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老秘日记4月15日 “多此一举”让秘书忙而不乱

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发表于 2013-4-15 20:45:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作网络培训班
      不知不觉间,老秘网论坛“写作教程”和精华区的“公文写作”版块已经积累了近2000篇的文章,本想多谈点关于写作方面的心得,但与那些牛文相比,总有班门弄斧之感,写不出什么新东西。这周考虑转变个方向,主要谈谈秘书工作中应当注意的一些细节问题,奉送给新手朋友,欢迎老秘们拾遗补漏,批评指正。# }; q, J6 M% v

) E* H4 u# W" F     桌面随手清。不知大家有没发现,一些搞综合文字的办公桌上经常堆满了各式各样的报刊、文件、资料、草稿、书籍、电脑、电话、通讯录等等,不一而足。桌子小的堆成小山式的,桌子大的同样感觉不够用,想提笔写点东西,老半天才清出一点位置。可能好多资料都是数月前随手放在桌面上的,当时认为有点用,但从未翻阅,也从未整理。有的领导喜欢反复改材料,秘书完成一次文稿写作任务,桌上就堆积了一叠领导的修改稿。本想有空时再对领导的修改之处学习领会下,实际上也是想想而已,最终成为废纸杂物。这里不是在说大家,其实很长一段时间老秘自己就是这么散慢的,难得有一点闲暇,抓紧上上老秘网,聊聊天,拿有心思整理桌面?!直到有一次,机关在搞文明科室创建,领导在大会上把我的办公桌当成典型案例来批斗,让我无地自容,才痛下决心将自己的办公桌好好清理一翻。再后来,与一位做事非常有条理的前辈同一办公室,为了不与他清清爽爽的办公桌形成鲜明对比,我也学习着每天下班前花上几分钟时间,把桌面整理下。除与正在或即将办理的事项有关的材料外,其他的该移的移,该整的整,该丢的丢。习惯成自然后,每日一到办公室看到看到整整齐齐的办公桌,顿时心情大好,自信倍增。各位秘友,要不你也试试?
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      资料随手整。搞文字材料的朋友资料多是必然的,也是必须的,写好文章的第一步就是积累嘛。收集资料的目的在于查阅使用。资料的足够丰富很重要,但用时能够“一翻便知,一找就到”更重要。之前我的一位领导平时习惯将看到的一些认为有用的上级文件、部门材料,甚至新闻报道,一份一份交给我留存备用,让我好生感激。有一次,领导突然找我要几天前交给我的一份其他部门的调研报告,记得当时我正忙着赶一个稿子,所以只是随手一放,却不记得归到哪个文件夹了。领导在一旁边等着,我找得满头大汗,心里更是着急紧张,追悔莫及,乱了方寸,后面才发现夹到一份报纸里了,真是失败啊。所以,对有用的老秘网资料要及时做好归档存放,方便查找。特别是对一些数据报表,更要有专门一个文件盒收集。写材料少不了要用数据说话,有时还要引用好几年来的数据,比如领导的三五年述职报告,党代会工作报告,某项工作的近来情况综述等等。如果你都收集全了,无论是同比增长,还是年均递增,抑或每季度环比增长,你都能很快给出数据,不用到处求人了。如果能够更用心些,将数据逐月逐季输入电子表格,那更是一目了然了。另外,特别提醒对一些有密级的文件,更要妥善保管,失密泄密的责任不是我们小秘书可以担得起的,虽然到了基层没啥秘密可言。: ~. r' o- F; {4 d3 t6 v
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      备忘随手记
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      今天先说这些,如果大家感觉还有点用的话,我们明天继续。在此,感谢近日问候小儿病情的“TY雪儿、一笑”等网友,以及昨天在QQ群199789809里陪小儿聊天的朱老师等朋友。刚刚孩子抗议:老爸除了会写文章,什么也不会。看来今后真得多花点时间陪陪孩子了。  E& o  i2 I0 ^6 u$ z

