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2 l+ {: ~9 e3 q怎样撰写函?
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2 Y6 ~7 N6 d" V% v, a6 B老秘观点:
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" ]& e2 d0 d; O3 R “函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种,行文时要采用正式文件的标印格式,它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的(党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称)。因此,不能把机关日常使用的普通“信函”(也叫“便信”、“便函”)与“函”混为一谈,信函不是正文公文。
8 v$ A; M+ | J/ }3 j0 t“函”的内容结构一般由以下几个部分组成:
8 b5 \! }8 {; J2 U+ Z- o(1)标题。基本上由“三要素”构成,即“制文机关”、“事由”与“文种”,如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》。
" H2 I4 C& o9 w: r6 m(2)正文。一般是由两个层次组成:& L6 Z* v) z+ d; H" C Y+ C
一是制文的依据、缘由与背景,即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容,“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”,“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如有一份《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的开头部分: “我局所属××区食品公司,担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针,区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张,只交了业务,未移交房屋,猪、禽、蛋收购无地方。”
, J/ W8 Q- C( t4 j; h: s, O& k再如国务院办公厅主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》,开头部分也是先引来文的标题与文号:“你们《关于新形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》(署厅发[2002]160号)收悉。经党中央、国务院领导同志同意,现函复如下:” 二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例,它的第二层次是:“为了支持生产,方便收购,拟在×辛店和×苑各建购销站一处,每处征地两亩,共需征地四亩,拟请贵局协助选址和办理征地手续”。
. @1 E9 W" z& T4 m(3)结尾。属申请及商洽事项的函,通常结尾要写“可否,请审批”、“同意否,望请复函”等;答复函一般可写作“特此复函”。
1 ^* l. Y% p; [# W1 C" ^( T要写好函,应当注意把握如下几点:
, C0 Z& e, B- x/ E0 |2 D9 \4 R①叙事清楚,说理有节" \: i. K0 `( f( }% e u: g
“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持,取得圆满的效果,首先叙事要清楚、明白;其次就要说理有节,令人信服。如果这两点做不到,对方不能充分理解提出要求的背景,不能激起感情上的共鸣,他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点:一是善于思索,整理好思路,占有一定的材料;二是用恳切、谦和的语言表述,避免使用“你们要……”,“你们不要……”,“否则,由此引起的一切后果由你方承担全部责任”;及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒喧、过分感激的语体;三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。: c& P6 m( ?: T. F1 b6 j; `: o$ m
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