大意有关，但领导也有把关不细的责任。在对文字修改把关上，胡乔木同志给我们做出了榜样，他对文辞的考究是尽人皆知的。自己写的或别人写的文稿，他都反复修改，直到改不动为止。 领导要把修改把关的过程，变成对秘书业务培训的过程。既要肯定成绩，又要指出不足。对需要修改的地方，讲清为什么这样改，这样改好在哪里。要允许秘书提出不同意见，进行研究探讨。秘书也要认真总结经验教训，学习领会领导的修改，把成绩当新起点，把挫折当动力，做到打一仗进一步。 （作者系中国公文写作研究会顾问、新疆维吾尔自治区党委原副秘书长） |
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