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[嘉宾文论] 言之有物、有序、有方——如何写好工作总结

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发表于 2017-9-4 21:22:56 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作培训班
此前讲过了计划类、展望性公文的写作,这次我们讲总结类的公文,包括工作总结和经验材料。这一次先讲工作总结。写好总结是文字工作者的重要工作和职责,是“笔杆子”必备的基本功。
讲四个方面的内容,第一部分是基础篇,关于总结应知应会的知识,第二部分是提高篇,总结写作时三分方面的要求,分别是有物、有序、有方,第三部分是强化篇,如何写作高水平的总结,第四部分是实例篇,结合一篇范文来剖析。
 
关于工作总结的应知应会
 
 
一、工作总结的概念
 
总结是对一定阶段内已经做过的工作进行理性系统的回顾梳理、分析研究、总结提升所撰写的公文,目的是为了吸取经验和教训,以利于加强和改进今后工作,为以后的工作奠定基础。
 
二、工作总结的特点
 
1、自我性。总结是主体自身活动实践的产物。它以客观评价自身工作活动的经验教训为目的,以回顾自身工作情况为基本内容,以自身工作实践的事实为材料,其所总结出来的理性认识也应该反映自身工作实践的规律。所以内容的自我性是总结的本质特点,在表述上用第一人称。
 
2、概括性。总结不是工作实践活动的记录,不是记流水账,不能完全照搬工作实践活动的全过程。它是对工作实践活动的概括,要在回顾工作实践活动全过程的基础上,进行梳理、提炼、归纳。
 
3、启发性。一篇总结给人启发越大,它的作用也越大,价值也越高。是否具有启发性,关键在于能不能提出深刻而具有普遍意义的见解,揭示某些规律性的东西,把感性认识上升到理性认识,这正是总结的价值所在。
 
三、工作总结的分类
 
根据内容的不同,可以把总结分为工作总结、管理总结、学习总结、活动总结、会议总结等等。
根据范围的不同,可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等。
根据时间的不同,可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。
从内容和性质的不同,可以分为全面总结和专题总结两类。
根据主体的不同,可以分为系统总结、单位/部门总结和个人总结。
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四、工作总结的结构
 
总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
1、标题。总结的标题大体上有两类构成形式:一类是公文式标题;一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成,如《××集团公司2016年度思想政治工作总结》,有的只写《工作总结》等。
 
2、正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。
(1)前言。即正文的开头,引子,简明扼要地概述基本情况,交代背景,点明主旨或说明成绩,做必要的铺垫。
(2)主体。这是总结的核心部分,其内容包括做法和体会,成绩和问题,经验和教训,下一步思路打算等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上,深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训,揭示工作中带有规律性的东西,提出今后的工作目标和计划。
(2)结尾。可以概述全文,可以说明好经验带来的效果,可以提出今后努力方向或改进意见。
3、尾部。包括署名和时间两项内容。如果标题中已有署名,这里可不再写。
 
五、工作总结写作态度
 
1、首先要有实事求是的态度。工作总结中,常常出现两种倾向:一种是好大喜功,搞浮夸,只讲成绩,不谈问题;另一种是将总结写成了“检讨书”,把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结应该如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上,对成绩,不要夸大;对问题,不要轻描淡写。
 
2、其次要有理性认识的态度。一方面,要抓主要矛盾,无论谈成绩或谈存在问题,都不要面面俱到。另一方面,对主要矛盾要进行深入细致的分析,谈成绩要写清怎么做的,为什么这样做,效果如何,经验是什么;谈存在问题,要写清是什么问题,为什么会出现这种问题,其性质是什么,教训是什么。这样的总结,才能对前一段的工作有所反思,并由感性认识上升到理性认识。
 
3、第三要有面向未来的态度。总结是最好的老师,总结过去是为了面向未来。没有总结就没有进步,总结是一面镜子,通过总结可以全面地对成绩与教训、长处与不足、困难与机遇进行客观评判,为下一步工作理清思路,明确目标,制订措施,提供参考和保障。
 
