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晒图征文03号:一个菜鸟的资料分类思路

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发表于 2015-8-5 17:26:27 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作培训班
    我是一个办公室新手,懵懵懂懂,磕磕碰碰。
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    以前系统学习过软件编程,每天接触格式严谨的代码,从那以后喜欢上了这种条条框框,认为这些针对自己定制的规则,有助于提高效率和减少错误。
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    在入行之前,有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我,我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料,我自己开始琢磨制定一个分类的规则,限于自己的总结概括能力,我决定结合图文来做这件事。刚巧,老秘网也在举行活动,我就把自己粗浅的想法上传网络,请大家评议。 我的资料分类.jpg / o( N% e' V/ Z6 {
      

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" v) d, s+ ?& d) c; m    以下为说明:
% Y; V! W* L' s! w( E' @    分类用意' a, j. u  ^1 X+ e# d% ^
    一、整理资料和分类,目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有,在什么位置,方便快速的找到它。
4 ^8 g4 C% E* B# ~    二、这种分类习惯一直坚持下去,会得到强化,对提高查找资料的能力,提升工作效率意义重大。+ M( P, |" M2 l7 ]

- S7 f* W* n( |& W7 Z5 u# v* ^& o9 |    具体做法
" `. d5 i( {5 m9 p, J1 r    存储思路体现:一份资料,“关于***征地拆迁**的报告”,最直观最习惯的思路,应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层,按发文对象来分类是“项目建设部”,按收文对象来分是“征拆指挥部”等;再深一层,按可能用到这份资料的地方,是“项目建设”专项工作类,可能用来模仿行文思路的,是“对上工作”类,等等等等。这么多种分法,其实自身最习惯的分类思维,最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想,当领导催资料的时候,手忙脚乱,这个时候不比常时那种好整以暇的状态,混沌中最清晰的,只可能是自身最习惯的分类思维。
9 W2 c! y7 n8 @5 @    重要程度体现:0~工作资料,1~个人资料,2~写作积累等,自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前,文件夹按名称排序,保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。) {# y; r* x" S* F" W! ^  A
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6 I% k# v+ F7 \" u1 W    提高资料查找效率:拿我自己来说明:我的想法是先区分是否与工作相关,再按性质分类,不需要单独建类的资料,按单位部门分。一个文件夹里,文件与文件夹一起不超过30个,过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据,还有行文的典型格式和思路;“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等;每一个文件夹建议明确其用途,最好能把用途概括抽象出来,直接命名。
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3 h8 C9 a) E7 C1 \7 R    其他事项% s/ G5 N7 ~) a
    *大量的文件不要放在桌面,两大害处,一是影响电脑性能,有经验显示,桌面东西越多,电脑响应速度越慢;二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失,这是严重的事故!
' u+ j4 H' D' k6 U% e* W    *桌面分类软件:fences2.1中文破解版,很清爽。! K* _5 w* ^( G) E8 V
QQ图片20150806103120.jpg 2 [5 A# n! N& v5 r, r  N
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: m$ O* x5 H  E: I, s" A+ g新手,文笔不通、思路不清之处,请谅解。请对我的想法坦率的指正,谢谢。
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发表于 2015-8-5 18:03:21 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
这是传说中的思维导图吗?对头,资料备份也很重要。老猫一般是每年刻一次光盘来保存。8 L- E% P- m) {
请在活动贴补报名,点击“我要参加”即可。顺便在贴后回复几句,感谢参与。
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发表于 2015-8-5 18:51:32 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
对于资料整理这块真的是很纠结/ l5 s4 U- m1 e( z1 ^& D. C7 J
希望能从楼主这里学到好方法
发表于 2015-8-5 19:36:36 | 显示全部楼层
专业写文章
在信息化时代,资料繁多,归类是一门学问。多少文案人员为之头痛,谢谢你的分享,学习了。
发表于 2015-8-5 22:02:53 | 显示全部楼层
学习了,怎样整理资料也是写材料的基本功
发表于 2015-8-6 09:25:49 | 显示全部楼层
每个人的征文分享都值得学习,这篇征文更清晰明了。
发表于 2015-8-8 16:27:15 | 显示全部楼层
信息化时代,筛选和整理资料是非常重要的一件事情,学习!
发表于 2015-8-8 17:34:25 | 显示全部楼层
,资料繁多,归类是一门学问。
发表于 2015-8-8 17:49:35 | 显示全部楼层
按性质分类,按单位部门分,分类简单明了
发表于 2015-8-8 20:48:41 | 显示全部楼层
合理的类别分类,有效归类各类文档,为今后服务领导查阅史料提供方便,能在短时间有效的为领导提供需要的相关材料,便于领导做决策。优秀的小秘要先学会做个高效的管理者,科学分类、及时收藏、安全包村是高效管理者必须具备的技能之一!
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