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怎样写好领导讲话稿和汇报材料

摘要: 作为办公室来说,主要业务是为领导搞好服务,首要职责是以文辅政,而起草领导讲话稿和汇报材料是秘书人员以文辅政的主要形式。古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员为秘书。”可见秘书当“书”(即办理文书 ...
文稿修改演播室


(三)要把握“十个技巧”。 

写好材料究竟有没有“窍门”?肯定有的。何谓“窍门”?窍门实际上是对做好一件事情的谋略问题,是很多人经验和教训的总结,是一些带有规律性的东西。常言说:“窍门”遍地跑,看你找不找。这里介绍隋福军老师撰写的写好文章10个“诀窍”:

第一、要多学。要加强自学能力的培养,养成良好的自学习惯,哪怕是每天多看一份报纸,多阅读一本杂志,多浏览一篇文章,日积月累,积少成多,对个人增长知识、增长才干必将大有益处。作为秘书人员,每天花三个10分钟,每天早晨上班前花10分钟想一想当天工作安排,要做什么事、有什么任务;上班时花10分钟浏览一下网站,了解最新新闻动向,看一看各地领导的重要言论;花10分钟阅读当天的报纸,掌握最新时事政策变化。

第二、要多看。“看”,是学习、积累资料的主渠道。积累资料对于公文写作者来说十分重要,这不仅是掌握知识的重要方法,也是做好本职工作的必要手段。同样是读书看报,有些人也许作为一种消遣、漫不经心、看过就丢,但秘书绝对不可以,而要处处留心,注意积累。凡积累了的东西,今天用不上,明天、后天可能用得上,写这篇文稿用不上,写另一篇文稿可能用得上;即使有些东西永远也用不上,但由于经过记载,印象加深,实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。公文写作者需要积累的资料包括很多方面,大致可以分为五大类:一是大政方针和重要言论。这主要包括中央、省市制定的一定时期的方针政策、工作任务和目标,领导人的重要言论,某些工作的规范性提法等等。二是格言、佳句。这主要指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟语言,句子不长,但意蕴深刻,闪耀着哲理。引用到文稿中,往往会成为“亮点”,引人注目,发人深思。三是大事、要事。四是工作中涌现的先进典型和经验。领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料都离不开典型经验,通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路,提出任务和要求。五是基本情况和工作运行情况。基本情况指的是一个地方的历史沿革、行政区划、土地面积、地理特点、人口、资源、机构编制、风俗习惯、发展水平等方面的情况;工作运行情况指的是一定时期内各项工作进展到什么程度,有哪些成绩,还存在什么问题,有什么经验和教训等方面的情况。这两方面的情况都是起草文稿经常要用到的,其中还有大量的数据需要强记。平时不积累,临时翻资料,势必降低工作效率。更重要的是,作为一个优秀的文秘人员,理应熟悉全面情况,当好领导的“耳目”和助手。

第三、要多问。有句老话,叫作“学问”。学问学问,学贵在问。多问才能了解掌握具体情况。古人说“秀才不出门能知天下事”,实际上根本不可能,除非他是神仙。从现实看也是这样,有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际,就是因为“不出门”、不接触实际、不重视了解基层情况、不懂得实践所需的基本常识、不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。起草公务文稿是用于解决实际问题的,而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的,要解决问题就必须切合实际,要切合实际就要懂得必要的实践知识。比如讲到农业产业化的问题,它的概念、内容和基本要求,文件上、报刊上都讲得很清楚了,但光知道这些还不够,还必须从本地实际出发提出任务和要求,包括确立什么样的主导产业,建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等,没有这些,哪怕写得天花乱坠,也是一纸空文。

