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当办公室主任这十几年

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发表于 2012-11-17 14:32:20 | 显示全部楼层 |阅读模式
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   我当办公室主任已十多年了,其主要任务之一是日复一日,年复一年地写材料,大大小小的材料不知写了多少。大家都称我为大笔杆子。虽有一种成就感,但却感到很累。我时常拿着一支钢笔神经兮兮地摆弄着。这支钢笔已使用了二十几年,样子还是原来的样子,似乎一点变化也没有。可是,它却大大地改变了我。它将二十几年前的我,变成了现在的我。它就是我的理想、我的历史、我的幸福……。
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    我十分感谢手中这支笔,往事历历在目。1982年2月从部队退伍后,我被分配到苏州市齐门路上物资局下属的生产资料服务公司政工股工作,而我的战友和同学大多分配在工厂上班。眼看着我的战友和同学在工厂里站稳了脚根,纷纷找到了自己的另一半,双双走进婚姻的红地毯。而我还是形单影只,当时机关的形势是年轻人必须晚婚晚育。想想自己的同学,在学校读书的时候,相互间看不出有多大的差别。可是,离开学校不久,大家就分出了三六九等,人生的境遇便拉开了差距。我似乎相信了命运。我曾决定30岁后再找老婆,眼前只有埋头工作打发时间。正在我绝望之际,老天爷开了眼,幸运之神突然找上门来。一次我在《江苏团讯》杂志上发表的一篇论文让物资局的一位局长看到了。他认为我理论根底不错,文笔也很好。当时物资局的秘书岗位正缺人,于是他就是把我调到物资局人事秘书科当秘书。从此,我的命运发生了逆转。我高高兴兴到局机关上了班,虽然工作很辛苦、很繁忙,倒也感到很充实。由于我积极肯干,成绩突出,不久就被任命为物资局秘书兼首任团委书记。春风得意的我在苏州成了家。你说,写文章给我的命运带来如此的变化,我能不感谢我手中的这只笔吗。我常常这样想,假如当初我不写那篇论文,结果会是怎样的呢?
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    当秘书我只有两大任务,一是办事,二是当参谋。而我都将主要精力放在办事上。首先是办好领导交办事项。接受任务前先弄清“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等等。其次是用“三比较”优化办事成果。我认为,办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物总有其两面性,一是利,一是弊。优化办事成果,就是进行三个方面的比较,“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。再者就是把握好办事的“三形式”:一是单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;二是交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;三是穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。除此之外,还要用项“三标准”检验自己的办事效率。每当我完成了领导交办工作之后,总要进行工作效率自我检验,标准有三:一是工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;二是工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;三是对单位和群众的影响,办事全过程对单位、群众有没有不良影响。最后是向领导复命。每遇任务全部结束或告一段落后,我就马上向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。并做到三点:一是不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不因为完成了领导交办工作而邀名。
