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机关电话本对秘书工作的妙用

摘要: 马克思同志说人是社会关系的集合,意思是人的社会属性大概远比生物属性重要,人是在与社会发生联系的过程中才成了自己。 仔细想想确实很有道理,这个时代,假如换了电话和微信,似乎就展开了一段崭新的人生,人就是 ...
文稿修改演播室

马克思同志说人是社会关系的集合,意思是人的社会属性大概远比生物属性重要,人是在与社会发生联系的过程中才成了自己。

 

仔细想想确实很有道理,这个时代,假如换了电话和微信,似乎就展开了一段崭新的人生,人就是通过一个个抽象的手机号和微信号与外界发生联系,从而成为自己。

 

说联系方式重要,是想引申到今天石头谈的一个细小而重要的问题,《工作通讯录》、《内部通讯录》、《XX系统通讯录》,也就是电话本的用法问题。

 

办公室新人入职,电话本肯定总是第一批领到的物资,也是每天翻得最勤的纸质材料,离开电话本,办公室的同志们可以说寸步难行,啥事也办不成,这么一个单调简单的东西,到底怎么才能算物尽其用?石头觉得电话本除了按图索骥拨电话发短信,还有几种用法值得琢磨,现列举如下,与大家探讨:

 

1、熟悉单位架构的指引。初来乍到,领了电话本,束之高阁就太可惜了。虽然电话本上没有小说看很无趣,你还是应该从到到尾仔细阅读一遍,看过之后,主要和哪些上级单位对口联系,本单位设置了多少部门,下级单位有哪些,就基本搞清楚了。这对一个办公室新人很重要,某某处前些年就合并到综合部门了,你却不知道,还想通知人家来开全体会,这就闹了大笑话了。通读电话本,这绝对对今后的工作大有裨益。

 

2、认识各部门负责人。单位里各个部门头头是谁,通过电话本可以很快搞清楚。办公室新人要尽快建立机构和负责人之间的双向映射。领导说找刘能处长来开会,你得很快反应出来刘能处长是哪个部门的。同样,领导说让XX处主要负责人明天来商量工作,你得很快反应出来这个处的负责人是刘能处长。

 

3、把部门主要负责人电话输进手机。这也是一项基础工作,拿到电话本,应该找点时间,把部门负责人的联系方式输到自己手机里,如果人数太多,至少要把联系多的部门的主要负责人联系方式输进去。一方面,假如在外调研出差没带电话本,你还能第一时间联系上他们;另一方面,人家打电话找到你,你也能第一时间预判是谁、可能有什么事情。

 

4、把电话本打成A4大小夹在笔记本里。电话本一般长得都是厚厚敦敦,真是不好拿,夹也夹不住,揣兜里也是鼓鼓囊囊一大包。建议把电话本的电子版要过来,打印成与自己笔记本大小一致的板式,石头用A4大小的笔记本,那就打印成这般大小的,正反面,薄薄一册,往笔记本里一夹。走哪就能带到哪,随时找谁都能找到,多方便不是?

 

5、家里也要放电话本。石头有位同事前辈,每次领电话本都要多领几本,石头不解,问他,你领这么多干嘛,拿去卖废纸不成?前辈解释,电话本这个东西,光办公室有肯定不行,至少家里和车上也都得有,万一休息日或晚上要联系个什么事情,家里有电话本就方便多了,不用再骚扰别人到处打听电话。石头当时听了觉得在理,遂效仿之。事实证明,家里的电话本打开率极高,遇到晚上通知会之类的事情简直不可或缺,而以前石头家里没有电话本的时候,就总要找一圈人打听电话。

 

电话本不起眼却极重要,这些电话本的花式用法不深奥却管用。你的电话本是怎么用的?欢迎留言给大家介绍介绍。

 

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本文作者
2016-3-26 16:08
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