“表格法”制作公文版头和版记

摘要: 　关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是公文版头和版记的设计、制作，让人觉 ...

　关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是公文版头和版记的设计、制作，让人觉得难以把握。笔者在公文写作课的研究性教学过程中，经过与学生互动，总结出通过绘制表格来制作公文版头和版记的方法。

版头和版记的制作要求

及常用方法

　　《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文版头格式要素有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等，公文版记格式要素有抄送机关、印发机关和印发日期等。《党政机关公文格式》对这些要素的规格、编排作出了具体的规定，包括字体字号、编排顺序、间隔距离等。比如，“如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”，“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm”，签发人“编排在发文机关标志下空二行位置”，“版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）”等。

　　依照这些具体要求，若在电脑上写作公文，大多采用分别制作发文机关标志、红色分隔线等要素的方法。比如，绘制红色分隔线，常见的做法是，先使用Word自带的“绘图”工具画一条红色的水平线，然后对红线的属性进行设置。学生在练习后发现，这种分别制作各要素的方法，缺乏整体性，不利于整体把握各要素之间的距离和相对位置，因而使用起来比较复杂，也不易迅速掌握。

２

使用“表格法”制作公文版头

和版记

　　如何更快速、准确地设计、制作公文版头和版记？带着这一问题，笔者在公文写作课研究性教学过程中，充分发挥学生的主动性和创造力，从整体设计的思路出发，研究出一套通过绘制表格来制作版头、版记的方法。实践表明，这套方法易于被学生掌握，可操作性也较强。具体做法如下：

　　第一步，设置页面。《党政机关公文格式》对公文的页面尺寸有具体的规定：“公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。”标准的A4型纸幅面尺寸是210mm×297mm，因此，稍加计算就可以确定公文页面四周白边的尺寸分别为，上白边3.7厘米、下白边3.5厘米、左白边2.8厘米、右白边2.6厘米。在电脑上写作公文，可以选择“页面设置”—“页边距”来作具体设置。同样，在“页面设置”中还可设置“文档网格”为“每面排22行，每行排28个字”。

　　第二步，设置版头。首先，插入表格。在设置好页边距的页面首行顶格处插入表格，选择“插入”—“表格”，在弹出的对话框中设置要插入的表格为1列、6行。

　　其次，键入并设置各格式要素。在表格的第二行键入发文机关标志，如“江苏省人民政府文件”字样，并设置该标志的格式为居中排布、小标宋体、红色。在第五行键入发文字号，如“苏政发〔2014〕10号”，并按照规范设置其格式；如需标注签发人，也在第五行键入，并分别设置发文字号和签发人的格式。空出第三行和第四行，就可保证发文字号“编排在发文机关标志下空两行的位置”。

　　再次，设置第一行和第六行的行高。选择该第一行，右击选择“表格属性”—“行”，点击“指定高度”前的方框，设置第一行行高为3.5厘米，并在“行高值”选项中选择“固定值”；用同样方法设置第六行的固定行高为0.4厘米。这样就能保证发文机关标志上边缘距离版心上边缘为35mm，红色分隔线距离发文字号4mm。如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等格式要素，可以在第一行中按照规范分别键入和设置。

　　最后，设置表格边框。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；然后选择红色实线，点击表格最下面的横线。这样就会保证在发文字号下面4mm处出现一条与版心等宽的红色分隔线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

　　至此，一份公文的版头就设置成功了。如果是联合行文，就在插入表格时多设置几行，依次键入和设置不同的发文机关标志。

　　第三步，设置版记。首先，插入表格。在公文最后一页的最下面插入表格，将表格设置成1列、2行。注意：待以下两项设置完成后，如表格出现跨页现象，可删除表格上方的空行，以保证整个表格在公文末页的最下面。

　　其次，键入并设置各格式要素。在表格的第一行键入“抄送机关：”及机关名称，并按照规范设置其格式。在表格的第二行键入“印发机关和印发日期”，并按照规范设置其格式。

　　再次，设置分隔线的粗细。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；选择1磅的实线并点击第一条和第三条横线，选择3/4磅的实线并点击第二条横线。这样就能保证版记部分的首末两条分隔线为粗线、中间的分隔线为细线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

３

“表格法”体现出的研究性

教学理念

　　使用“表格法”制作公文版头和版记，这样一个小技巧其实在一定程度上反映出研究性教学的大问题，即在教学中如何引导学生带着“问题意识”学习，从而切实提高学生学习的主动性。

　　在公文写作课的教学过程中，写作训练是非常重要的环节。对于文秘专业的学生来说，在电脑上制作标准的公文版式又是一项基本的技能。为此，教师和学生都对此项练习高度重视，也就会在练习过程中不断发现问题，如面对版头和版记制作问题，大家并不满足于已有的方法，而是积极地带着“问题意识”学习，通过小组讨论、反复实践、不断完善，终于获得比较方便的“表格法”。

　　同时，掌握这种方法后，在使用时又可以举一反三，对于格式要素及其编排规范有所不同的“命令格式”和“函的格式”，学生也很快就能使用“表格法”制作出符合要求的公文版式。

　　此外，在公文版式制作教学中，如果教师仅仅做一个知识传授者，停留在单向的教的层面，直接告诉学生用现成的方法制作版头和版记，而学生也只是简单接受、被动学习的话，那就谈不上什么研究性教学。相反，教师将自己定位于引导者，注重发挥学生自主学习的能动性，就能实现研究性教学的理想目标，即培养学生的科学精神和研究发现能力。

　　（本文刊于《秘书》杂志2014年第10期。封面图片来源：上海大学网站）