老秘谈常用公文“报告”怎么写？

浙江老秘 · 发表于 2011-12-22 08:54:29

二、报告

（一）概念

报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

从上述报告的概念，可以看出，报告的适用范围是：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。根据领导同志要求和实际工作需要，为防止需要上级机关办理的意见或建议夹带于“报告”中，同时考虑新增加了“意见”这个文种，新的公文处理办法在“报告”的适用范围中删去了“提出意见或建议”的内容。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。报告属使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。

反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。

（二）特点

1、行文的单向性

报告一般不需要受文机关批复和反馈，属一种单向行文。

2、时限的不定性

报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中（指一个阶段已完成）或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，文于事具有相对的滞后性。

3、内容的广泛性

报告的内容一般不受限制，可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。

4、写法的灵活性

报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

（三）类型

报告种类较多，可以从用途、性质、内容等方面划分。按其行文目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等；按起内容和表达的形式不同，可分为专题报告和综合报告。

工作报告主要是就某一阶段工作进展的情况向上级机关或大会所作的汇报，它着眼于对前一阶段的工作总结，同时一般性的分析存在的问题，并有针对性地提出下步工作的意见。

一般情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带有倾向性的情况，向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲具体工作进展情况，只讲客观存在的或突然发生的情况。例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的情况。这类报告的特点是时效性很强，发生的事情，要非常及时的向上级机关报告，有些情况要用电话先报告，然后书面报告。

答复上级机关询问的报告，顾名思义，例如上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关。

综合报告是反映本地区、本单位全面工作情况的，常常采用工作总结与工作计划相结合的表现形式，如在各类代表大会上所作的“工作报告”。而专题报告则是专门反映本地区、本单位、某一方面情况的，有时也用于答复上级机关的询问。

（四）写作

1、报告的结构和写法

由于报告种类不同，行文目的不同，写法也不尽相同。报告一般由标题、主送机关、正文和落款等组成。

（1）标题

报告的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成，可以根据需要省略发文机关，但事由和文种不能省略。

（2）正文

报告正文分三部分：

引据。简明扼要地讲清楚发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，即“重片言以居要，乃一篇之繁荣”，便于读者有个总概念。在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下”之类，以此领起下文。

主体。即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应写明做了哪些工作，取得哪些成果。然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

结语。通常使用以下习惯性用语：“特此报告”或“专此报告”等；工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”。

（3）落款

包括发文机关和发文时间。

2、报告的格式要求

一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（五）注意事项

1、报告写作的一般要求

在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：

（1）主题要明确，思路要清晰；

（2）观点要鲜明，内容要真实、具体；

（3）重点要突出，文字要简练；

（4）报告中不能夹带请示事项。

2、综合报告的写作要求

由于综合报告的特点，因此在撰写时，往往要汇总各方面的情况和材料，既有正面的，也有反面的；既有具体的，也有概括的；既有典型的，也有一般的，等等。但是报告的篇幅极其有限，因此没有必要也不可能“包罗万象”，将所有材料不加选择一律写入文中。“综合”决不是搞材料堆积，这样就必须采取正确方法，对所获取的材料进行认真的整理和加工，从中遴选出切当的、最能充分而有力的说明问题的材料，以便更好的表现和烘托全文的主旨。要做到这一点，并非轻而易举之事。一般来讲，必须认真处理好以下几种关系：

（1）“点”与“面”的关系。“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料；“面”是反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。在筛选和组织材料时，除运用必要的“面”上的概括材料外，还要运用“点”上的典型材料，二者相辅相成，互为补充。只有这样，才能使行文内容充实具体，说服力强。否则，仅有“点”而无“面”，则必然导致报告内容零碎、狭窄，给人以纷乱感；相反，仅有“面”而无“点”，则会使报告内容失之空泛，缺乏力度。

（2）“详”与“略”的关系。撰写报告必须对材料进行合理的安排和组织，做到重点突出，详略得当；主次分明。对于重点内容则详写，使之居于主导、突出地位，反之，则略写甚至不写。所谓“重点”，一般是指：能够影响全局的工作或情况的材料；能够对当前或今后工作有重要指导或推动作用的材料，能够代表和反映本机关或本地区工作中存在的带有普遍性或倾向性问题的材料，等等。撰写综合报告，必须紧紧围绕这些“重点”内容进行叙写，笔墨要凝练、集中；重点材料要详细具体，用墨宜多，一般性材料则略写，惜墨如金。切忌信笔拨洒，平分秋色，不分主次，眉毛胡子一把抓。否则会严重影响报告的质量。

（3）“事”与“理”的关系。“事”即有关工作或事件情况，“理”即对工作或事件情况进行分析、议论。一篇优秀的综合报告还应是“事”与“理”的高度统一体。争取处理好二者之间的关系是写好综合报告的重要环节。撰写时既要将有关的事实情况详尽、具体的加以叙述，又要对其进行必要的分析，提出问题的实质，说明本机关已经做的工作或拟采取的解决办法。只有事实，没有精要的分析，所撰写的报告必然失于现象的罗列，搞成“流水账”；相反，只有分析、说理而无必要的事实作基础和论据，所撰写的报告必然失于空洞浮泛。

3、专题报告的写作要求

专题报告是下级机关将本机关或地区的某项工作、某个问题、某一事件或某一方面的情况向上级机关所作的报告。根据具体内容的不同，这类报告又包括建议性报告、答复性报告、检讨性报告，等等。其特点是内容集中、单一，篇幅较短，便于上级领导及时阅知和处理。在实际工作中，专题报告的使用频率极高，而综合报告则相对较少。要写好专题报告，需要认真把握如下几个问题：

（1）速度要快。专题报告应当就工作中发现的新情况、新问题及时向上级机关作出报告，切莫“贻误时机”。

（2）内容要专。专题报告要“一事一报”，内容明确集中、单一，便于领导了解和掌握，从而有针对性地作出处理。

（3）情况要实。专题报告对工作过程和成绩的表述，对有关情况的叙写，必须做到从实际出发，实事求是。要如实反映事物发展的本来面目和客观过程，切忌言过其实，或者为了达到某种目的，随意“扬善”或“隐恶”。否则，就会从根本上失去专题报告的存在价值，严重者还会给领导提供虚假信息，造成决策上的失误，其后果不堪设想。

（4）篇幅要短。专题报告在文字上应力求简洁，做到短小精悍。要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，弄清事物发生、发展和变化的全过程，从中提取重点，抓住问题的实质。

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