第四、要多思。孔子说:学而不思则罔。如果看了问了而不去思,就难以在脑子里留下东西,最终是学而无获,或收效甚微。大家知道,古人作诗有“三上”:马上、厕上、枕上:骑在马上,蹲在厕所里,躺在枕头上都在遣词造句,真是绞尽脑汁!毛主席观看歌剧《白毛女》,当看到喜儿被逼进山洞的场面时,一拍椅子站起来,有感而发:“不造反行吗?”弄得警卫人员很紧张。显然,毛主席是站在阶级的高度去思考的,否则不会有这样的激情和精辟的论述。而有的同志却不那么善于思考。报也看了,书也读了。眼睛忙,脑子闲。这样的读,叫“读死书,死读书,读书死”。同等条件,同一时间,同看一篇文章,收效大不相同。为什么?就是“思”的程度不够。思的越多、越深就越有收获。总结前人经验,在“思”的问题上要做到三个善于:一是要善于逆向思维。一个少女掉入水库,岸上百余人围观而不救。跑来一名解放军战士,跳入水中,冒着生命危险把少女救了上来。有个记者报道了这名战士舍己救人的事迹,报上只登了200字。又有个记者写了《救救这些“落水”者》,文章指出,落水者当救,岸上这些见死不救的“落水者”也当挽救。后者不仅登2000多字,而且还加了编后。两个记者一个顺向思维,一个逆向思维,报道效果大不一样。二是要善于向纵深思考。行者百里半九十:锲而不舍。老子曰:“挖井七仞而不及泉,废井也。”(仞是计量单位,7仞约等于2丈多一点)。挖至7仞没有出水,是废井,而7.1仞出了水,甘泉涌流,就是好井。成功往往只差那么一点,而这一点常常就是成败之分。因此,要思得深些、再深些,切忌浅尝辄止,成为“废井”。三是要善于发散性思考。就是多向的思、辐射性的思,由一点思及一片。由点及面、由表及里,举一反三。这就要求秘书人员要有良好的思维能力。公文写作过程中,思维能力是强还是弱,思维方式对头还是不对头,直接影响着文稿的质量。在有些人看来,文秘人员似乎永远只能当撰稿人,认为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字,还能干得了别的什么?持这种看法的人不知道,文字正是从思维活动中搬弄来的,没有一定的思维能力,哪来的文字? 尤其是那些高质量的文稿,更是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平。如果不具备良好的思维能力,领会领导的意图再正确,也不可能写成一篇高质量的领导讲话稿。那么,公文写作者应该具备怎样的思维能力呢?简而言之,除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力外,更重要的就是分析问题和认识问题的能力,包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、是否科学可行等等。具体要把握以下五个方面:一是要全面、客观地看问题,防止片面性和主观随意性。比如写作中常常需要分析经济形势,如果只看到成绩而看不到问题,就会使人们滋长盲目乐观情绪,影响今后的发展:反过来,如果只看到问题而看不到成绩,又会使人们丧失信心,同样会影响今后的发展。二是要辩证地看问题,纠正和防止非此即彼的思维方式。三是看问题要深刻,要善于透过现象看本质,防止被表面现象所迷惑。表现在公务文稿写作中,就是要把话说透,把问题点准,把带有规律性和根本性的东西揭示出来,而不能浮光掠影、流于表面。比如讲到某些干部工作作风不实,仅仅罗列不实的表现是不够的,仅仅从外部环境找原因也是不够的,而要从责任心、事业心和世界观方面抓要害、挖根源。四是要增强工作的预见性,要善于把握事物发展的规律和趋势,善于多角度、全方位地思考问题和提出见解,这对于写好文稿、当好助手和个人的成长,都是重要的和必要的。五是注重对实际问题的理性思考,要善于推理和判断,抓住事物的本质,从特殊中发现一般,从个性中抽出共性,从理性的高度提出解决问题的办法,防止就事论事、见子打子。比如:某些农村地区社会风气不好,封建迷信活动盛行,宗派活动屡禁不止,民事纠纷时有发生,计划生育、征收税费等项工作难以开展,基层组织缺乏凝聚力和号召力。产生这些问题,虽然各有各的原因,但必有一种带共性、根本性的原因在起作用,比如:思想政治工作薄弱,农村思想阵地失控,被愚昧、腐朽、落后的思想所占领。找准了这个原因,就可以牵一发而动全身,实行标本兼治,着重治本,通过强有力的思想政治工作提高农民的思想觉悟,从根本上把这些问题解决好。

