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晒图征文14号:我是这样设置文件名称及文件夹

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发表于 2015-8-30 00:55:56 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作培训班
      我在一家城投公司综合管理部工作,接触融资、担保、工程等文件材料比较多。领导经常在我耳边说的一句话就是其他部门有的材料,综合部也必须要存一份。故分类保管好文件材料成了我每天必须花费相当精力去做好的事。在这里我想说一下管理文件夹的认识和做法,抛砖引玉,不对的地方,请大家批评指正。

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       为了以后方便查找所需的材料,需要对文件夹目录进行合理的设置,使每一级的文件夹既能覆盖工作的内容,又能符合自己习惯的逻辑想法,而且设置的层级还不能太多。具体说来就是领导想找一个材料,自己应该马上想到在哪个文件夹—子文件夹,而且还是路径还不能太远了,点太多的文件夹,可能自己都心烦。万一实在想不起来,还可以通过everything等搜索能快速找到。
我是采取以下的做法:

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     一、文件的命名

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     1、在对文件进行命名的时候,采取“日期+文件名称”的做法。必要的时候,在名称后面加上报送对像。如“20150828严以律已,做政治上的明白人(X主任)”。
     2、另外遇到在写文的时候,改稿的时候给文件取名的时候,领导是取”XXX(初稿)、XXX(审定稿),我比较常用XXX(一稿), XXX(二稿)这种方式。

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     二、文件夹的分类

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      文件夹的纵向设置,可以按年度—工作—子工作这样的分层,但这是理想,有很多工作如果细分的话,可以分5—6层目录,但是我们在设置尽量只设3层比较好,主要是比较好找,没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理,也有资产管理,也有融资工作。当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。
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     2、对于很重要的文件,领导一般会要求扫描,将扫描件做成PDF格式保存起来。这样做的好处就是领导要材料的时候,可以你直接打印,能省不少复印的时间,当然这需花费一些扫描时间,但是总的来说,是可以节省一些时间。
      以上是我的一些文件保存的具体做法,觉得主要是需要用心及坚持每天整理、分类保存,这样才可以做到理想的效果。
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发表于 2015-8-30 11:42:41 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
基础工作做得很细致。图片略小,看不太清楚,感谢参与征文活动。

点评

谢谢,一直在边小心工作边努力整理。  详情 回复 发表于 2015-8-31 20:07
 楼主| 发表于 2015-8-31 20:07:57 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
老猫 发表于 2015-8-30 11:42
* E: ^' p; e6 K( D' w9 Y8 G基础工作做得很细致。图片略小,看不太清楚,感谢参与征文活动。

% W8 f( g5 M( p谢谢,一直在边小心工作边努力整理。
发表于 2015-9-1 08:57:38 | 显示全部楼层
专业写文章
分门别类,逐步细化,最好是建立结构图,文件找起来就一目了然了
发表于 2015-9-1 10:01:32 | 显示全部楼层
只要有心,就能做好,只有细致,就能周全
发表于 2015-9-1 10:46:29 | 显示全部楼层
基础性工作要做好,多学习。
发表于 2015-9-1 11:11:05 | 显示全部楼层
我是按日期排列文件夹,整个平铺,不再分子文件夹。
发表于 2015-9-2 11:15:26 | 显示全部楼层
文件归档分类,分的好,提高工作效率。              
发表于 2015-9-3 14:46:13 | 显示全部楼层
当然你可以分3个文件夹,但是也可以把子文件夹提升放在一级目录,比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦,不想点太多的双击,可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。
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