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用辩证思维探析高校办公室工作的“十大”关系

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发表于 2012-4-8 00:42:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
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用辩证思维探析高校办公室工作的“十大”关系

项 茜 黄小芳
(厦门理工学院 福建 361025)


  摘 要:本文从高校办公室负责组织协调、调研咨询、督促检查、催办落实的行政综合职能入手,探讨其在整个学校运作中举足轻重的位置,认为办公室工作的好坏,直接影响到各单位各项工作的正常开展,甚至影响到学校事业的正常发展。文章力图用辩证思维认识高校办公室工作中的上下、左右、里外、大小、新老、虚实、刚柔、软硬、精效以及苦乐“十大”关系,探讨如何 以此推进和促进办公室工作。
  关键词:辩证思维;探析;高校;办公室工作;关系

  高校办公室作为学校的综合管理职能部门,肩负着传递信息、调研咨询、研究政策、辅佐领导的重要任务,发挥着承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的枢纽作用。在高校的整个管理体系中,其工作的重要性不言而喻,其工作的好坏,也将直接关系到校内各单位工作的正常开展,甚至会影响到学校事业的发展。因此,应以辩证思维思考和处理高校办公室中的上下、左右、里外、大小、新老、虚实、刚柔、软硬、精效以及苦乐“十头”关系,以推进和促进高校办公室工作。

   一、上下两头——纵向协调

  高校办公室的一项重要工作就是纵向协调,即致力于上下级之间的关系沟通,主要包括协调与领导层的关系,协调领导班子成员之间的关系,协调与师生员工的关系,协调处理领导层与师生员工层之间的关系,从而形成上令下行,下情上达,上下紧密配合的协调工作体系。

  协调处理与领导层的关系。服从领导是高校办公室在处理与领导层关系时首先必须遵循的重要原则。办公室始终要与校党政领导层保持一致,做到思想同心、思考同步、目标同向,在处理问题时要忠于领导意图,适时而参,适事而谋,重在谋划,侧重辅助,事事处处注意维护校党政领导的威信。同时,要做到服从而不盲从,主动而不越位,对校领导交办的任务分清轻重缓急,统筹兼顾,妥善处理,切实在“换位思考”中想办法、在“超前谋划”中找出路、在“把握规律”中求突破,在“和谐共振”中显成绩。

  协调处理领导层成员之间的关系。办公室人员在履行参谋、服务职责的过程中要不顾此失彼,厚此薄彼。对校领导之间的意见分歧,尊重主要领导与分管领导的工作分工,按程序妥善处理,多做为相互补台的工作。在做请示汇报时,按领导分工对口,不搞多头请示,避免造成权力交叉和事权冲突。

  协调处理与基层和师生员工的关系。办公室对基层要多关心、多理解、多宽容,要利用自己政策懂得多、信息知道得多、领导意图了解得多的优势,帮助基层出点子、理思路和谋对策。对基层反映和急需办公室解决的困难和问题,要及时、热情、妥善地处理好、解决好,避免因一些很不起眼的小事引起基层的不满,挫伤了基层一些教职员工的情绪,损害领导机关的威信。同时,在日常工作的处理和接待中,要做到热情周到,文明礼貌,从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”的现象的发生,只有这样,才能赢得广大师生员工的满意,赢得每一位来办公室办事人员的满意。

  协调处理领导层与师生员工层之间的关系。办公室处于高校的关键位置。对基层单位和师生员工而言,办公室是学校领导的“代言人”,对校领导来说,办公室是反馈下面意见的“直通车”、“意见箱”和“信息库”。在处理上下关系时,要做到对上负责与对下负责的统一。办公室要深刻领会“上头”精神,及时准确传达上级的决定、决议、指示、命令,维护领导的威信和信誉,使之得以认真贯彻执行,以保证政令畅通,上令下行。要摸清“下头”情况,深入调研,着眼大局,知民情、察民意,决策才能顺民愿、合民心。

   二、左右两头——横向协作

  用辩证思维探析高校办公室工作的“十大”关系横向协调,即致力于“左邻右舍”、对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调。办公室与其它系以及各业务部门是平等关系的,在执行学校党委行政的政策、方针以及领导班子的决定、意见时,当涉及各系以及各业务部门时的利益时,很容易产生矛盾,办公室理所当然地要出面协调。在协调过程中,要采取十分慎重的态度,把灵活性和原则性结合起来,把握动向,合理引导,求同存异,统一筹划,充分听取各方面意见,弄清楚问题的来龙去脉,既要考虑学校的整体全局利益,又要兼顾各系和各业务部门的局部利益,科学调节工作运转的各个环节和功能,促进部门之间精诚合作,使各个环节协调互补,和谐、有序、高效地运转。在协调过程中,不能简单地把遇到的矛盾上交给领导,要做到协调不斜调、帮忙不添乱、解难不增忧、成事不误事,力求把不同工作范围、不同思想认识、不同意见看法的部门,实现思想上的同心同德,行动上的同轴共转。对校领导与中层领导之间的矛盾,办公室要及时沟通信息,做好解释工作,消除分歧和误解,发挥好上下之间的“润滑剂”作用。另外,办公室要经常与兄弟部门、系部之间及时联系,相互沟通、取长补短,相互学习、联络感情,不断增强彼此之间的友谊,着力营造同舟共济的良好氛围。

   三、里外两头——积极外联

  传统的高校管理只注重高校内部人积极性的发挥以及教学、科研和后勤等工作的有序运作等等,很少关注高校发展的外部环境。理顺内部关系固然重要,但随着知识经济时代和信息时代的到来,品牌塑造,形象展现已成为高校创新管理的重要内容之一。

