如何制作公文版头和版记

摘要: 　　关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是公文版头和版记的设计、制作，让人 ...

　　关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是公文版头和版记的设计、制作，让人觉得难以把握。笔者在公文写作课的研究性教学过程中，经过与学生互动，总结出通过绘制表格来制作公文版头和版记的方法。

版头和版记的制作要求

及常用方法

　　《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文版头格式要素有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等，公文版记格式要素有抄送机关、印发机关和印发日期等。《党政机关公文格式》对这些要素的规格、编排作出了具体的规定，包括字体字号、编排顺序、间隔距离等。比如，“如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”，“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm”，签发人“编排在发文机关标志下空二行位置”，“版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）”等。

　　依照这些具体要求，若在电脑上写作公文，大多采用分别制作发文机关标志、红色分隔线等要素的方法。比如，绘制红色分隔线，常见的做法是，先使用Word自带的“绘图”工具画一条红色的水平线，然后对红线的属性进行设置。学生在练习后发现，这种分别制作各要素的方法，缺乏整体性，不利于整体把握各要素之间的距离和相对位置，因而使用起来比较复杂，也不易迅速掌握。

２

使用“表格法”制作公文版头

和版记

　　如何更快速、准确地设计、制作公文版头和版记？带着这一问题，笔者在公文写作课研究性教学过程中，充分发挥学生的主动性和创造力，从整体设计的思路出发，研究出一套通过绘制表格来制作版头、版记的方法。实践表明，这套方法易于被学生掌握，可操作性也较强。具体做法如下：

　　第一步，设置页面。《党政机关公文格式》对公文的页面尺寸有具体的规定：“公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。”标准的A4型纸幅面尺寸是210mm×297mm，因此，稍加计算就可以确定公文页面四周白边的尺寸分别为，上白边3.7厘米、下白边3.5厘米、左白边2.8厘米、右白边2.6厘米。在电脑上写作公文，可以选择“页面设置”—“页边距”来作具体设置。同样，在“页面设置”中还可设置“文档网格”为“每面排22行，每行排28个字”。

　　第二步，设置版头。首先，插入表格。在设置好页边距的页面首行顶格处插入表格，选择“插入”—“表格”，在弹出的对话框中设置要插入的表格为1列、6行。

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