 
提高篇——工作总结写作的要求
 
 
一、内容上的要求:有物
 
总结要写好,首先必须言之有物,实实在在,有比较充实的内容,不能干瘪空洞。但有物有不能是堆砌,记流水账,而是必须进行必要的概括和提炼,选取合适的角度来对工作成绩和经验进行梳理。善于选准角度,既是一种技巧,又是写好总结的重要因素。可以有以下几种选择角度的方法:
 
1、根据工作职能进行总结。这是一种最主要的总结角度,常用于年度工作报告,用于对工作进行全面总结。如税务部门的主要职能是“执好法、收好税、带好队伍、服好务”,某省国税局在总结工作时就归纳为“税收收入跃上新台阶;依法治税得到新加强;队伍素质有了新提高;纳税服务有了新改进”等部分,这就是从工作职能出发来总结工作的。
 
2、根据工作思路进行总结。如果工作思路与众不同或别有创新,也可以围绕工作思路来总结。某企业总结五年规划制定工作,在回顾做规划的思考准备和理论依据时,从这几个方面总结:一是适应经济新常态,认真转变发展观念;二是认清行业新趋势,进一步强化危机意识;三是抢抓改革新机遇,切实增强紧迫感;四是把握有利因素,坚定发展信心。这样就把工作背后的思路阐述得非常清楚,一般来说,用这种角度来总结工作,效果好坏主要取决于思路是否清晰、深刻、新颖。
 
3、根据工作特色进行总结。这种方法常用于专项工作的经验介绍,对执笔人要求比较高,不仅需要充分掌握材料,而且还要有一双善于发现的眼睛,能从大量的资料中挖掘出闪光点来。某单位总结思想政治工作,从原始素材中提炼出“工作扎实、细致耐心、方式灵活、领导带头”几方面特点,由此归纳为“立足一个实字,增强思想政治工作的针对性;着眼一个细字,增强思想政治工作的感染力;突出一个活字,增强思想政治工作的吸引力;强调一个带字,增强思想政治工作的感召力”等部分,显得不落俗套,写出了新意。
 
4、根据采取的工作措施进行总结。这也是很常见的方法,主要用于对某方面的工作进行总结。如某市纪检部门抓“执行力建设”时采取了“统一思想、转变作风、加强督办、素质培训”四大措施,总结时就归纳为“统一思想抓落实;转变作风抓落实;督促检查抓落实;提高能力抓落实”四部分。某市工商局从“教育引导、内外监督、健全制度和严格惩处”等方面抓规范执法工作,总结时就归纳为“创新载体,提升教育的针对性;内外并重,增强监督的实效性;建章立制,确保机制的长效性;狠抓不懈,提高查处的准确性”。这是根据工作措施进行总结的典型例子。
 
5、根据开展工作的时间进行总结。这种方法一般用于对专项工作进行总结。如完成某个重点项目后,从“领导重视,精心组织;制定方案,分工负责;加强协调,形成合力;抓好试点,健全方案;狠抓落实,强化执行;总结提高,优化改进”等六方面进行总结。这个例子所采取的角度就是开展工作的先后顺序。应该说,这种方式能完整描述整项工作的全貌,但缺点是重点不突出,特点不明显,写不好很容易变成流水账,难以给人留下深刻的印象。
 
6、根据“关键词”进行总结。党代会、中央全会等各种重要会议,往往会提出一些新的理念,出现一些热点词汇。合理利用这些热点词汇来总结工作,既可以体现时代气息,又可以提升文稿的高度。比如中央提出五大发展理念,某企业在总结当年工作时,可以用创新、绿色、协调、开放、共享作为关键词,把相应的内容归并到这五个内容下,总结为“坚持创新发展,增强公司发展活力;坚持协调发展,提升发展整体效能;坚持绿色发展,推动企业发展可持续;坚持开放发展,培育国际竞争新优势;坚持共享发展,追求多方合作共赢”,内容全面,有新意,也符合中央要求。
 
