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“表格法”制作公文版头和版记
摘要
: 关于公文格式的要素和规范,《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解,但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度,尤其是公文版头和版记的设计、制作,让人觉 ...
关于公文格式的要素和规范,《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解,但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度,尤其是公文版头和版记的设计、制作,让人觉得难以把握。笔者在公文写作课的研究性教学过程中,经过与学生互动,总结出通过绘制表格来制作公文版头和版记的方法。
1
版头和版记的制作要求
及常用方法
《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文版头格式要素有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等,公文版记格式要素有抄送机关、印发机关和印发日期等。《党政机关公文格式》对这些要素的规格、编排作出了具体的规定,包括字体字号、编排顺序、间隔距离等。比如,“如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行”,“发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm”,签发人“编排在发文机关标志下空二行位置”,“版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)”等。
依照这些具体要求,若在电脑上写作公文,大多采用分别制作发文机关标志、红色分隔线等要素的方法。比如,绘制红色分隔线,常见的做法是,先使用Word自带的“绘图”工具画一条红色的水平线,然后对红线的属性进行设置。学生在练习后发现,这种分别制作各要素的方法,缺乏整体性,不利于整体把握各要素之间的距离和相对位置,因而使用起来比较复杂,也不易迅速掌握。
2
使用“表格法”制作公文版头
和版记
如何更快速、准确地设计、制作公文版头和版记?带着这一问题,笔者在公文写作课研究性教学过程中,充分发挥学生的主动性和创造力,从整体设计的思路出发,研究出一套通过绘制表格来制作版头、版记的方法。实践表明,这套方法易于被学生掌握,可操作性也较强。具体做法如下:
第一步,设置页面。
《党政机关公文格式》对公文的页面尺寸有具体的规定:“公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。”标准的A4型纸幅面尺寸是210mm×297mm,因此,稍加计算就可以确定公文页面四周白边的尺寸分别为,上白边3.7厘米、下白边3.5厘米、左白边2.8厘米、右白边2.6厘米。在电脑上写作公文,可以选择“页面设置”—“页边距”来作具体设置。同样,在“页面设置”中还可设置“文档网格”为“每面排22行,每行排28个字”。
第二步,设置版头。
首先,插入表格。在设置好页边距的页面首行顶格处插入表格,选择“插入”—“表格”,在弹出的对话框中设置要插入的表格为1列、6行。
其次,键入并设置各格式要素。在表格的第二行键入发文机关标志,如“江苏省人民政府文件”字样,并设置该标志的格式为居中排布、小标宋体、红色。在第五行键入发文字号,如“苏政发〔2014〕10号”,并按照规范设置其格式;如需标注签发人,也在第五行键入,并分别设置发文字号和签发人的格式。空出第三行和第四行,就可保证发文字号“编排在发文机关标志下空两行的位置”。
再次,设置第一行和第六行的行高。选择该第一行,右击选择“表格属性”—“行”,点击“指定高度”前的方框,设置第一行行高为3.5厘米,并在“行高值”选项中选择“固定值”;用同样方法设置第六行的固定行高为0.4厘米。这样就能保证发文机关标志上边缘距离版心上边缘为35mm,红色分隔线距离发文字号4mm。如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等格式要素,可以在第一行中按照规范分别键入和设置。
最后,设置表格边框。选中整个表格,右击选择“边框和底纹”—“边框”,设置为“无”;然后选择红色实线,点击表格最下面的横线。这样就会保证在发文字号下面4mm处出现一条与版心等宽的红色分隔线,而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。
至此,一份公文的版头就设置成功了。如果是联合行文,就在插入表格时多设置几行,依次键入和设置不同的发文机关标志。
第三步,设置版记。
首先,插入表格。在公文最后一页的最下面插入表格,将表格设置成1列、2行。注意:待以下两项设置完成后,如表格出现跨页现象,可删除表格上方的空行,以保证整个表格在公文末页的最下面。
其次,键入并设置各格式要素。在表格的第一行键入“抄送机关:”及机关名称,并按照规范设置其格式。在表格的第二行键入“印发机关和印发日期”,并按照规范设置其格式。
再次,设置分隔线的粗细。选中整个表格,右击选择“边框和底纹”—“边框”,设置为“无”;选择1磅的实线并点击第一条和第三条横线,选择3/4磅的实线并点击第二条横线。这样就能保证版记部分的首末两条分隔线为粗线、中间的分隔线为细线,而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。
3
“表格法”体现出的研究性
教学理念
使用“表格法”制作公文版头和版记,这样一个小技巧其实在一定程度上反映出研究性教学的大问题,即在教学中如何引导学生带着“问题意识”学习,从而切实提高学生学习的主动性。
在公文写作课的教学过程中,写作训练是非常重要的环节。对于文秘专业的学生来说,在电脑上制作标准的公文版式又是一项基本的技能。为此,教师和学生都对此项练习高度重视,也就会在练习过程中不断发现问题,如面对版头和版记制作问题,大家并不满足于已有的方法,而是积极地带着“问题意识”学习,通过小组讨论、反复实践、不断完善,终于获得比较方便的“表格法”。
同时,掌握这种方法后,在使用时又可以举一反三,对于格式要素及其编排规范有所不同的“命令格式”和“函的格式”,学生也很快就能使用“表格法”制作出符合要求的公文版式。
此外,在公文版式制作教学中,如果教师仅仅做一个知识传授者,停留在单向的教的层面,直接告诉学生用现成的方法制作版头和版记,而学生也只是简单接受、被动学习的话,那就谈不上什么研究性教学。相反,教师将自己定位于引导者,注重发挥学生自主学习的能动性,就能实现研究性教学的理想目标,即培养学生的科学精神和研究发现能力。
(本文刊于《秘书》杂志2014年第10期。封面图片来源:上海大学网站)
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老猫
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2016-5-3 22:58
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