第五、要多抄。平时多留心,闲在不闲间。如果没有平时的日积月累,储备不足,肚子里没货,一旦接到文稿任务,决不可能很好地满足工作要求。从这个意义上说,一篇讲话稿的写作,并不是从接受任务这一刻才开始的,此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段,是必不可少的程序。对一个优秀的秘书而言,秘书工作辛苦,这是一个重要的体现。当然,从另一个角度说,秘书工作轻松,也体现于其中。因为平日花了功夫,关键时刻就能从容应对,显得“清闲”,反之,平时积累不够,面对文稿则会一筹莫展,折腾来折腾去,总写也不对路。平时的积累主要在于三个方面,一是阅读文件报刊。广泛阅读文件报刊,有助于及时领会上级精神,学习外地经验做法,把握上情、了解外情。目前已步入网络时代,要学会利用网络拓宽视野、增长见识。二是要善于作笔记,把有价值的信息摘录下来,以备将来拿来为己所用。眼过千遍,不如手抄一遍。周总理讲:“什么是灵感?灵感就是长期积累,偶然得之”。长期抄、长期积累,就能达到“偶然得之”的境界,就能抄出灵感来。三是学会“听会”。要善于在“听会”中捕捉有价值的信息,记录下来,有些具有较大利用可能性的内容予以标注,以便需要时及时、迅速地查找。

第六、要多背。时下,有些人不提倡背。这种看法偏颇。大凡有学问的人都背了一肚子、装了一脑子。常言道:熟读唐诗300首,不会作诗也会吟。背是成才的阶梯,特别是语言贫乏的同志,更需要背。不注意背的人暂不敢断定没出息,但一般成不了大器。不背是懒人的一种借口。多背,大脑聪灵,知识、语言丰富。用起来自如,表述起来生动,肚子里才算有了货。如果不背不积累,你脑子里空空,缺兵少将,调遣就无从谈起,至少是不能得心应手。毛主席在1962年扩大的中央工作会议上,即席引用了司马迁关于古人遭受磨难而立志的一段文字,这段古文长达300多字。由此可见,伟人、领袖们的渊博知识也是背出来的,不背就记不起来,默写不出来。

第七、要多记。“好脑袋不如烂笔头”。对领导讲话的闪光思想,闲谈中点滴启发、生活中的生动语言等,要随时扑捉,随时记录,久而久之,积少成多,大有裨益。鲜活的东西,往往存在于瞬间,不记就稍纵即逝。如果记下来,经常翻一翻,就忘不了。有些好语言,关在屋里是想不出来的,听到了,就要赶快记下来。怎样记?没有什么新鲜办法,就是要象鲁迅先生那样,兜里装个小本本,名曰《忽然听到》、《忽然想到》,随想随听随记。时间长了,小本本就成了积攒零金碎玉的“小仓库”、“万宝囊”。

第八、要多写。有人说过这么一句很有哲理的话:“光看不写眼高手低,光写不看进步很慢”。就是说,只看材料,不动笔去写,就会觉得别人弄的水平不行,可自己一弄,还不如人家。有个名记者介绍他成名的诀窍时只说了两个字“多写”,写是机关干部的基本功,我们常说“这个机关干部不错”,多是指他会写点东西。说这个人没啥道道。通常也觉得他笔杆子不硬。要具备写的基本功,一要敢于写。不要把写看得太神秘,不能有自卑感。万事开头难、敢写就不难。二要不停地写。写东西的同志有个共同的感受,一停笔就懒得动笔。休一个月假,再拿笔就打怵,望写生叹,因此要有点马不停蹄的精神,这也是“拳不离手,曲不离口”。三要马上写。对好的信息、线索,要趁热打铁,立马动笔,一放一拖就凉了,冲动少了,灵感也没了。四要逼着自己写。从某种意义上讲,水平是逼出来、压出来的。要逼着自己坐下来,把笔拿起来,把第一行写出来。

