 我是一个办公室新手,懵懵懂懂,磕磕碰碰。
2 z1 x, l( O% F% _4 {; N 以前系统学习过软件编程,每天接触格式严谨的代码,从那以后喜欢上了这种条条框框,认为这些针对自己定制的规则,有助于提高效率和减少错误。
1 f O t6 r% C. x, S! K& w 在入行之前,有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我,我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料,我自己开始琢磨制定一个分类的规则,限于自己的总结概括能力,我决定结合图文来做这件事。刚巧,老秘网也在举行活动,我就把自己粗浅的想法上传网络,请大家评议。
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以下为说明:
$ x+ N. I: v6 r* D* `, r 分类用意4 W* Y0 \" ^7 k! h# |, L' v
一、整理资料和分类,目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有,在什么位置,方便快速的找到它。
& f! U1 a. G7 R1 D% ?' Y! w 二、这种分类习惯一直坚持下去,会得到强化,对提高查找资料的能力,提升工作效率意义重大。9 v* y" H: U# D- k; a' v
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具体做法
6 p7 m4 s# w# _! Q 存储思路体现:一份资料,“关于***征地拆迁**的报告”,最直观最习惯的思路,应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层,按发文对象来分类是“项目建设部”,按收文对象来分是“征拆指挥部”等;再深一层,按可能用到这份资料的地方,是“项目建设”专项工作类,可能用来模仿行文思路的,是“对上工作”类,等等等等。这么多种分法,其实自身最习惯的分类思维,最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想,当领导催资料的时候,手忙脚乱,这个时候不比常时那种好整以暇的状态,混沌中最清晰的,只可能是自身最习惯的分类思维。
1 T, J: d6 {2 f& s 重要程度体现:0~工作资料,1~个人资料,2~写作积累等,自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前,文件夹按名称排序,保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。
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/ [' R6 s0 u" w 提高资料查找效率:拿我自己来说明:我的想法是先区分是否与工作相关,再按性质分类,不需要单独建类的资料,按单位部门分。一个文件夹里,文件与文件夹一起不超过30个,过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据,还有行文的典型格式和思路;“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等;每一个文件夹建议明确其用途,最好能把用途概括抽象出来,直接命名。
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其他事项
! Z$ u- S. v$ j% O& k d( t: { *大量的文件不要放在桌面,两大害处,一是影响电脑性能,有经验显示,桌面东西越多,电脑响应速度越慢;二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失,这是严重的事故! a4 e1 Y: B# \& X
*桌面分类软件:fences2.1中文破解版,很清爽。
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新手,文笔不通、思路不清之处,请谅解。请对我的想法坦率的指正,谢谢。
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