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1 z& s$ M; C& \5 l0 E    由于自己的勤奋,二十多年来,不论是在物资局机关当秘书,在县、市、省石油公司办公室当主任、主管,还是在区外公司当处长、副经理,写材料都成了我调到哪儿跟到哪里的职业……。我也习惯把笔拿在手里。即使不写作,也不愿把它放下。放下它就感到不踏实。抓住它,好像抓住自己的命运。我有一个怪癖,对白纸有一种特殊感情。一看到白纸,心里就生出一种写稿子的激情,于是就往上面写字。写些什么东西,连自己都感到莫名其妙。只是觉得这样很舒服,就像有烟瘾的人吸上一支上好香烟。在江苏省石油公司办公室的几年里我工作比较忙,常常手中攒着几个材料,需要马不停蹄地写,夜以继日地写。虽然写作已经轻车熟路,但我对每一篇材料都不敢掉以轻心。总是挖空心思、绞尽脑汁地把材料写好。有时,即使一两千字的材料,也要耗去我几个晚上的时间。因为,江苏省公司每一位领导对材料的要求和思路是不一样的,同一位领导,不同时间的思路也是不一样的。要使材料符合领导的要求,可不是一件很容易的事。大笔杆的称号,叫起来容易,做起来难呀。好在我对文字的感悟和体会较深,对“文字游戏”驾轻就熟,大体上能够让领导满意。我想,仓颉实在是太伟大了。他创造了文字,真是天下人的福气呀。我太感谢仓颉了,他当初创造文字时,肯定不会想到,在几千年以后,有一个姓马的平常百姓,靠文字改变了自己的命运……。
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- U( m/ L! }, \' p    于是,我整天沉醉于框架结构、逻辑关系、内容安排、段落字句、标点符号之中,如痴如醉。我满脑子都是思路、观点、字词,最擅长用的是套话、大话、废话。但对我来讲,它们是最有用的话。不然,我靠什么来完成那一篇又一篇的洋洋上万言的报告、总结、经验材料等。我有一个习惯,在我思考一些文章材料的写法时,一旦有了收获就会奋笔疾书,将获得灵感记下来。有一次,省公司对领导干部搞民主测评,本文由老秘网推荐,当人事处的工作人员将测评表发给我时,我的大脑正在构思一篇领导讲话稿,灵感忽然产生,于是我就在收到这张测评表上写起来了,不一会就写上了一千多字。我写得兴致正浓,人事处的工作人员把我的作品收走了,人家收的是测评表。第二天,总经理找我谈话。他说,你可要严肃对待民主测评这件事,如果你认为没有必要,可以向组织提嘛。何必用这种极端的方式以示抗议呢。听了这些话,我不知道如何回答是好……。- r3 j- S3 g" d- e

8 J8 a& X/ j% s0 \& v& l    有时为赶写大材料,我不得不经常将办公室从单位搬到宿舍里,同事觉得我很幸福,殊不知艰辛过程难以言表。每天,睁开眼就是面对着模糊的笔记本电脑写材料,写到中午,抓紧吃大米饭,吃完大米饭接着干,写到晚上,继续吃大米饭,吃完大米饭,接着写材料,一直写到半夜一二点……。一天下来,眼都是疼的,就别说脖子、肩膀和腰部了,连洗刷的力气都没有,整个人像机器,不分昼夜的工作着。主要领导很心疼我,不然也不会让我在宿舍工作,最起码宿舍里面很静,很暖和……。晚上九点多,主要领导给我打电话问我:“休息好了吗”,我说:“休息好啦”,领导接着问我材料进程,我说:“还可以,按计划进行中”,领导听了很开心,连说:“辛苦了,辛苦了,要注意休息啊”……。说实话,在机关以替领导写材料为苦累脏险活儿。文章千古事,一篇好的讲话稿,不仅文辞要美,更要宜时、宜事、宜人、宜场合。一朝定稿,比之十月怀胎临盆的艰辛有余;如得讲演者佳许,则更是成就感立现。所以,为领导者捉刀写稿,是个令人羡慕同时又是对个人素质和要求比较高的职业。坊间有言:秘书秘书,秘密抄书。层级越高的领导者,身边的工作人员分工越细。如果说生活秘书是抬轿子的,那么文字秘书就是吹喇叭的。厅级以上单位,主要领导除了生活秘书之外,还有专门写作班子,也就是文字秘书。文字秘书的职业特性,决定了我永远是幕后英雄……。* u* X, r* U) j) ?1 L4 n. v+ \
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    办公室工作还养成了我对领导讲话的敏感。只要领导一讲话我就会迅速麻利地拿出笔记本记录。我记录十分认真,生怕漏掉那一句话,漏掉哪一个词。我知道,领导说的话就是写报告时最重要的材料。那是十分珍贵的。时间长了,我就养成了随机记录的习惯。有时,大街上小商小贩在大声地幺喝着一些什么,我竟然不由自主地拿出笔记本记了起来。不知情的人以为我是记者,正在街头采访。其实,那是我失态了。我见了有字的东西就习惯性地进行修改。一次,我收到了上级机关的一个文件,不知为什么,我忽然拿起笔来在上面修改起来,已经修改一大半,我才发现这不是我写的文稿草稿。上级文件我是没有权力修改的。为此,领导批评了我,说我不知天高地厚,连上级的文件也想改,真是吞熊心吃豹子胆。我连连说,下次不敢了……。4 ]2 ^9 D( v) R8 G  p# M

