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上司外出办事时行政部通知开会怎么办?

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见习秘书
见习秘书  发表于 2016-6-6 19:17:41 |阅读模式
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职场问答
  来源《秘书》杂志
一平案例
上司外出办事时
行政部通知开会
文/一平工作室
 案 例       
  珍妮是公司市场部经理的秘书。这天上午上司外出拜访客户去了。10 点左右,综合办主任来电话:“今天下午1 点钟总经理召开各部门经理会议,时间大约1 个小时,请你们经理准时参加。”珍妮估计上司要1 点半才能回到办公室,2 点钟还约了万马公司的李总谈事。下面是珍妮接到主任的电话后,按顺序所做的几件事情。请问哪种做法合适,并说明理由。
 选 项 
a.问主任:“我们经理出去拜访客户了,1 点以后才能回来,那该怎么办? ”
b.对主任说:“我马上和经理联系一下,看他能不能按时参加会议。如果不能,稍微迟到一会儿没事吧? ”
c.由于上司正在与客户洽谈,手机关机,只好给客户打电话:“请转告我们经理,让他在方便时给我来电话。”
d.给李总的秘书打电话,说上司下午临时有会,不能按原计划接待李总了,希望能另约时间,回头上司会与李总联系。

e.放下主任的电话不久,上司就打电话回来了,珍妮汇报了开会的事,上司说很难在1 点钟赶回来,于是珍妮问:“那要跟主任说不能参加会议了吗? ”


上周“职场问答”
老总心情烦躁不接电话
答案及分析
  本题的最佳选项是a。秘书的优秀表现在与上司有默契, 能理解上司的每一个意图。年终事务繁杂,再加上业绩欠佳,上司因为心情烦躁而说些言不由衷的话是很正常的。选项a 的处理方式给上司留下了一条很体面的退路: 待忙过这段时间或者情绪稳定之后,上司可能会自己也可能会委托他人来谈广告问题。“今天的安排特别多”是一个比较合理的理由,对方比较容易接受,从而不会有被冷落或被怠慢的感觉。
  选项b 的处理方式给了客户一个很傲慢的印象,这会破坏双方的合作关系。
  选项c 与选项b 一样,甚至有过之而无不及。你赶材料就那么重要,接个电话耽误几分钟都不行?!
  选项d 多少有些自作聪明。老总之所以不想谈,与其说是没时间,不如说是没心情,但这并不是说他一定不想谈。销售业绩滑坡,可能就有广告投放方面的问题,老总不仅有可能要自己来谈,而且要把这个问题谈得更深更透。所以,安排别人来谈是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
  选项e 与选项d 犯的是同一个错误。生意场上也讲究对等原则,对方是总经理,并没有主动提出让秘书转达,秘书不能越俎代庖。
  点击此处查看上周题目详情:老总心情烦躁不接电话
获奖读者
  以下三位读者将获赠《秘书》杂志一本,请获奖者通过留言或消息回复您的详细地址和邮编。其它精彩解答都将入选“精选留言”,大家还可以就此题目进行深入讨论。
momo
  选A。年终了哪个公司的老总都忙,所以这个理由应该会得到赵总的理解,而且说话语气较谦和,而且答应一有空就会给对方回电话,对方觉得可以得到回复自然会耐心等待。 B选项语气较为随便,会让人觉得这个秘书怎么比老总还大。 C选项不接电话理由不够充分,不能体现老总忙得不能接电话,会让对方有一份材料还重要过我的想法。 D选项对方想直接跟老总谈,秘书却随便让他去找某个经理,会让对方感到不被重视,可能会影响两个公司的关系。 E选项说老总身体不舒服是可以的,但是广告问题涉及到一些商业秘密问题,是不可以跟对方的下属随便说的。
拾荒者
  a选项比较合适,老总现在心情不佳,秘书偶尔可使用善意的谎言来回复对方,对方是客户,所以回答语气应该委婉些,不可过于强硬,不要让对方感到自己很不重要,可有可无。
蒋红燕
  选a。若选b,会使对方猜疑不接电话的原因,影响后续工作的开展;若选c,不誠实,是欺骗对方和自己的语言,因为老总并沒有赶材料,习惯后养成秘书随意说谎的坏习气,最终损失企业的形象和利益;若选d,秘书替老总作主行使权力安排事务,是失职。比较而言,选a。选a,为老总和对方下次心平气和的交流赢得机会。

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