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晒图征文03号:一个菜鸟的资料分类思路

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san332 发表于 2015-8-5 17:26:27 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
    我是一个办公室新手,懵懵懂懂,磕磕碰碰。
2 z1 x, l( O% F% _4 {; N
    以前系统学习过软件编程,每天接触格式严谨的代码,从那以后喜欢上了这种条条框框,认为这些针对自己定制的规则,有助于提高效率和减少错误。
1 f  O  t6 r% C. x, S! K& w
    在入行之前,有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我,我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料,我自己开始琢磨制定一个分类的规则,限于自己的总结概括能力,我决定结合图文来做这件事。刚巧,老秘网也在举行活动,我就把自己粗浅的想法上传网络,请大家评议。 我的资料分类.jpg , w+ J; a5 X: O. o: W5 w
      

4 r8 d: L: i+ G% s, u0 D7 g5 ]! f- M! D: d8 [
    以下为说明:
$ x+ N. I: v6 r* D* `, r    分类用意4 W* Y0 \" ^7 k! h# |, L' v
    一、整理资料和分类,目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有,在什么位置,方便快速的找到它。
& f! U1 a. G7 R1 D% ?' Y! w    二、这种分类习惯一直坚持下去,会得到强化,对提高查找资料的能力,提升工作效率意义重大。9 v* y" H: U# D- k; a' v
/ P0 }4 P) S) y! i
    具体做法
6 p7 m4 s# w# _! Q    存储思路体现:一份资料,“关于***征地拆迁**的报告”,最直观最习惯的思路,应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层,按发文对象来分类是“项目建设部”,按收文对象来分是“征拆指挥部”等;再深一层,按可能用到这份资料的地方,是“项目建设”专项工作类,可能用来模仿行文思路的,是“对上工作”类,等等等等。这么多种分法,其实自身最习惯的分类思维,最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想,当领导催资料的时候,手忙脚乱,这个时候不比常时那种好整以暇的状态,混沌中最清晰的,只可能是自身最习惯的分类思维。
1 T, J: d6 {2 f& s    重要程度体现:0~工作资料,1~个人资料,2~写作积累等,自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前,文件夹按名称排序,保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。
5 @( u: b" {6 N& B QQ图片20150805162838.jpg
. S0 @1 j  D. P$ X+ j9 \* t  d
7 @+ U( J7 \8 d6 j& Y- M  H, p2 g

/ [' R6 s0 u" w    提高资料查找效率:拿我自己来说明:我的想法是先区分是否与工作相关,再按性质分类,不需要单独建类的资料,按单位部门分。一个文件夹里,文件与文件夹一起不超过30个,过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据,还有行文的典型格式和思路;“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等;每一个文件夹建议明确其用途,最好能把用途概括抽象出来,直接命名。
! P# [$ e* Q0 }: U5 k
' m* d- N0 E/ u) l8 m0 U
    其他事项
! Z$ u- S. v$ j% O& k  d( t: {    *大量的文件不要放在桌面,两大害处,一是影响电脑性能,有经验显示,桌面东西越多,电脑响应速度越慢;二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失,这是严重的事故!  a4 e1 Y: B# \& X
    *桌面分类软件:fences2.1中文破解版,很清爽。
; i' z; @) R* a  i' K QQ图片20150806103120.jpg
8 p& V8 O+ A. E" c- p9 Z3 ~4 b( w7 f+ |; h7 A, X6 j* |6 t& Q, Z
游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复
1 E/ O" E  n* B/ t! R6 w

6 _* t  z1 n& S* K: m. L8 R9 u4 r3 s: q8 j6 X$ ]0 ^9 q/ j
新手,文笔不通、思路不清之处,请谅解。请对我的想法坦率的指正,谢谢。
, w9 p. {0 H( q6 E# Y' B8 G0 s  p, ~  k, H

0 Q) x1 _+ Q; d; l( N/ r! q& ~
 

精彩评论58

正序浏览
老猫 发表于 2015-8-5 18:03:21 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
这是传说中的思维导图吗?对头,资料备份也很重要。老猫一般是每年刻一次光盘来保存。( S3 B, Y, u" K
请在活动贴补报名,点击“我要参加”即可。顺便在贴后回复几句,感谢参与。
2 `7 @( w  Z% c$ F4 D8 w, K
 
makia 发表于 2015-8-5 18:51:32 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
对于资料整理这块真的是很纠结5 r: `$ a' ]$ E. G' F4 a
希望能从楼主这里学到好方法
 
181818 发表于 2015-8-5 19:36:36 | 显示全部楼层
 
专业写文章
在信息化时代,资料繁多,归类是一门学问。多少文案人员为之头痛,谢谢你的分享,学习了。
 
扬泰小秘书 发表于 2015-8-5 22:02:53 | 显示全部楼层
 
学习了,怎样整理资料也是写材料的基本功
 
木wen杉 发表于 2015-8-6 09:25:49 | 显示全部楼层
 
每个人的征文分享都值得学习,这篇征文更清晰明了。
 
marymei 发表于 2015-8-8 16:27:15 | 显示全部楼层
 
信息化时代,筛选和整理资料是非常重要的一件事情,学习!
 
血泪无痕 发表于 2015-8-8 17:34:25 | 显示全部楼层
 
,资料繁多,归类是一门学问。
 
寻常 发表于 2015-8-8 17:49:35 | 显示全部楼层
 
按性质分类,按单位部门分,分类简单明了
 
秣马厉兵 发表于 2015-8-8 20:48:41 | 显示全部楼层
 
合理的类别分类,有效归类各类文档,为今后服务领导查阅史料提供方便,能在短时间有效的为领导提供需要的相关材料,便于领导做决策。优秀的小秘要先学会做个高效的管理者,科学分类、及时收藏、安全包村是高效管理者必须具备的技能之一!
 
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