第九、要多改。有人说:“一成文章半成改”,有的甚至说“好文章是改出来的”,可见修改在写作中的重要作用。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”。越是名家,越不肯放过对自己语言的铸炼。象白居易作诗后先读给老妪(音雨)听、征求老太太的意见啦,欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦,人们都耳熟能详了。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云:“京口瓜洲一水间,钟山只隔数重山。春风又绿江南岸,明月何时照我还?”其中“春风又绿江南岸”一句,先用“到”字,再用“过”字,又换“入”、“满”等10余字,最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句,一个“闹”字动感十足,据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好,“闹”字也罢,好处就在于准确、鲜明、生动,在人们面前呈现出一幅春的画卷,动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机,而其它的字就没有这个效果。但也并不是说今不如昔。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家,还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师,他就特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边,跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界,热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤,浪下三吴起白烟。陶令不知何处去,桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字,发表时主席改为“旋”。既与出句“飞”相呼应,“旋”更突出动态,“四百旋”比“四百盘”生动多了,更把庐山写活了。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字,都是深思熟虑的结晶,和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样,均属卓绝千古之字。这些,都值得认真学习。如何改文章,这是一个难题,尤其是对于写作者自身来说,自己的文章要让自己看出问题来,并进行纠正,还真是不容易。在修改过程中,不妨从“五看”入手,静下来看一看,潜心揣摸,反复敲打。一看主题是否扣紧。离题万里,这稿子就是废稿。要先看文章大标题是否紧扣会议主题,再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题,层层围绕中心,文稿主题鲜明,这是最基本的要求。没有扣紧的,要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。二看框架是否合理。审视一下,看有没有一个清晰的逻辑顺序,内容的安排有没有错位,文章整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨。三看内容是否遗漏。阐述道理的,观点准不准、全不全,道理讲得透不透;讲举措的,办法够不够、实不实,措施有没有到位。四看重点是否突出。面面俱到的讲话,看起来八面玲珑,其实,由于平均着墨,难免如蜻蜓点水,让人不知所云。要着眼于增强讲话的针对性,本地实际工作中急需解决的方面要详写,一般性要求略写,甚至不提。必须注意的是,一定要有忍痛割爱的气度,即使是冥思苦想的所谓神来之笔,如果有可能因辞害意,也要毫不犹豫地舍弃。五看文句是否准确。检查一下有没有错别字,有没有语病,同时,还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格。这个过程可以采用“模拟演练”的方法,即自己多念几遍,这样更能够发现问题。文章是改出来的。

第十、要多熬。多熬,就是多熬夜。多熬是前边“九多”的前提。没有多熬作基础,也就没有前边讲的那九多。一个老老实实按部就班干活的同志,一天工作时间不超过四五个小时,而晚上从7点半到12点又是4个半小时,晚上熬一熬,一天变两天,一年变两年。这是从时间上计算的。从效率上算,晚上比白天要高出一倍,这又是一年顶三年,如果不去熬正事,而热衷于搓麻将、打扑克、找饭局,下午3点就琢磨晚上吃饭喝酒,第二天上班没精神干工作,这样一年就成了半年。时间一长,水平就两极分化了。老机关同志经常说,12点以后睡觉熬出来的材料一般差不多,不行的材料大都是12点以前睡觉了。无论做什么事,只有坚持经常,才能发现其中规律,得其真谛。


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7099941852018-2-6 14:58引用

学习了

三点子2017-12-21 14:34引用

深度好文 感谢分享

还我蔚蓝2017-12-5 22:19引用

学习

禾水居士2017-8-24 16:19引用

确实写的很好啊!

李小秘2017-8-16 15:11引用

好文,实用!

半路出家2017-7-30 20:46引用

学习了

solo华年2017-6-30 14:28引用

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本文作者
2017-6-17 14:24
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