公文是各级开展各项工作的重要依据，所以在写作过程中，所涉及的实例必须以实际的情况为依据，不能有任何的夸大或缩小，更不能歪曲和捏造事实。试想，如果上行文请示情况不真实，上级一旦发现，以后要再请求上级解决或批准事项就较为困难。如果下行文通报情况不实，下级一旦知道，很容易挫伤部属的工作积极性和主动性，不利于各项工作的开展。
公文要求运用最准确、最精炼的语言来表达发文机关的真正意图。只有将发文机关的真正意图如实地传达，才能顺利地贯彻执行或及时得到批复。公文一旦出现不准确、含糊、混乱，发文机关的意图就不能很好地为受文者所理解，从而在依照办理公务时就会消耗更多的人力和物力，而上级在根据获取的有关信息也可能会做出错误的决策。要做到公文的语言表达准确应从以下三个方面着手：
如果要表明某一事物的属性，只有一个最恰当的名词；要描写它的发展，只有一个最准确的动词；要形容它的状态，只有一个最贴切的形容词。这话可能并不完全适用于文学创作，但是对于公文写作要求倒是非常切合的。公文写作必须在选词用语上下功夫。辟如，拟写通知对下级提要求时，有“遵照”、“按照”、“参照”等词，它们所表达的轻重程度是不一样的。同为结果则有“后果”、“成果”、“结果”、“效果”，但它们所表示出来的含义却褒贬不一；“光荣”、“荣誉”、“殊荣”意义相近，用法显然不同。在政府的政策法规性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔细斟酌，务必做到确切，无懈可击，不然因一字或一词之误导致公文某一关键点含混不清，或可作歧义解释，则具体执行者对文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解实施，结果一个政策，多种抓落实，各单位都有自己的版本，则可能为祸之烈，猛过于虎了。
其中包括造句合乎现代汉语普通话的语法规范以及符合事物的发展规律两方面。否则就会令人费解，不知所云，贻误工作。如某武警总队向其总部写了一份报告，标题为“参与‘12·8’ 劫持人质事件的情况报告”，此标题意为武警官兵去劫持人质了，并且还公然地向上级报告，这显然有违武警的职责使命。这是由于语句不完整造成的，缺少了关键词“处置”二字。正确的应该是“关于参与处置‘12·8’劫持人质事件的情况报告”。公文语言中应以典型的书面语为主。公文代机关立言的性质决定了公文语言应当使用规范的书面语言，尽量避免口语，忌方言土语，因为方言土语不具备通识性、共用性，会妨碍公文信息的准确传达和交流，容易导致误解甚至错误，同时也严重影响了公文的庄重严肃。
在中国近代史上曾有这样一个真实的故事：1930年，蒋介石、阎锡山、冯玉祥混战中原，冯、阎拟联合阀蒋，准备在河南沁阳会师。冯玉祥部下一参谋在起草作战命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，而在河南镜内恰巧有一“泌阳”。导致冯军误入了泌阳，错失有利时机，致使联合作战以失败告终。史称“败在一撇的战争”。因此，我们在公文写作时，必须做到小心谨慎，尽可能避免此类疏忽错漏的现象。
具体要求为结构严谨，布局合理，不搞前后呼应，也不随意穿插。当公文主旨确定之后，要抓住其主要事实，主要矛盾。绝不可不分轻重主次，平均着墨，甚至本末倒置。每一份公文要解决什么问题，必须先确立一个中心，然后围绕这个中心去组织材料。除综合性报告外，其它文种一般都是“一文一事”，特别是请示，在行文规则中明确规定：“请示必须一文一事”。这样既便于承办，又便于立档归案，有效地缩短行文篇幅。如若一文数事，极有可能形成“多中心”，受文者难以领会，进而影响行文目的。
| 
说点什么...