公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一,如何提高公文传收的效率和效果,是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中,我个人的体会是,要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢?我大致是这样区分的:
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一、先“急件”后“平件”! C/ ^8 Q, ^( V3 _; \ A
) M0 \& h1 I d5 G& _8 A 一般说来,领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件,另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断,把“急件”放置在最上方,可以较好地提示领导,使得“急件”及时得到领导处理。8 l7 }& v* B4 t4 t. X1 v+ T
“急件”有很多种,与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”,上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”,但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文,秘书应当在第一时间送呈领导。
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二、先“阅示件”后“阅知件”9 q/ C4 J4 C8 I1 b0 ?2 E$ ]6 I& @
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文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言,领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文,就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况,以便作出批示,应让领导首先批阅这类“阅示件”。0 }/ O7 D* W5 V n/ P: @
而对于“阅知件”,如《关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。
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三、先“热点件”后“一般件”
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3 y0 D B8 N) ?7 {+ W) P' b 每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点,相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估,这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间,与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”,这类文件的排序应当靠前。
5 B- o' |, I" g, i+ n4 f 当然,所谓“热点”都有一定的时效性,有些事件在某一时间段是“热点”,在别的时间段就不一定是“热点”了,这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点,关注本行业、本领域的改革发展,对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸,努力提高把握“热点”的能力。
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四、先“分管件”后“相关件”1 Z- E( C0 c; b, |' m1 h/ T
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