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“××办公室”都是秘书机构吗?
摘要
: 2014年4月28日《人民日报》全文转载了习近平总书记1990年的一篇文章《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》,文中的“办公室工作”指的都是“秘书工作”。或许有人会问:所有的“办公室”都是秘书机构吗? ...
2014年4月28日《人民日报》全文转载了习近平总书记1990年的一篇文章《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》,文中的“办公室工作”指的都是“秘书工作”。或许有人会问:所有的“办公室”都是秘书机构吗?
答案是否定的。金常德先生主编的《办公室事务》中给出了“办公室”的四种含义:1.泛指一切办公场所,区别于教学用的教室、生产用的车间等。2.某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。3.国家机关、企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构,如××县人民政府办公室、××集团公司办公室等。4.某种专门的独立工作机构,如××市××区征兵办公室、××市招生考试办公室等。该书认为,第三种办公室中的工作人员主要是秘书人员,也就是说第三种意义上的办公室才是秘书机构。[1]
一、“××办公室”的三种情况
我们发现,机构名称为“××办公室”的,具体情况较为复杂。根据命名方式和职责的不同,我们把“××办公室”分成三种情况。
1.“具体事务+办公室”,如“侨务办公室”“教务办公室”“学生工作办公室”等。显然,这些机构是专门职能部门,与作为综合职能部门的秘书部门判然有别。因此,可以确定名称为“具体事务+办公室”的,不是秘书机构。但需特别指出的是,如果办公室名称中的“具体事务”是秘书工作中的一项,那么该办公室就是秘书机构了。比如“信访办公室”就是秘书机构,只是由于信访工作量大,且有一定的特殊性,所以将其从综合性的秘书机构中独立出来,设立专门的办公室。
2.“职务+办公室”,如“校长办公室”“行政主管办公室”等。根据其中“职务”的不同,又可分为两种情况。一种适用于单位的主要领导,比如学校里的“校长办公室”,这是专门为校长提供辅助、服务的部门,属于秘书机构。单位主要领导自己的办公场所一般不称作“职务+办公室”,而是称为“职务+室”,如校长室、总经理室、局长室等。另一种适用于单位的中层领导,比如公司里的“人力资源部主管办公室”,这是中层领导自己的办公场所,因而不是秘书机构。为了明确中层领导所在的部门,这类名称通常表述为“部门名称+职务+办公室”,而不只是“职务+办公室”。单位中层部门下设的秘书机构,一般称作“部门名称+办公室”,如“人力资源部办公室”,这就属于下面的第三种情况了。
3.“机构名称+办公室”,如“××县人民政府办公室”“××集团公司办公室”,这是辅助该机构领导实施管理,为之提供综合服务的部门,属于秘书机构。
二、常见的“××办公室”辨析
1.“综治委办公室”,即“社会管理综合治理委员会办公室”,是中央社会管理综合治理委员会下设地方性机构的内部综合管理部门,其名称属于“机构名称+办公室”类型,是秘书机构。
2.“综合办公室”(或简称“综合办”),一般是组织规模较小、结构较为简单的单位设立的综合性办事机构,负责单位的秘书工作,也负责后勤、人事、财务等工作。随着单位发展壮大,有些工作比如财务工作等就会脱离综合办,成立单独的部门如“财务办公室”等。所以,“综合办公室”是具有秘书性质的机构,并不是典型意义上的秘书机构。
3.“××领导小组办公室”,属于“机构名称+办公室”类型,是秘书机构。比如“平安县依法治县工作领导小组办公室”就是平安县依法治县工作领导小组下设的综合办事机构,其具体职责包括“依法治县工作的组织、协调、指导、监督、检查考核以及经验交流,表彰奖励工作”,“拟定依法治县工作的总体规划和年度工作计划及日常工作安排,负责拟定依法治理工作目标、工作规范、工作标准等”,调查研究,“依法治县工作领导小组召开的各种会议的筹备组织工作”,以及“全县性依法治理重大活动的组织工作”等,[2]这些都是典型的秘书工作。
总之,“××办公室”可能是秘书机构,也可能是专项职能部门,根据以上辨析,应该可以明确其机构性质。由于笔者视野所限,或许还有一些形式的办公室没有述及。但是,只要抓住秘书工作的两大主要特性——辅助性和综合性,就可以将其与其他专项职能部门或领导的办公场所区分开来。
(本文刊于《秘书》杂志2014年第7期)
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