7、根据参与主体来总结。当某方面工作或者某个重大项目完成后,一般都要召开会议,总结工作,表彰先进。这种场合的总结部分,往往围绕参与该工作的各主体来构思。如某次抗洪抢险救灾工作总结表彰会议的总结部分就采用了这种方法,“在整个抗洪抢险中,党中央高度关注……;受灾省区的各级党委和政府,认真贯彻执行党中央、国务院的方针……;人民解放军和武警部队坚决响应党和人民的召唤……;人民群众是夺取抗洪抢险胜利的主力军和真正英雄……”,这是按参与主体总结的一个经典范例。
 
8、根据解决的问题来总结。在总结工作时,针对解决的问题来归纳,往往也会取得很好的效果。如服务部门总结工作,客观来说这个部门做了很多工作,从解决“脸难看、事难办、门难进”等问题出发,将工作总结为“进一步提高服务意识,尽量让老百姓少受一点气;进一步改进服务环境,尽量让老百姓少跑一点路;进一步优化服务手段,尽量让老百姓少花一点钱;进一步提升工作效率,尽量让老百姓少排一点队”四个方面,得到了领导的认可。用这种角度来总结工作,针对性强,直接鲜明,能给人留下较深的印象。
 
以上归纳的几种角度,在实战中它们往往不是独立使用的,常常是根据情况有机组合的。撰写总结时,应当认真收集材料,掌握总结对象的特点,尝试从多个角度出发,把思路向四面扩散,沿着不同的方向、不同的侧面思考问题,然后再进行比较分析,找出最佳的总结角度和方法。
 
要做到言之有物,内容充实,需要注意以下几点:一是要重视调查研究,熟悉情况,全面掌握,避免以偏概全。二是要坚持实事求是的原则,是成绩就写成绩,是不足就写不足,不能文过饰非,也不要妄自菲薄。三是重点在于出经验,找规律,不能停留在表面现象的认识,而要总结归纳出规律性的结论。四要善于发掘亮点,总结经验,利于积累和推广。五要要注意点面结合,定性与定量结合,用必要的数据和典型事例来说明情况。
 
总结中容易出现以下共性问题,需要在写作中注意避免:一是罗列工作,写成“流水账”,重点不重,亮点不亮,个别工作叙述太琐碎或表述不清晰。二是报喜不报忧,把总结当作表功的工具,背离了总结的本意。写成绩浓妆艳抹,谈问题遮遮掩掩,甚至略去不提。三是虚话套话太多,实质内容干瘪,甚至歪曲事实,生拉硬扯,是明显的走过场、穷应付的形式主义。
 
二、结构上的要求:有序
 
做到条理清晰,层次得当,结构有序,合理布局。
1、内在结构要求
总结的内容一般应该包括工作业绩、亮点经验、困难和问题、下一步工作安排四个部分。业绩总结要简明扼要,将主要业绩指标和重要工作完成情况总结好;工作亮点总结、分析要到位,特别是工作当中的具体做法、措施、成果、影响、启示;困难和问题要准确概括,特别是要找到问题的深层次原因,找到制约的根源所在,并且要区分主观和客观两个方面;工作部署要纵观全局,措施具体到位,并且要注意可操作性,以便为今后工作的开展提供有效指导。
 
2、外在结构要求
(1)标题要对。一般总结虽没有发挥的余地,但一定要写全面。一般是主体+时间段+总结事项+总结,标题规范了,一便于存档,二便于查找。
(2)引言要精。引言应短而精,官话、套话、废话要少,尽早进入主题。
(3)总结要全。总结主要分两大部分,第一部分是业绩,第二部分是特点。业绩部分要全面。把各级领导的关心、兄弟部门的支持、员工们的努力和部门的主要工作要写全面,但一般不要超过5点。特点是本年度、本文的精彩之处,与往年的不同之处,本部门主要的、重点的成绩,一定要认真写好。特点不要超过三点,多了就不是特点了,别人也不容易记祝
(4)不足要准。存在一些问题、不足和遗憾,一定要找准写好。特别是要把领导认为存在的问题、员工感觉存在的问题和阻碍公司发展的主要问题要找准找对,深刻反省,写深写透。不足一般不超过3点。
(5)改进要实。针对成绩、特点和不足、问题,明年应怎么办?这点一定要写好。要有具体的办法和措施、步骤。
 