8 ]8 U' C8 r% f' @. W3 ~: L    在县、市、省、总部各级机关的二十多年里,我养成了读书读报的习惯。平时,只要见到有字的东西,我就像饥饿的人遇到了面包……。我的办公室里堆满了各式各样的书籍和报纸杂志,大家说我可以开一个图书馆了。我一有时间就一头扎在这些书堆里,读呀看呀,津津有味,其乐无穷。一次,有一个收废报纸的人看我办公室的书报多,就来做我的工作。说以优惠的价收购这些书籍报纸,被我严厉地斥责一通。我说,你看不出这些东西是我的宝贝,想打劫是不是。那人看我真的生了气,灰溜溜地走了。对这些书报刊,谁要是借阅,我就把谁的名字登记下来,如果不还,我就登门去讨。有人不承认,我就拿出我的记录,说某年某月某日某时你在我这里借了那种书报,那人只得乖乖承认……。
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    长年办公室主任的工作使我一直处于繁杂的事务中,大事、小事、杂事缠身,而我始终坚持着四条办事原则。% b+ |" ~* T+ Y7 c. b
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    第一条是不以事小而不为。办公室工作无小事,这是从办公室性质和职能而言的。事物本身有大孝主次之别,必须突出重点抓要事、干大事,不能眉毛胡子一把抓、西瓜芝麻一起拣。面对大量繁杂的事务,立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的,但对一些小事也不能不顾及,小事不抓,日积月累,就会酿成大事,贻误工作。特别是对那些看似小事,抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的,更不能束之高阁,听之任之。这也是办公室工作无小事的内涵之所在。小事,对我来说,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。要抓小事,就要做到:①知大知小。办公室主任要胸有全局,用大局的天平来衡量谋划办公室的工作,分清主次、大孝难易,这样,才可避免指挥一盆浆,工作一团麻。②小中见大。小事孕育着大事,这是办公室的显著特点。如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待等等这些“小事”,稍有不慎就会捅大漏子。办公室主任必须增强宏观把握的能力,做到政治敏感,头脑冷静、眼光锐利,小中见大,以大带小,以小促大。③举轻若重。对有些看似小事的经常性工作,要用笨功夫去抓,建章立制,写在本上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩;用巧功夫去抓,从中找出规律性的东西,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节;用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出庇漏。; ~9 P6 g$ t0 F
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    以上是我从事文字秘书工作二十多年的经验总结。侧重从文字角度提练为主要领导撰写讲话稿的心得体会,力求理论嘴嚼与实操要领的有机结合,于一般性规律中阐明观点,点悟要领,勾玄撮要,出于抛砖引玉的想法,试就“办事”等作一番探讨。希望能对从事文字秘书工作的年轻同志有一定的启发或帮助。
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发表于 2012-11-18 08:49:43 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
党委办公室作为一个综合职能部门,如何发挥好作用,为党委决策、管理做好服务工作,撑上劲,取决于办公室工作人员的能力和素质。而秘书作为办公室工作的主体,其能力和素质的高低尤其显得重要。实践中笔者的体会是:培养良好的学习能力。“工欲善其事,必先利其器”,要胜任工作,必须善于学习,这是做好秘书的前提和基础。要善于向书本学习。理论上的成熟是政治上成熟的基础,作为领导身边的工作人员,必须学好党的理论,坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观武装自己,不断提高理论素养,始终保持清醒的头脑,始终摆正自己的位置,始终坚定正确的政治立场,不该问的坚决不问,不该说的坚决不说,不该做的坚决不做,踏实干事,老实做人。同时还要学习政治、经济、法律、历史和文学等基础知识,拓宽自己的知识领域,更新知识结构,提高知识水平。
