 1. 文秘人员与会议 文秘人员的工作总是和各种各样的会议联系在一起。文秘人员在会议中的角色可能是参加者、组织者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，或充当会议记录员。所以会议对文秘人员而言非常重要。 通常，会议是沟通的主要方式，而且是企业进行工作的重要活动。 上司因为本身的任务，为实施管理而主持会议；或者参加组织内外举办的各种会议。事实上，上司在日常业务中，为会议所耗费的时间非常多。 文秘人员为尽量减轻上司的负担，必须具备会议的相关知识，也需要了解会议的事前准备和事后处理的程序，对会议安排的方方面面都要熟悉。 2. 会议的目的 会议的具体目的是 （1）信息的传达； （2）信息的交换； （3）相互启发； （4）作出决定； （5）收集创意。 3. 会议的计划和准备 为使会议成功举行，需要文秘人员安排承办。大中型会议应设置专门的秘书机构，即大会秘书处或大会办公室，按照会务工作的要求，秘书机构下设会务组、材料组、简报组、后勤组和保卫组等，各个小组分工明确，各负其责。小型、内部会议则简单一些。一般而言，会议需要准备的计划以及程序如下。 3．1 举行会议的决定 企业中的会议是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。为了符合上司预期，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而使会议失败。因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。 3．2 参加会议的人选 会议的目的和议题决定以后，上司要决定参加会议的人选。如果是例行会议，人员和开会日期都已固定。如果是为特定的问题而召开的会议，而这时人选有误，会议的成果必然不会乐观，所以应慎重行事。 文秘人员按照上司的指示，事先调查参加者是否方便？并收集会议必要的各种信息，从无法出席会议的有关人士那里获取必要的意见、答复或文件。 3．3 会议日期、时间的决定 什么日期、什么时间召开会议？要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便？都由上司判断并决定。如果是紧急召开的会议，则时机是很重要的。有时重要人员没有出席，会议就等于没开一样，结果当然不好。所以文秘人员必须按照上司的指示，与特别忙碌及重要人员联系，请他们及早计划参加。 |
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