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秘书专业论文:浅谈如何加强复合型秘书队伍建设

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发表于 2012-6-9 07:03:10 | 显示全部楼层 |阅读模式
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  新时期新阶段,世界多极化和经济全球化进程明显加快,我们面临的实现建设社会主义现代化强国的宏伟目标任务将更加紧迫而艰巨;时势潮流瞬息万变、社会生活中出现许多错综复杂的新情况、新问题,作为专业型人才的秘书工作者同样面临着新的挑战。因此,只有培养和造就一支高素质的复合型秘书队伍,才能跟上时代飞速发展的步伐,适应新形势的需要。本文试就新形势下如何加强复合型秘书队伍建设方面作一些探讨。
  一、当前秘书队伍的现状及存在的问题
  近年来,党中央领导同志对秘书队伍建设极为重视,多次作出重要指示,提出具体要求。在1999年召开的全国党委秘书长、厅主任座谈会上,曾庆红同志对广大秘书工作者提出四点殷切希望:“忠诚坚定、甘于奉献、廉洁自律、业务精湛。”这为新形势下秘书队伍建设提出新的更高的要求。江泽民同志在党的十五大报告中提出:“建设一支适应社会主义现代化需要的高素质的干部队伍,是我们事业不断取得成功的关键。”这一要求对直接为领导机关提供综合服务的秘书部门提出了严峻课题。
  据统计,在当今社会从业人员中,从事秘书工作的人员大约有2300万人,成为规模最大的社会群体之一。当前,我国秘书队伍状况总体上是好的,广大秘书工作者在各自岗位上兢兢业业、勤恳工作、默默耕耘、无私奉献,呈现出政治觉悟较高、学历结构趋优、业务能力较强的特点。除了这些普遍具备的特点外,当今社会秘书队伍中也存在以下问题。
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  二、加强复合型秘书队伍建设的必要性
  (一)关于复合型秘书的基本理解
  1.秘书的基本概念。其可分为广义秘书和狭义秘书两种。广义的秘书概念是指领导人的事务与信息助手。这里的广义,包括了公务秘书、私人秘书,又包括各行业、层次工种,在此只能是简明、抽象的概括。狭义的秘书,指处于领导近身、直接为领导从事事务性、信息性的辅助性的工作助手。广义与狭义内涵相通,又有差异。
  2.复合型秘书的基本概念。所谓复合型秘书,顾名思义,就是秘书人员应具备“多专多能”的综合素质和能力。新时期领导决策的宏观调控作用日趋增强,秘书人员长期在领导身边工作,必须超前摄取新知识,博专相济、素养全面,才能更好地发挥辅助和参谋作用。所谓复合型秘书是指除了掌握谙熟必备的业务专业知识外,诸如新政策、新法规、管理科学、人文知识、法律知识、市场经济知识甚至必要的外语知识等;其次,还应该逐渐锻炼提高各种综合能力,即观察听辩能力、逻辑思维能力、调查研究能力、公文写作能力、语言表达能力、公关活动能力、组织协调能力以及果敢应变能力等;再次,秘书还要懂得现代科学技术,要能使用电子计算机、录像机、照相机、复印机、传真机、扫描仪等,要会驾驶、速记、打印、文字编辑、校对等。只有这样,才能变被动为主动,变低层次服务为高层次服务,才能适应二十一世纪形势发展需要,不断开创跨世纪秘书工作新局面。
  (二)加强复合型秘书队伍建设的必要性
  二十一世纪是知识、经济、网络及信息时代,时代、社会的发展给秘书提出了更高的要求。因此,造就和培养一批高素质复合型秘书人员,进一步加强秘书队伍建设显得尤为重要。
  1.有利于精简秘书队伍。复合型秘书人才可以“以一当十”,缓解办公室政务服务人员偏紧现象。当前,一些办公室秘书人员累赘过多,尤其在乡镇基层秘书队伍尤为突出。一些秘书只会写作,一些秘书只会打字、送水,一些秘书不善于协调。若办公室配有一名复合型秘书,则可进一步精简秘书队伍,减少国家财政开支,并且能及时、高效地完成上级所分配的任务。
  2.有利于提高办事效率。办公室工作难度总体上不大,但做起来很琐细、杂乱。有时还有各种紧急任务和突发性事件,如经常有紧急公文需要起草、紧急事物需要办理。在时间紧的情况下,由于复合型秘书知识面宽、综合素质高、思维方式灵活、创新能力强,因此,他们更能在有限的时间内按质、按量、按时完成任务,在困境中找到出路、在平凡中创造辉煌,提高办事效率。