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1 j1 X6 C" `7 G, @% ~, r& {! F1 T& j# w要善于向领导学习。各级领导同志,久经政治考验,工作阅历丰富,一般都具有较高的知识水平、领导艺术和处世能力,给他们服务的过程,实际上就是一个学习的过程。“近水楼台先得月”,秘书都应该珍惜这个得天独厚的条件,始终保持谦虚谨慎的态度,在和领导交往的过程中学到真本事。同时,要善于向实践学习。纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行,重学习,轻实践,是不会有大的收获的。有的秘书说起来头头是道,写起来洋洋洒洒,干起来却慌手慌脚,分不清主次,其原因之一就是忽视了实践对学习的重要作用。因此,要坚持理论与实践的紧密结合,用正确的理论指导实践,在实践中不断锤炼自己的能力。
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打造过硬的业务能力。秘书是领导的参谋与助手,这个位置非常重要,同时又有比较严格的任职条件,其中能力是一个非常重要的方面。在我国古代,选拔秘书就已经很重视业务能力。《汉书·艺文志》中记载,汉代中央政府机构尚书台和御史府任用秘书,必须经过严格的考试,要求能背诵书九千言,并考其大篆等八种字体,德才俱优者方可录用。过硬的业务能力对于秘书应该是安身立命之本。其一,要有“写”的能力,笔杆子要“硬”。一个文件的出台,一个讲话的印发,事关大局,事关党的形象,秘书一定要从这样的高度去认识材料写作的重要性,勤学苦练,具备扎实的文字基本功和材料起草能力,努力写出高质量的文稿。其二,要有“说”的能力,嘴皮子要“利”。秘书要做大量的协调应酬、左右平衡、联络服务的工作,良好的表达能力显得十分重要,因此,秘书要注重口才的训练与提高,以适应工作和任务的需要。其三,要有“干”的能力,好点子要多。思路决定出路,干好秘书工作,得有敏锐的洞察力、准确的判断里头、严密的逻辑和清晰的思路,方能正确理解领导意图,优质高效地完成领导交办的任务。
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! ^3 V3 R, M) R; H: W形成卓越的服务能力。秘书作为领导的参谋和智囊,应该增强使命感,在提高服务能力上狠下功夫。提高服务能力,首先要为领导工作服务,及时了解大局,准确把握工作重点,深刻理解领导意图,想领导之所想,谋领导之所虑,为领导决策参谋帮忙、拾遗补漏。同时,要为领导团结服务,和多个领导相处,要以事业为重,尽力维护领导班子的团结和威信,充分发挥好秘书的桥梁纽带作用。同时,要有创新的意识和创新的能力,这也是服务中不可或缺的。
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发表于 2012-11-18 22:57:55 | 显示全部楼层
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发表于 2012-11-18 23:06:20 | 显示全部楼层
专业写文章
不错的经验分享,谢谢作者!
发表于 2012-11-18 23:09:14 | 显示全部楼层
不错的经验分享,谢谢作者!
发表于 2012-11-18 23:11:09 | 显示全部楼层
感悟颇深。。。。。。。。。。。
发表于 2012-11-19 08:14:06 | 显示全部楼层
学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习
发表于 2012-11-19 08:25:18 | 显示全部楼层
长年办公室主任的工作使我一直处于繁杂的事务中,大事、小事、杂事缠身,而我始终坚持着四条办事原则
发表于 2012-11-19 09:33:24 | 显示全部楼层
写的很好,但楼主的境界,令小弟自愧弗如。愿天下搞文字的同仁们身体健康,心情快乐....
发表于 2012-11-19 16:22:54 | 显示全部楼层
多谢分享!!!!!!!!!
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