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[讲稿选登] 文稿修改演播室《老秘剪裁》——机关工作入门手册(九阳神功)

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发表于 2014-9-27 23:22:27 | 显示全部楼层 |阅读模式

北纬30度公文写作讲师

讲师年龄:30-40岁  所在地:河南

  • 主讲课程:   总结汇报、调研报告、领导讲话
  • 讲师简介:   现任职于市政府机关办公室,从事文秘工作6年,先后多次参与国家级活动的组织筹办、产业发展调研等工作,能够较好地掌握总结汇报、调研报告、领导讲话等公文写作要点。希望借老秘网演播室平台,结交秘友,交流互动,共同学习,成长进步。
  • 邀请费用:50元/次 (参考价格) 联系讲师:365638343
公文写作网络培训班

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机关工作入门手册
(北纬30度在文稿评改演播室的讲稿小集)
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       对刚从事文秘工作的新人来说,由于对工作环境、领导习惯以及工作程序等缺乏认识,难免会在办文、办事、办会时出现一些小的纰漏。为了帮助大家尽快融入组织,进入角色,打开局面,特结合自身工作实际的一些心得体会,撰写此文以示提醒,不足之处欢迎各位秘友批评指正。
     一、领受任务
   (一)切忌不懂装懂。领导安排工作任务时,一般会把工作人员叫到跟前面授机宜,这就为我们领受任务提供了良好的条件,因为领导就在跟前,不明白的地方可以立即作出请示。多数情况下,新人脸皮薄、怕说错话,在领导跟前蹑手蹑脚,即使对交办的事情模棱两可也会当场点头,等出了门去做的时候就要犯难了。因此,建议各位新同事,以后面对领导不要太过“羞涩”,该提问的时候就要发扬“不耻下问”的精神,一定要把自己的任务、完成时间、工作要求和完成标准等搞清楚,只有任务明确才会更有指向,做起来也会轻松很多。
  (二)切忌好大喜功。介绍一个小实验,某科研机构在对100名实验对象进行“一分钟鼓掌数量评估”。首先,登记实验对象预计自己一分钟内鼓掌的数量,然后大家以一分钟为限开始鼓掌得出实际鼓掌数,结果通过两组数字对比得出一个具有普遍性的结论:大多数人往往会高估自己的实际能力。在刚开始工作的一段时间里,我工作积极性很高,于是不论是谁安排的任务,有人管没人管的事自己都主动承担,渐渐地各种老秘网材料,各类事务好像少了我就不行似得,搞得整天筋疲力竭,工作效率也低下,身心疲惫。我讲这个故事的目的是,提醒大家在保持工作积极性的同时要注意正确评价自己的工作能力,不要好大喜功,该说不的时候要勇于说不。这不是挑轻怕重,更不是偷懒,因为一个人的精力毕竟是有限的,只有集中精力,投入时间,才能更好的保质保量的完成任务。   & w* w2 p' h1 L
   (三)切忌马虎敷衍。秘书工作的三服务原则,决定了我们工作的从属性,说直白点就是,领导让干什么就干什么,工作需要我们干什么,我们就要去怎么干什么。所以,在实际工作之中,不论个人愿意如何,不管是晚上熬夜,还是牺牲周末节假日,一旦任务在身,还是趁早着手,高标准完成任务的好。因为现在领导的水平都很高,不要指望能够应付过去,一旦领导不满意,返工费事不说,也会破坏你在领导心目之中的形象。逃避不一定躲得过,面对不一定最辛苦。无论摆在你面前的困难多么大,只要你开始行动,一步一个脚印的来就一定能够战胜它,在完成任务的过程也是对自己的一次磨练吧!
    二、 会议通知
2 `6 \$ j! T+ e   (一)会议通知前要搞清楚哪些事?会议通知是机关工作最平常、最繁杂的事项,也是让个人熟悉适应工作环境融入组织的良好开端。新人真正接触到实际工作可能就是从通知会议开始的,做好会议通知事关个人形象,一定要谨慎细心。在会议正式通知前,一定要熟知会议概况,主要包括时间、地点、主题(研究解决的事项)、议程(会议按照什么程序或者步骤进行)、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求,因为被通知单位很有可能会反问你很多问题,如果你答不上来,或者遇到问题就问领导,只能给人留下不操心、不细致的印象。  
   (二)如何做好会议通知? 会议通知主要分为电话通知和文字通知。电话通知会议的基本要求是做到礼貌、简洁、准确,切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况,您好,我是XX单位,有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会;出席会议的市领导有:xxx;请你单位分管领导参加,并准备书面汇报材料30份,做好汇报准备;8:20以前入场完毕。通知结束后,一定要询问被通知单位接电话同志的姓名,便于跟踪询问(这是新手容易忽视的地方)。休息日、节假日通知会议,除了按照上述要求外,在正式通知之前,还要的表示歉意。大型会议的通知,一般采取分组分层次通知的办法,党委口的党委办负责,政府口的政府办负责,其他的企事业单位由活动组织方负责,这样做的好处是能够节省时间,提高工作效率,分组通知后,一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知,规格较高的领导由党委办负责通知,局级领导可以直接通知(一般通知其单位办公室由办公室负责),如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知,领导没有接电话可以发信息通知。
