基层单位公文常见错误病例解析

公文，作为一种指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具，在农发行的工作中发挥着越来越重要的作用，也可以这样说，公文在一定程度上已经成为衡量一个单位写作水平高低的“窗口”。从现实工作中来看，尽管经历了无数次规范化的检查和自查，但是不少基层行在公文上仍然存在着不少病例，而这些病例如不能得到及时有效地纠正，不仅仅会影响到一个单位的办公质量，更会影响到该行外部形象和规范化管理向纵深推行的水平。因此，笔者作为一名文秘人员，通过一些发生在基层行常见的、带有共性的公文病例进行肤浅的分析，以图起到抛砖引玉、相互共勉的作用。
, s* m4 D9 y0 P+ R- v一、公文的主题词容易出现的错误
主题词是确切表达公文主题的规范化名词。农发行总行[2006]25号文件已明确地将农发行系统公文主题词定为13大类304个主题词。基层农发行在使用过程中主要问题有：
  j% d1 ^% N+ D3 W（一）类别使用不准确。如《××支行关于掀起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》，第一个主题词应属于“宣传类”，而容易被误列入“党务类”。
( B5 q6 d7 ^5 m; E; M$ @" H4 s（二）词意把握不准。根据国家公文有关要求：标引主题词的涵义应由大到小，由内容到形式这样的次序进行，一份文件一般不超过五个主题词，而最后一个主题词是表示一种文种的。如《中共××支行支部委员会关于召开党员领导干部民主生活会的报告》，主题词应为“党务、领导干部、民主生活会、报告”，但在操作中，往往会处理为“党务、党支部、民主生活会、报告”，其错误的原因是后者没有根据公文主题的内容，准确地分清“党员领导干部民主生活会”和“党支部民主生活会”的不同涵义。
; w+ P( k/ _: t; N% w（三）用词模糊不清。如《××支行关于列支公杂费的请示》，在主题词处理应为“财务会计、公杂费、请示”；而有的却处理为“财务会计、费用、请示”，其错误的原因在于不能通过主题词不达意来直观以分清申请何种费用。
% j# a- C) V  |二、公文的文种使用不当
    和国家行政机关公文文种不同的是，农发行系统的公文文种共分为十种，即决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，常见的文种错误主要表现在以下几个方面。

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/ P% M$ s$ j- E) `- X# a7 l    （一）公文开头容易出现引据不当。通常在公文的开关要交代制文的依据，这个“依据”可以是上级行的要求，也可以是本职工作中实际存在或亟待解决的问题。如某行一份“关于成立创建文明建设先进单位领导小组”的文件中，开头是一句十分笼统的话“根据上级行要求及我行实际，经支行研究决定成立××领导小组”。而正确的公文处理应当介绍成立小组的依据和必要性，所以可以修改为：“根据《农发行总行文明建设先进单位管理办法》（×农发行党字〔××××〕××号）文件要求，为了加强我行文明创建活动的组织领导，经支行党支部研究决定，成立××领导小组”。
5 X- W" }1 p& y& |7 ^8 T$ g9 Z    （二）公文的结尾出现要求不合理。如在“请示”的文种后面写有“上述意见可否，请从速批示”；在报告中写有“妥否，请批示”，都属失误。前者要求上级“从速”，带有强制生和威胁性的含义；后者要求“请批示”与“报告”文种的性质不合体。正确的处理方法应该是在“请示”文种后，一般写出“妥否（可否、能否）、请批示”，在“报告”的结尾应为“特此报告”。
; p5 C0 W7 i0 a    六、其它方面容易出现的问题
# Q4 |4 }8 o0 W, }( n0 Q    除上述公文中容易出现的问题外，还有其它一些常见的错误：一是成文日期印章与发文机关标识不符，有的出现“党”字号文件盖的是行政印章；而“发”字号文件盖的却是党务印章；二是成文日期和印发日期之间有误，表现为在印发日期在前，而成文日期在后，正确的方法应该是与之相反；三是抄送机关栏中“党”字号文件的主送单位应该是各党小组，而错误处理成各部（科）室；四是公文附件及页码排列顺序不清；五是发文字号的顺序与成文日期前后不一致。如“58号”文件的发文时间是2007年6月15日，而“62号”文件的发文时间却是2007年6月11日。
% [, {# ^4 n+ d, W* Y6 L+ W【作者：周文】
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受益匪浅，都是值得注意的地方。

我是新手，到此学习！！！！！！！11

新小秘前来学习报告，望多多指教

第一次来，受益匪浅。

学习，学习，:lol :D

讲解很精彩，内容很丰富，方法很管用

公文的文种使用不当1 r) H  d# C% S) E; E
    和国家行政机关公文文种不同的是，农发行系统的公文文种共分为十种，即决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，常见的文种错误主要表现在以下几个方面。

    六、其它方面容易出现的问题
    除上述公文中容易出现的问题外，还有其它一些常见的错误：一是成文日期印章与发文机关标识不符，有的出现“党”字号文件盖的是行政印章；而“发”字号文件盖的却是党务印章；二是成文日期和印发日期之间有误，表现为在印发日期在前，而成文日期在后，正确的方法应该是与之相反；三是抄送机关栏中“党”字号文件的主送单位应该是各党小组，而错误处理成各部（科）室；四是公文附件及页码排列顺序不清；五是发文字号的顺序与成文日期前后不一