结构上容易出现问题:
1、“头重脚轻”。这类总结,前面面面俱到,事无巨细,黑压压一大片,篇幅明显大过下半部分内容。
2、“平铺直叙”。工作按照条目分段来写,像账房先生。
3、“乏善可陈”。只是总结成绩,没有经验、措施、成果及影响的总结。
4、“就事论事”。没有发现工作中存在的问题,也没有进行认真的分析原因,或者只是提困难,没有建设性的意见和建议。
5、“计划不详”。这类总结,对于下一步的目标、思路、打算、措施写的可谓是简单至极,草草完事。
 
三、效果上的要求:有方
 
我们说,总结要有启示性,要总结规律、揭示本质,指导未来,这样总结才有好的效果。
1、明确定位:写给谁看?有目标导向,有对象意识。对内,是给上级领导,是给参与相关工作的人,对外,是给主管部门,给外部专家,也许是客户和投资者、合作伙伴等利益相关者。面对的对象不是单一的,但有侧重点。不同的对象对工作总结的要求,文风,素材,框架区别都很大。很多人写总结习惯复制粘贴,但是面对不同的对象,你能随便复制粘贴吗?不同对象感兴趣的内容点也许不同:
直属领导:想听听你对工作中发现的问题和解决思路。
上级领导:想知道你对未来工作的目标和具体的措施。
主管部门:想知道你们工作中可以借鉴推广的亮点。
外部专家:想知道你们工作中的创新之处和具体成果。
服务客户:想知道工作中出现问题的解决办法和配合要求。
 
2、明确层级:你处在哪层?如果按基层,中层,高层分类考虑,基层往往侧重搜集材料,中层往往侧重提炼思路,高层往往侧重提出愿景,这些就决定了总结的基调和选材必须有差异。基层写总结多是具体工作,直白说就是没有功劳晒苦劳,都是差不多的工作,就比一比谁的份量足。这样带来的一个弊端就是工作总结越写越厚。基层要敢把年终总结写薄,要么是工作业绩太出色,要么的确没什么好业绩写。中层写总结就要更高的要求,仅仅会记流水账还不够,还得会归纳提炼。一般都要在上一阶段的基础上,提出自己未来的工作思路,这里面不能只是没有业绩凑亮点,而是要拼深度拼力度。高层做总结,更多是强调战略规划,展示发展前景和空间,对高层而言,好总结不是比谁写得多,而是比谁看得远。
 
3、明确目的:为何要写?即便是一份普通的工作总结,在不同的场合,写的目的是不同的。如果是年终盘点,更多需要总结一年的得失,为明年做好规划。如果是项目总结,可能需要预判风险,想一想万一风险来临,可以向哪里寻求应对之策。如果是工作阶段性总结,要分析完成目标需要哪些资源保障,如何更有效推进。如果工作总结只是流水账,那真的没有写的必要,毕竟你做的大部分重要的事情,领导都知道,要是领导都不知道,要么说明工作不重要,要么说明业绩不突出。聪明的总结不只是回顾过去,而是要说服对象,争取支持和需要的各种资源,毕竟,工作总结是你与对象沟通的一种重要武器。所以,要记得最后感谢领导与同事。总结不能只谈自己的丰功伟绩,还要感谢那些支持你取得这些成绩和成长的人们。
 
4、明确基调:何种写法?曾国藩写奏折,屡战屡败和屡败屡战,一字之差,意思大变。类似的,问题众多还是挑战重重,一无所获还是积累经验?这不是玩文字游戏,这是态度问题!同样的成绩,不同的解读就会带来不同的反馈。语言是有力量的,有时候语言的力量能帮你保住饭碗,因为语言是态度的反应,积极还是消极,主动还是逃避,不可消失。
 
