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秘书经常丢三落四,问题到底出在哪里?

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秘书工作室 发表于 2016-3-4 22:44:37 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作网络培训班
案例1:该去看望哪些老教师呢?

年底了,校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说,石头,你回忆回忆,今年我联系的学院还有哪些年龄较大的老教授五一、七一、教师节都没有来得及看望的,年底去看看这些老师吧。
 
要知道,每年领导都会在元旦前后、五一、七一、教师节期间集中看望学校老教师,这几次看望下来,被看望的老师加起来也有二十余人,哪些看望过哪些还没来得及看呢,可不能是糊涂账。我绞尽脑汁,搜刮脑海里的回忆,勉强凑出一份已看望教师名单,又在已看望名单之外起草了一份拟看望教师名单送上了领导的案头。
 
领导扫了一眼名单,疑惑的问我,哲学院的XX教授不是五一的时候看望过吗,怎么又列进来了?我一拍脑袋,是呀,当时还是我陪着领导一起去的,陪着XX教授还聊了好一会儿朱熹思想,怎么一点也没想起来。
 
案例2:地址到底是哪?
 
领导最新的著作出版了,交代我寄几本书给外校一位A老师,随手递给我一写有A老师电话和地址的纸条给我,我按领导的要求把书寄出,满心想着这张纸片应该没用了,就丢进了文件销毁袋。没想到过了一个多月,领导又递给我一些书,交代说,石头,还是按上次你给A老师寄书的地址再寄一些书给他吧!
 
我顿时傻了眼,扭扭捏捏了半天,只好对领导实话实说,领导,十分抱歉,上次您给我的纸条我没有保存,您看要不您再给我一次联系方式?领导无奈的说,A老师是我在一次会议上碰到的,他想跟我要几本我的书看看,就在会场上给我留了张纸条,我把纸条给你了,这样,我再通过其他人看能否联系上他。最后,领导通过其他途径再次打听到A老师的联系方式,我才得以帮领导把书寄出。
 
案例3:竟然错过了会议反馈时间!
 
还有一次差点捅了更大的娄子,主管部门邀请领导参加一个工作论坛,收到邀请函的时间很早,我请示过领导,领导说还早,到时候看日程安排再定。我扫了一眼,离论坛还有三个月呢,提前半个月的时候再处理反馈完全来得及,于是连内容也没仔细看,就把邀请函随手塞进了文件柜,心里又盘算起近期的活动。
 
要不都说时间如白驹过隙,当我已经把这件事情忘得一干二净的时候,主管部门打来了电话,口气很急迫,别的单位都已经反馈了,你们怎么还没有反馈?而且论坛还要求提前保送材料,现在材料怎么也没有见到?我惊出一身冷汗,翻箱倒柜总算是找出了邀请函,一行一行读下来,果然已经过了反馈日期和材料报送日期,这下工作可太被动了。深吸一口气,我拿起已经不那么整洁的邀请函,走进了领导办公室承认错误。
 
出了这几次纰漏,石头意识到,这几次错误,都是吃了没有档案意识的亏,问题出在不注意保存和整理办公资料。于是对保存整理领导个人档案真正重视起来,靠着思考和摸索,建立起一套自己的档案系统,几年的实践证明,这种秘书建立的领导档案,虽然不够专业和正式,但却能成为办公室正式档案系统的有益补充和丰富,更可能会在一些时候发挥意想不到的作用。
 
1、首先是全面、详细的做好领导日程及活动的记录。
 
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排,但这种安排往往变更频繁,领导的活动时常会增加或取消,有时就连秘书也不能完全掌握,时间一长,就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排,在办公室负责人的支持下,我们开始每天编制《昨日要情》。
 
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看到现在分门别类,清晰明了的领导个人档案,再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱,我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走的更从容,更稳当。要做好一个秘书,档案意识不容忽视,登记好、整理好、保管好领导的个人档案,不但有助于做好当前的工作,更是建立起了一座信息资源的宝库,往往能在关键时候发挥意想不到的作用。
 
(石头发表于《秘书工作》201412期)
 

 

精彩评论20

正序浏览
九镇义色 发表于 2016-3-14 11:23:45 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排,但这种安排往往变更频繁,领导的活动时常会增加或取消,有时就连秘书也不能完全掌握,时间一长,就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排,在办公室负责人的支持下,我们开始每天编制《昨日要情》。
 
梆梆梆梆梆 发表于 2016-3-15 15:05:13 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
建立档案系统,有益无害
 
梆梆梆梆梆 发表于 2016-3-15 15:22:34 | 显示全部楼层
 
专业写文章
要做好一个秘书,档案意识不容忽视,登记好、整理好、保管好领导的个人档案。
 
horizon 发表于 2016-3-23 09:07:31 | 显示全部楼层
 
不当秘书了,现在有点散漫,感觉记不记都没事一样。
 
一二三四 发表于 2016-4-15 16:20:08 | 显示全部楼层
 
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排,但这种安排往往变更频繁,领导的活动时常会增加或取消,有时就连秘书也不能完全掌握,时间一长,就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排,在办公室负责人的支持下,我们开始每天编制《昨日要情》。
 
wang7003431 发表于 2016-4-16 16:43:03 | 显示全部楼层
 
实践出真知                                                                    
 
liyimin 发表于 2016-7-8 15:13:59 | 显示全部楼层
 
正是急需的  也是困扰很久的问题!  学习!~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 
初来乍到 发表于 2016-8-17 15:39:23 | 显示全部楼层
 
我也是个丢三落四的人,学而不思则罔学习!
 
孙颖昊 发表于 2016-8-19 09:32:12 | 显示全部楼层
 
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排,但这种安排往往变更频繁,领导的活动时常会增加或取消,有时就连秘书也不能完全掌握,时间一长,就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排,在办公室负责人的支持下,我们开始每天编制《昨日要情》。
 
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