  3.有利于优化干部队伍建设。办公室政治性、政策性、综合性强,应该是培养、造就人才的好场所。相对而言,复合型的秘书人才走上领导岗位的机遇概率要大得多。而当前,随着干部任用制度改革的深化,越来越多的职位都要通过民主推荐、公开竞争来招贤纳才,复合型秘书人才,无论知识积累、表达能力,还是神态气质等方面都相对容易得到认可。这一批人未走上领导岗位时,能更好地服务于领导;一旦走上领导岗位时,能做一名称职、人民满意的干部。这样一来,干部队伍的整体素质在无形当中得到提升,从而进一步优化了干部队伍建设。
  三、如何加强复合型秘书队伍建设
  培养和造就复合型秘书队伍是一项长期而艰巨的工作。要把培养复合型政务服务人才作为办公室秘书队伍建设的主要目标,高度重视,创造条件,持之以恒,常抓不懈。笔者将尝试从以下几方面提出建议和意见,仅供参考。
  1.要进一步完善选人制度。众所周知,办公室工作一般的人不愿来,一般人也干不好。所以,一定要坚持严进宽出的选人方针,进一步完善选人、用人制度。对进办公室工作的同志要从思想觉悟、知识水平、敬业精神、业务技能和心里素质等方面全面考察,严格考核、挑选。不符合条件的、没有培养前途的,宁缺毋滥,严禁通过“走后门”进入办公室队伍。对那些进来工作的人员,如果难以胜任的,要因人制宜进行交流,让他们到合适的岗位上工作。
  2.要进一步完善培训制度。培养复合型秘书队伍要坚持理论和实践相结合。可以采取一些措施:有针对性、有计划地安排政务服务人员到外面各类学校和有关培训班去学习深造,缺什么就培训什么;有条件的可以组织他们到外地去考察;还可以请一些国内外知名专家、学者到各单位、部门开展座谈交流活动,以此来拓宽眼界、增长知识、启迪思路。此外,可以采用岗位轮换的方式,尽可能多的让每一个人在不同的岗位上熟悉不同的业务,增加阅历见识。这样一来,不仅有利于充分调动他们的工作积极性、激发办公室工作活力,还能让他们学到更多的知识。
  3.要进一步完善激励制度。激励制度是通过一套理性化的制度来反映激励主体与激励客体相互作用的方式。有效的激励制度有利于调动政务服务人员的工作积极性,使他们主动地开展工作。培养一个优秀的复合型秘书不是一下子就能实现的,它可能需要相当长的一段时间。因此,在工作过程中,适当采取一些激励措施:如提高工资待遇、提供晋升机会以及相关精神激励,有利于复合型秘书队伍的建设。办公室工作较其他工作本来就有点枯燥和乏味,若能恰到好处地进行激励,将会为秘书人员的成长提供一个宽松的环境和良好的条件,使他们茁壮成长。
  4.要进一步完善监督制度。当前,在一些基层组织中,如乡镇办公室,由于缺乏对有关政务服务人员的有效监督,他们便自生自灭、得过且过。因此,可以采取各部门之间相互监督、上级巡视制度、群众监督、党内外监督、舆论监督等方式,对秘书人员的工作作风、生活作风、思想作风等方面进行松弛有度地监督。在外力的促使下,可以有效地遏制上班时间不在岗、在岗时间不务正业、上班时间玩游戏等不良现象。作为复合型秘书人员来说,首先要以身作则、严于律己,管好自己的前提下,才可以管好别人,才能在其他干部和公众心中树立起威信和信誉,进而更好地开展工作。
  5.要进一步完善用人制度。当前,政府机关里面那种平衡照顾、论资排辈的用人思想还比较严重,甚至出现一些“评优从上而下,做事从下而上”的不良风气。在评优评奖、干部推荐使用上,我们应坚持看实绩、看成果。对那些有重要成果的干部年终评优时,可以优先考虑。对那些综合素质全面的复合型秘书人才,要及时推荐上去,切不可因为他已经成为工作骨干而舍不得放出去。一个复合型秘书人才上去了,能更好地为官一任,同时能有效激励更多更好的干部成长起来,这样一来,办公室就会成为活水源头,永远充满生机与活力。
  四、小结
  当今世界,随着时代发展、社会进步,知识经济时代正在向我们逼近。新时期新阶段,社会经济的发展比以往任何时候都更依赖于知识的传播与运用,而知识与科技将成为社会向前发展的强大推动力。特别是由于新时代的领导者在知识层次、工作能力、业务水平等都在不断提高,这就要求作为领导助手和参谋的秘书人员在知识涉猎的深度、广度以及更新方面加快节奏,实现与领导知识的互补。如不具备熟悉各方面知识业务的“杂家”和“通才”能力,就必然滞后于领导的要求和时代的需要。因此,当前,在各行各业加强复合型秘书队伍建设很有必要。作者:胡兵
发表于 2016-11-27 17:13:17 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
秘书队伍文化建设是一块重要的工作
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