规章、报刊文章等与之有关的材料,把这些材料分门别类地收集积累起来,以备不时之需。但是,工作总结不是简单地记录工作过程,也不是一般化地反映工作情况,而是对工作进行深入细致的分析研究,总结出带有规律性的东西。因此,掌握情况是写好工作总结的基础。一是要全面掌握情况。秘书部门是一个综合部门,一定要掌握好全面情况。情况掌握不全不准,分析研究就没有对象、没有基础。既要掌握全面情况,又要掌握重点情况。掌握全面情况,就是对整个工作状况、过程、发展要全面掌握,做到系统全面、脉络清楚,以便对工作作出恰如其分的估价;掌握重点情况,就是对中心工作、核心事件和有些典型事例要了如指掌,力求深知,以便从中提炼思想、总结经验。二是要掌握真实情况。了解真实情况是写好工作总结的必要条件,掌握情况不真实,材料就没说服力,就没指导性,就失去了总结的意义。受领写作任务后,要深入实际,到部队中去,到官兵中去,切实掌握真实情况,力求对总结反对象有一个客观、深入的了解。要多方了解情况,感觉拿不准的情况,还要注重多方求证。三是要选择有用情况。有时一手情况、一手资料很多,就需要我们选择真正有用的情况,不要眉毛胡子一把抓。对材料的选取,要有所甄别,要选择有用的情况,大家形成共识的情况。
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