   (三)其他需要注意的问题。一是掌握好会议通知的时机。刚上班的同志积极性很高,接到任务往往会马上行动,但是,在实际工作中,会议信息变更的情况很多,因此要根据实际情况,掌握好会议通知的时机,既不能过早,也不能过完,影响会议的组织。二是会议临时变动要及时更正。在日常工作中经常会遇到会议时间、地点变动的情况,这个时候作为办公室工作人员一定不要嫌麻烦,要抱着负责的态度,及时将会议变更信息及时反馈通知对象。三是做好反馈情况收集。反馈信息关系到会议组织的效果,一定要收集好会议反馈情况,并及时报告领导,以便把最新的指示精神传达给参会单位。
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三、会务服务
' F4 a4 }! B% D( E& S# D7 b6 K& s    (一)会场布置。会场布置是会务服务的基础工作,重点要把握以下几个方面:一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心,一定要把会议名称搞准以后,及时发给宾馆的商务中心或广告文印室。但切记不能过分的信赖他们,毕竟他们只是负责干活,不负责把关。会标直接面对参会单位,事关对外宣传的形象问题,所以一定要细心检查,看看字有没有漏,字的笔画有没有漏,因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横,那出了丑,还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图,但对于一些大型会议,为了维持良好会议秩序,不仅需要制作座位示意图,甚至还要求摆座位牌,对号入座,这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信息反馈往往变动性很大,所以在编排作为示意图时,要掌握好时机,一般要等大部分信息确定后再开始编排,避免做无用功,回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整,除了一些级别很高的领导要坚持原则外,其他人员不必太较真,保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行,关键部位是主席台及前排就坐人员,一定要做到信息准确,不能含糊不清,因为领导座次安排是政治问题,触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况,发现以后要及时更改纠正,以免出现不必要的错误,造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率,一般提前要把会议材料,发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题,一般按照会议议程安排,最后讨论的放在最下面,依次向上,第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的,要及时联系,做好对接,避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪,出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位,位置是否明显。因为在同一时间,同一地点的不同会议室很可能会开很多会议,会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。
    (二)会议接待签到。会议时间临近,参会人员陆续进场,这个时候,我们就要站在会议签到台附近,做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接,引导至贵宾休息室;二是帮助参会人员找到自己的座位;三是引导与会人员有序签到;四是会议正式开始前,要将到会情况及时报告领导,对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促,并把领导引导到指定位置,开始开会。
    (三)会议秩序维持。一切准备完成以后,会议按照既定流程进行,这期间作为会议组织者,我们一方面要做好会议记录(在会议记录篇已经有了叙述),另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律,对参会人员的需求要及时满足(找个笔,找个稿纸是常有的事,因此要提前准备),对于起身走动的人员要及时上去询问,做好引导,确保会议有序进行。
   (四)会后善后工作。会议结束以后,要等领导、参会人员全部走完后,再行离开,同时还要注意把没有带走的一些文件材料进行统一收集,对一些遗漏的在会场的物品要统一收集联系失主。对一些安排就餐的会议,要引导领导、参会人员到指定的餐厅就餐,一切工作收尾完毕,再考虑个人。
   (五)需要注意的问题。一是做好加班准备。会务服务工作交叉、繁杂,环环相扣,往往不到最后有些信息是很难确定的。因此,加班是常有的事。如果有大型会议要召开,最好提前给家人请假,如果有应酬也要放弃。二是提前进入会场。一般提前半小时为宜,一方面便于处理一些没有对接好的问题,另一方面可以对会场进行再检查,有足够的时间查漏补缺。三是时刻随机应变。会议现场有时候会出现一些意想不到的情况,对于临时出现的情况,要随机应变,做好应对,避免手忙脚乱,造成负面影响。/ c* e# @! E8 ]+ N3 {9 J, i8 x) g8 O
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开会写材料真的好烦,看来还是自己的心不定
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主笔统稿时要把好“四关”,即:“政治关”,看看是否符合中央和上级党委的指示精神,是否符合党的路线、方针、政策;“
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