我是一个办公室新手,懵懵懂懂,磕磕碰碰。% N0 Q" C7 b1 _. v! d
以前系统学习过软件编程,每天接触格式严谨的代码,从那以后喜欢上了这种条条框框,认为这些针对自己定制的规则,有助于提高效率和减少错误。
9 f, h, o- p6 v4 ?! U& A% F J& c! u9 w 在入行之前,有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我,我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料,我自己开始琢磨制定一个分类的规则,限于自己的总结概括能力,我决定结合图文来做这件事。刚巧,老秘网也在举行活动,我就把自己粗浅的想法上传网络,请大家评议。
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以下为说明:
1 S- R; a& h9 ] 分类用意
* j3 _# x' q/ S 一、整理资料和分类,目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有,在什么位置,方便快速的找到它。 P: x: o! s* ~! C: X' J5 S. I, n
二、这种分类习惯一直坚持下去,会得到强化,对提高查找资料的能力,提升工作效率意义重大。
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6 |6 ]' M- e; S 具体做法8 K4 Z9 l5 y$ H6 U! {) s, Z
存储思路体现:一份资料,“关于***征地拆迁**的报告”,最直观最习惯的思路,应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层,按发文对象来分类是“项目建设部”,按收文对象来分是“征拆指挥部”等;再深一层,按可能用到这份资料的地方,是“项目建设”专项工作类,可能用来模仿行文思路的,是“对上工作”类,等等等等。这么多种分法,其实自身最习惯的分类思维,最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想,当领导催资料的时候,手忙脚乱,这个时候不比常时那种好整以暇的状态,混沌中最清晰的,只可能是自身最习惯的分类思维。1 `6 l: H$ U5 ]% W& C
重要程度体现:0~工作资料,1~个人资料,2~写作积累等,自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前,文件夹按名称排序,保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。6 n, h+ C+ @6 {, h, m
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提高资料查找效率:拿我自己来说明:我的想法是先区分是否与工作相关,再按性质分类,不需要单独建类的资料,按单位部门分。一个文件夹里,文件与文件夹一起不超过30个,过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据,还有行文的典型格式和思路;“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等;每一个文件夹建议明确其用途,最好能把用途概括抽象出来,直接命名。
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# F1 _ n, E2 ~7 q 其他事项
2 o! e3 ^' v' L6 g- W; T' F *大量的文件不要放在桌面,两大害处,一是影响电脑性能,有经验显示,桌面东西越多,电脑响应速度越慢;二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失,这是严重的事故!
: K7 r) C: b1 ` *桌面分类软件:fences2.1中文破解版,很清爽。6 u+ p% ^4 A8 ]5 u+ }
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$ E' h) n! t* u/ H# r* v; o新手,文笔不通、思路不清之处,请谅解。请对我的想法坦率的指正,谢谢。
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