  高校办公室作为学校的“窗口”,首先要积极走出去。从封闭心态向开放型心态转变,主动加强对外联系。这就要求办公室既要注重与上级主管机关及有关业务主管部门之间的联系和交流,及时掌握领导机关和上级部门的决策意向和行动布置,增强工作的预见性和针对性。又要加强与兄弟院校、企业事业单位间的联系和协调,从而增进友谊、增强互动与合作交流。

  其次,要有强烈的公关意识。办公室作为学校的对外服务部门,要以优质的服务、严密的组织和综合协调的能力,精心筹办各类重要会议,有条不紊地做好各种接待工作,同时,在这种对外联系中有意识地传播学校的经验和信息,在对外公关中形成良好的舆论环境。
   再次,要实现内外互动。要及时、准确、全面地收集来自外部社会对学校有关方面的信息;同时也要及时、完整、有效地把学校适宜向社会公开的信息传给外部各有关部门,通过这种“双向交流”,使外部更加了解学校,提高学校的知名度、美誉度,为学校发展创造一个良好的外部环境,为学校的发展带来难以预计的间接效益。
 
   四、大小两头——举轻若重

  办公室工作职能多、岗位多,从文件收发到盖章用印,从接待来访到安排衣食住行等等,整天“抄抄写写、收收发发、跑跑看看、忙忙碌碌”,工作千头万绪,在形式上看起来都是小事,但这些小事却都是牵一发而动全身的事情,可谓是大事寓于小事之中,成败寓于细节之中,稍有不慎就会出错,本文由老秘网推荐,就会影响整个部门工作的正常运行,甚至造成不应有的损失,伤害单位形象。因此,办公室必须强化“细节决定成败”、“细节决定命运”的理念,从大处着眼,从小处入手,学会小中见大,举轻若重,做到“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为”,把“零缺陷”和“零失误”作为一切工作的目标和标准,高标准、严要求,环环相扣,忙而不乱,努力将文件办成美文佳作,将会议办得圆满成功,将事情办得无可挑剔。

   五、新老两头——老事新做

  办公室工作职能繁杂,环节众多,并且大多工作都有其基本规范和套路,但工作时间长了,容易造成“旧式经验”和习惯行为的沉积,使工作重复化、模式化、固定化。办公室必须正确处理重复与创新的关系,要在重复中寻求规律,在重复中实现创新,提出新见解,探索新途径,取得新成果,实现由被动向主动转变,由粗放向精细转变,由“复制”向创新转变。要贯彻理论联系实际的原则,大胆跳出经验主义的框框,克服封闭型守旧型、习惯型、从众型心理,把自己的思维从唯上、唯书的模式中解放出来,以与时俱进的态度对待工作,运用新的视角和手段,多谋善思,大胆开拓。要及时总结经验做法,正确的要坚持,不足的要完善,错误的要改正,没有的要创新。要以改革创新的精神投身实践,要对现有工作和环节认真分析,进行再思考和再设计,挖掘出创新途径、创新点和新方法,从实践中修订制度、完善制度、优化制度、创新制度、创造制度,使办公室在实践中提高,在创新中开拓,充满生机和活力[1]。

   六、虚实两头——虚事实做
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   十、苦乐两头——苦事乐做

  办公室经常面对繁杂的事务,基本上没有工作日与节假日之分,有时甚至没有昼夜之分,很多人说办公室工作是“白+黑”、“5+2”、“朝七晚八”,还有人说办公室工作是“泔水缸”、“黑抹布”,批评的多,表扬的少;付出的多,得到的少。对于办公室的苦事累活,办公室人员要做到苦事乐做。一要树立任劳任怨的意识。办公室没有台前的辉煌,只有幕后的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。从事办公室工作,就要做好甘于奉献的思想准备,在公与私、苦与乐、名与利等诸多落差面前,守得住清贫,耐的住寂寞,经得起考验,挑得起重担。二要树立强烈的事业心。将强烈的责任感、使命感和事业心融入到办公室的日常工作中,有所创造,有所贡献,把简单的、平凡的事做得不简单、不平凡。三要树立“吃苦是福”的观念。“梅花香自苦寒来,宝剑锋从磨砺出”。苦难自古就是人才成长的难得砥砺。办公室人员要努力做到谋事不谋利,奉献不索取,勇于做难事,敢于担重任。四要创造好的办公室工作环境。要不断丰富办公室的文娱生活,经常组织一些形式多样、健康向上的文娱体育活动,使大家有一个健康的体魄和良好的情趣,心情舒畅地搞好本职工作。

  高校办公室的特殊地位和重要职责,要求办公室必须妥善处理以上十大关系,密切上下关系,实现左右协作,积极对外拓展,刚柔并济,加强建设,力争高效,争出精品,提高办公室工作水平。

   参考文献:
[1] 卢爱地 论新形势下高校办公室的工作创新中国科教创新导刊[J]2007,461
[2] 时钟平 新形势下提高高校办公室工作水平探讨现代商贸工业[J]2008,6
发表于 2012-7-23 08:46:00 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
用辩证思维探析高校办公室工作的“十大”关系
发表于 2012-9-26 17:06:07 | 显示全部楼层
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用辩证思维探析高校办公室工作的“十大”关系
发表于 2012-10-29 08:14:43 | 显示全部楼层
专业写文章
非常深刻,具有较强的现实意义。
发表于 2019-5-7 17:13:19 | 显示全部楼层
放向精细转变,由“复制”向创新转变。要贯彻理论联系实际的原则,大胆跳出经验主义的框框,克服封闭型守旧型、习惯型、从众型心理,把自己的思维从唯上、唯书的模式中解放出来,以与时俱进的态度对待工作,运用新的视角和手段,多谋善思,
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