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发表于 2013-4-15 22:17:09 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
本次话题虽小,但切中要害,值得深思。
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作为秘书,一项基本素质就是“日事日清”。也就是说当天的事要当天完成,因为很难说明天会迎来什么新的工作,积压成堆,滋养惰性。“日事日清”,首先培养的是一种态度,办事讲效率、不拖拉,久而久之,会成为一种习惯,今日事今日毕,眼里容不得沙子,看不得懒惰,看不得杂乱,形成雷厉风行、干事果断的风格。要成为优秀的秘书,还要记住一条“日清日高”,就是说从每天做完的事里,有所收获,有所提高。这样久而久之,量变成质变,会让人脱颖而出、卓尔不群。这些道理其实很简单,小事处理得好,才有更充分的时间处理大事,“天下大事必作于细,天下难事必作于易”。看似不经意的小事,却是反映个人水准的重要标尺。把一些“懒得去做”的小事做了,这样的人才会被人尊重,在明白人眼里才有前途。小事举轻若重,大事举重若轻,方为处世之道,前提是从小事开始。

点评

“日事日清,日清日高” 简洁有力,学习了!  详情 回复 发表于 2013-8-7 12:05
发表于 2013-4-15 22:49:54 来自手机 | 显示全部楼层

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老秘网虚拟稿费
老秘说得很实在,这些细节问题我们确实要注意,桌面干净整洁,不但看起来舒服,工作也方便,心情都要舒畅些,还可以给别人留下一个爱整洁,做事有条理的好印象,使得别人更加信任你。
发表于 2013-4-16 08:13:18 | 显示全部楼层
专业写文章
我有一个专门的文件夹,标记为任务完成情况。第一页纸是一张空白的A4纸,领导布置一项任务就记下一项任务,和任务一起来的通知,夹到后面,任务完成好了就划掉,一年来差不多要用掉10张A4纸。第二页纸是单位所有在职和内退人员名单,第三页纸是农口系统所有单位从事综合工作人员名单,这样下通知就方便了。! B, J  F# @( \  O
其实只要对自己的工作有一份责任心,这些习惯会自然形成。

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老猫 + 40

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发表于 2013-4-16 08:25:58 | 显示全部楼层

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惭愧。。刚整理了下办公桌,还有上个月几个材料的修改稿,还有当时觉得用得着的杂志、报纸。。。居然还有1月份经济工作会的主持词!提高效率、增强条理从整理办公桌做起啊!
发表于 2013-4-16 10:24:46 | 显示全部楼层
“随手”并不代表“随心”。我觉得桌面与资料的整理,更像是一种思绪的整理,在整理的过程中,能知道哪些工作了结了,哪些工作还没开始,而摆放的位置与次序,正是工作轻得缓急之分。人总是有惰性的,就看能否坚持“多此一举”了,反正我是没做到。
发表于 2013-4-16 11:15:22 | 显示全部楼层
有个建议,对一些好的材料范文,楼主能不能同时附上框架结构等点评,好在哪,大家也可在后跟帖互动,这样大家进步会更快的。不然,全靠自己悟,确实曲折啊

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老猫 + 40 好主意,这个需要大家共同参与

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发表于 2013-4-16 11:31:55 | 显示全部楼层

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我的习惯是随身带一本小本本(就是那种可以折叠巴掌大的),随时记录下领导交办的工作,然后下班的路上随手翻翻是否完成,是否还缺点什么;早上上班也翻翻;在办公室的电脑旁边用贴纸把通知和文字材料要求等粘起来,随时提醒随时更新,确保不出错。。当然,,桌面整洁还有待加强。。我是礼拜五下午三点习惯性不想干活,那就整理桌面吧。。一般在4点半以后上级总会下发一堆工作,整理好,,哦也,下班。。。。
发表于 2013-4-15 21:22:19 | 显示全部楼层

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有时候写完材料不舍得丢掉相应的资料就摆在桌子上,确实需要整理一下
发表于 2013-4-16 00:21:56 | 显示全部楼层

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好经验,值得我学习。

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老猫 -20

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发表于 2013-4-16 08:04:24 | 显示全部楼层

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我感觉作为秘书就重要的一点是接到任务就立即着手准备,不要认为交稿时间还早,懒懒散散,结果把事情堆成山,到交稿的时候就手忙脚乱,通宵加班
发表于 2013-4-16 08:13:20 | 显示全部楼层

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虽是小事,却很实在
发表于 2013-4-16 08:36:44 | 显示全部楼层

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经常要多看几遍.

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