梁台旧人

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这家伙很懒，什么都没写...

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学习收录——九段秘书工作法

已有 212 次阅读2015-4-22 16:09 |个人分类:学习收录| 工作法, 秘书

九段秘书工作法

一段秘书的做法:发通知——用手机短信、微信或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发完通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知、落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给负责人，保证负责人在会前知悉缺席情况，也给负责人确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知、落实到人、会前通知后，检查会议室电脑、话筒、灯光、空调、茶水、杯具、桌椅是否准备齐全、工作正常，我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？
五段秘书的做法:细准备——发通知、落实到人、会前通知、也检查完物品设备后，还得了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知、落实到人、会前通知、检查完物品设备、也提供了相关会议资料后，还在会议过程中详细做好会议记录、取好镜头、观察领导茶水是否够(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给负责人，然后请示负责人会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给负责人与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报负责人。
九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！