办公室综合文字材料培训讲稿

       我在办公室主要负责综合文字、四城联创等工作，从事综合文字材料写作已近3年。今天，我很荣幸与大家共同探讨、交流综合文字材料写作方面的问题，希望我们能够通过这次培训会想互学习，共同提高。下面，我依次和大家共同交流工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料4种常用文稿的写作方法，向大家介绍一下办公室综合文字材料的操作流程，最后再谈一下自己撰写综合文字材料的几点体会。
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一、4种常用文稿的写作方法
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工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料这4种文稿是我们最常用的。其实这4种文稿的内容总的来讲都包括情况概述、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分，这6部分在适用不同文稿的时候，有的需要详写，有的需要简写，要根据文稿的目的和用途而定。下面，我就以这4种文稿为主向大家介绍一下。
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（一）工作总结
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9 I9 I/ q+ C- W! d( y; N! n1.工作总结的定义。总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。
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# w' t  v" a# u/ s8 t0 k2.工作总结的结构。包括：工作概况、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分。
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工作概况：一定时限内工作的整体情况的概述和叙述。
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工作成效：总结的中心。可以写区定目标完成情况，但不夸大的前提下，工作的成绩和亮点一定要总结出来，成绩要写透、写全，最好能给人眼前一亮的感觉。
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工作措施：也就是取得阶段工作成效所创新的机制、采用的办法等，有效的工作措施可以我们的工作取得事半功倍的效果。工作措施有的是提前确定的，如实施方案，然后按既定措施去执行；有的工作是先推进，工作完成后再总结所采用措施，不管采用哪种方式，措施都是为推动工作服务的。
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存在问题：一定时限内推进工作所遇到的困难和问题，有主观方面的，也有客观方面的，只有把问题找准、分析透，才有利于在下步工作逐步采取有针对性的措施加以解决。
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经验体会：这部分我们在报工作总结的时候一般都省略了，办公室也没有作强硬的要求。其实，我们在做过一件事后，总会有经验和教训，为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。即便这部分不要求大家必须写，但我还是希望大家能抽出时间，以季度为时间段好好的总结一下，然后呈报给本单位、本部门的领导，我相信你们的领导至少不会批评你。
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2 ?5 }1 L  a- f+ u) C下步打算：下步打算是和工作总结紧密结合的，一件工作第一季度可能你只做了一部分，余下的工作在下步打算中不仅要写到，而且还要写具体，不能还和年初的计划是一样的。

* v  E3 K6 r- E7 t$ R- Q3.工作总结的写作要求。简单来讲就是成效要说透、亮点突出，措施要具体、办法得当，经验总结要深入、值得推广，问题要找准、实事求是。
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$ {8 i+ |7 c* }% _2 a' K（二）工作计划

1.工作计划的定义。工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
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, a2 }* A4 [* K& x( W% J4 s9 Z2.工作计划的结构。主要包括：概述、工作目标、工作思路、重点工作、保障措施以及对今后工作的展望等。

. y4 H7 a8 L5 V( x' Q+ r& T3.工作计划的写作要求。目标任务要具体、写出任务的数量、质量指标，工作思路要简洁、对阶段性工作具有指导性；重点工作要突出、力求具体、详细和明确；保障措施要切实实际，也就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。
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（三）调研报告
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1.调研报告的定义。对某一情况、某一事件、某一经验或问题，经过在实践中对其客观实际情况的调查了解，将调查了解到的全部情况和材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究，揭示出本质，寻找出规律，总结出经验，最后以书面形式陈述出来，这就是调研报告。
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2 c* G6 ^( J3 F2. 调研报告的结构。主要包括概述、进展情况或发展现状、工作措施、经验启示、存在问题、下步建议、结尾。实际工作中，我们写的调研报告的对象主要是针对一项工作而言的，也就是专题报告，主要包括概述、发展现状、工作措施、存在问题、下步建议和结尾。

; X+ i8 O8 b3 I( A6 X3. 调研报告的写作要求。调查报告的写法应根据调查内容、问题性质以及调查目的来决定。概述要在开头简介调查的目的、调查的形式等。发展现状要简要介绍被调查者的概况或一项工作的基本情况，包括规模、现状、取得的简要而显著的成效等。工作措施也就是推进该项工作的做法，要精炼、富有特色和新意。存在问题要找准确，分析透彻，要透过工作的表现看到本质。下步建议不要求全面，面面俱到，但一定要有针对性、切实可行。结语要总结全文，与开头相呼应，使结构完整。
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7 w9 F' j2 I3 H$ V6 f5 N* b（四）汇报材料
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' B% J1 i5 q' p" w1.汇报材料的定义。汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿，它的好坏直接反映出汇报主体的领导能力和部门的工作水平。因此，写好汇报材料至关重要。

2.汇报材料的结构。主要包括：引语、基本情况、工作成效、主要做法、存在问题、下步打算、结尾等。
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3. 汇报材料的写作要求。引语包括称呼和简要介绍汇报的内容，如“尊敬的##区长，按照##要求，现将我局##情况向各位领导汇报如下，不足之处，敬请各位领导批评指正。”基本情况要汇报的该项工作成效的总概括，最能吸引领导的注意力，要用简炼的语言概括出该项工作的突出成效。工作成效和主要做法有时集中的一起汇报的，在做法中体现出成绩，同时也说出了取得成绩的艰辛过程。存在问题要客观找准工作存在问题，尤其是需要汇报对象解决的问题。下步打算要详细写出这项工作的具体进度、达到的预期效果等。
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二、4种文稿存在的问题以及办公室综合文字材料起草流程图（幻灯片演示）

（一）存在问题

) |+ Y+ f. }- E& M一是大标题不清楚。如工作总结仅写了“工作总结”四个字，既没有单位名称，也没有总结时限，正确的应该写“**局第*季度工作总结。二是总结成绩不详细、不充分、不全面。三是剖析问题不透彻、不准确。等等。

（二）文稿的操作流程

三、写好综合文字材料的要注重做好以下四个方面
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: K) P" b9 O3 d8 ?! ~+ j9 m（一）注意积累资料

& m! C/ M' S1 |8 {2 x9 W, m& H$ J广泛占有资料是写好综合文稿的基础，是提高综合文稿写作质量的前提。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习综合文稿写作知识，提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过在老秘网持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。

（二）正确理解意图
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正确理解领导意图对撰写好综合文稿是极为重要的，也是我们做好“三服务”工作最首要、最基本的素质。由于领导意图有复杂性、隐蔽性和不确定性的特点，理解和把握起来绝非易事。起草综合文稿要完整准确地体现领导意图，我觉得要注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会领导部署工作的思路和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草综合文稿时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草综合文稿和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点。这就需要我们提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要体现出领导即席讲话的“水平”。
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