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详解公文写作素材的收集、管理和使用

摘要: 古人说,汝果欲学诗,功夫在诗外。今天我们讲:巧妇难为无米之炊。素材的收集、管理和使用,对写作是很重要的,谁做好了,谁就有写好文章的基础。去年,我写了几篇文章,发表在《应用写作》上,在此与分享分享。常言 ...
文稿修改演播室


5.时间维度分

 

从时间演变的角度考虑,把工作过程分为若干时间段或时间点,按先后顺序排列起来,就像《资治通鉴》一样,以时间为线索,形成一套“编年体”素材。


时间的划分有两种:


一是时间段”。工作中,每天都会产生大量的材料,时间越长,资料越多,若不把它们按照一定的时间段来管理,在无限的时间里,资料也会无限堆积,没有个止境。所以,最好将工作过程分割为一个个的时间段,如年、季、月等,一个时间段建一个阶段库,管理起来就容易多了。


不瞒大家说,笔者就是这样管理素材的,我一般每年元旦后,都会习惯性地在电脑硬盘中建一个新文件夹,比如2017年过后,就建个“2018年资料” 2018年过了,就建个“2019年资料”以此类推,每过一年,就按相同结构复制一个,这种方法我坚持了十多年,到现在,什么文件大概存在什么地方,都能记个八九不离十。


二是时间点”。现在很多单位都会定期召开一些专题会议,组织开展大型活动,如党委和政府每年开全会、人大政协开“两会”,一些地区定期举办会展、论坛,另外还有一些专题例会。这些都会产生一系列的文件资料,若不把它们集中起来管理,下一次会议或活动时,查阅资料就很不方便,往往会挂一漏万,找不全面。所以,最好以届、次、期等为节点,每进行一次就建立一个库,把资料全收起来,依次排列,如“第九次党代会资料”“第十次党代会资料”,一目了然。

 

6.空间维度分

 

从素材所在空间的纵、横双向考虑,把素材划分为不同的级别、层次、区域,建立“级别库”“区域库”。


纵向:分层。在实际工作中,与单位相关的上级和下级都有大量的文件资料,对上级来说,要层层掌握下级工作进展;对下级来说,要层层贯彻上级精神。这就需要对同一件事情从上到下建立不同层级的素材库。若是企业,可以把总公司的文件归为一类,把分公司的文件归为一类,依次排列起来;若是党政机关,则可以把国家级的文件归为一类,省级的文件归为一类,依此类推,一直到市、县、区乃至乡镇(街道)。如此,每个层级都有相应管理目录,从上到下的素材就显得井井有条了。


横向:分块。考虑了纵向分级后,还有个横向的关系。比方说,在市级党委办公室工作的人,本级的文件资料里,除了党群口工作外,必然还要收集人大、政协、政府、纪检监察等部门的资料,再细一点,还会涉及直属各部委办局、各县市区,另外,还会借鉴一些先进发达地区兄弟单位的经验材料。这样的情况下,要在横向上进行分块,按单位、部门名称或地名来建库。如,“A县领导讲话”“B县领导讲话”“C县领导讲话”,“人大资料”“政协资料”“纪委资料”等。

 

7.文种维度分

 

从文种类别的角度考虑,把素材按文种分类,建立“文种库”。


一般来说,文种可分为两类:


一是“法定性”公文。所谓“法定性”即《党政机关公文处理工作条例》规定的决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种。这类文件规范性强、从纸张、版面、落款、字体、字号等都有极强的规范性,非常讲究细节,也很容易出错。所以有必要按文种类别收集范文来集中研究突破。


二是“事务性”公文。这类公文虽然不在15种公文之列,却在机关公文写作中占有很大的分量。如领导讲话稿、汇报材料、信息简报、调研报告、心得体会、工作计划、工作总结、新闻发布稿、理论文章等,如家常便饭,随时都要写,数量多、难度大,若不建立专门的库来学习借鉴,很难高效快捷地完成起草任务。

 

8.要素维度分

 

从文稿内容的组成要素考虑,把素材细分为若干组成要素,建立“要素库”。


笔者经验,不妨分为七类要素:


1.政治思想类。主要管理领导在各种场合的重要讲话、工作报告、理论文章、理论书籍等资料,着重积累思想、观点和言论。


2.政策文件类。主要管理各级各部门发布的规章制度、规划文本、指导意见、实施方案等政策文件,着重积累政策理论水平。


3.基础情况类。主要收集单位的概况、工作总结、信息简报、工作进展情况、工作报表等基础性资料,着重积累写作基本数据、工作措施和典型案例。


4.经验做法类。主要管理本单位和外单位抓工作落实的好思路、好经验、好措施、好政策,以及同行写作的经验、体会和技法,着重积累创新方法。


5.名言警句类。主要管理古今中外与工作有关的名言警句、诗词歌赋、俗语、俚语,以及优秀文稿的精彩句子、精彩标题等,着重语言表达的技巧。


6.事例典故类。主要管理具有启发意义的历史人物、历史现象、历史规律,历史故事等,着重积累典型案例。


7.科学理论类。主要管理与工作相关的科学原理、研究成果、学术观点等,着重积累说理的依据。

 

说完这八个维度,笔者还想再强调几点,以帮助大家更好地掌握这种方法。



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本文作者
2020-10-13 22:07
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