5、明确框架:何种形式最佳?工作总结最忌写成一笔流水账,要有一个框架。是以点带面还是面面俱到?一分为二还是抓大放小?还是常用的三段论,要想清楚。比如总结降本增效,如果零零碎碎写了一堆,没有人认为你的工作做得好。可能,领导想看到的无非两点:要么开源,要么节流。如果开源不够,那就说说司节约了多少成本。这样的框架借助了成本管理思维,有力说明了琐碎的工作和重要的成本控制工作之间的联系。MBA里面有很多商业分析框架,都可以用得上。
 
6、明确数据:定性定量?在工作总结中经常需要谈业绩指标,其实业绩指标未必就是数据,指标分定性考核和定量考核,引导性指标和约束性指标。定性指标往往弹性很大,谁能够概括得更给力,总结得更深刻就最出彩。定量指标比较难对付,但是也有技巧,比如有三句话,A:全年任务基本完成…,B:全年任务完成了92.1%,C:全年任务全面达成…你能看出哪种是完成情况良好,哪种是完成情况出了问题,哪种是一切尽在掌握时说的话吗?如果有一组不错的业绩数据,用排比法会很给力。对于数据,分析更重要。例如列出人员结构比例的变化数据、人员配置率数据、流失率数据、培训流失率、内部晋升人员占比等,需要根据数据的变化进行分析,发生这些变化的原因。其实工作中的数据,知道哪些不该说和知道如何把事说明白一样重要,这些事情就只能意会不能言传了。
 
7、明确风格:求新求稳?工作总结要不要形式出彩?这是一个很难有标准答案的问题。创新形式和形式主义只有一步之遥。这之间的转换又很有可能只是取决于工作业绩和得到的评价。到底是哪种情况,要斟酌,不要为了形式而形式,切记最好的总结还是“以成绩说话”,“用事实说话”。形式创新只是应急之需,绝不是长久之策。
 
 
强化篇——写出高水平的总结
 
 
总结要写好,“三要”不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。
 
一、总览情况
 
总的情况要清楚,做到心中有数。
首先,要进得去,出得来。进得去,就是要朝着“更加清楚”的方向“下更深功夫”。出得来,就似乎要跳出局外对照比较。跳出来看一看,请别人说一说,和外面比一比,这样,就更清楚哪些是真正成绩,哪些是主要问题,哪些事大哪些事小,哪些当写或不当写。
 
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七是语言上创新。总结报告的语言特色,应该追求平实、简洁、生动、深刻、精辟、有力。其表述手法多用叙述、议论,可用描写,还可抒情。做好能有点睛之笔,尽量让人记住一两个好句子。

作者:胡森林 来源:山羊胡的公文课堂  微信公众号

发表于 2017-9-6 13:16:22 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
好文章!!!!讲的比较清楚,有很直观!!
发表于 2017-9-6 23:07:32 来自手机 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
你的非常好真是个专家的水平
发表于 2017-9-7 10:54:53 | 显示全部楼层
专业写文章
总结要写好,“三要”不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。
发表于 2017-9-8 00:05:24 | 显示全部楼层
首先,要进得去,出得来。进得去,就是要朝着“更加清楚”的方向“下更深功夫”。出得来,就似乎要跳出局外对照比较。跳出来看一看,请别人说一说,和外面比一比,这样,就更清楚哪些是真正成绩,哪些是主要问题,哪些事大哪些事小,哪些当写或不当写。  
发表于 2017-9-14 17:23:29 | 显示全部楼层
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发表于 2017-9-14 18:02:23 | 显示全部楼层
总结总结得很棒,先总后结,总揽而结
发表于 2017-9-14 21:00:10 | 显示全部楼层
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发表于 2017-9-15 10:05:37 | 显示全部楼层
总结要写好,“三要”不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。
发表于 2017-9-15 10:50:47 | 显示全部楼层
非常实用呀,学而不思则罔
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