公务接待手册

  1
来文通知或领导安排
! w2 ^4 P) @" G# f, ^& S　　一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察，事先都要通过函件往来联系，或通过电话联系。属于上级领导来考察，不存在同意不同意问题，也不存在回函问题，直接考虑如何接待的问题；属于外单位来学习考察的，要给领导汇报，请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来，或者是让对方推迟几天来，要通过回函或电话联系告知对方，在此基础上考虑接待方案，做好接待准备。
) F3 `4 i& ]( [2 Y　　
2
与对方联系人取得联系，确定时间、人员、行程等事宜
　　确定时间，来访人员职务、姓名、联系电话，对方日程及行程安排，是否需要召开会议、就餐、住宿，是否需要预订机票火车票。
　　
3
制定接待初步方案
* f3 K; M& {! f6 f6 ^, F* s　　向有关领导汇报，确定我方陪同人员。安排日程及行程，合理制定参观线路。落实责任人，分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容：
　　一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；
　　二是会议议程及有关事项（含主持人、讨论议题等）；
. t2 f1 b+ W  w. l  P　　三是用餐、住宿安排及有关事项（含餐桌号、房间号安排，陪餐人员安排等）；
　　四是对方人员名单；
3 d6 K0 g9 p0 B9 h9 ]　　五是我方陪同人员名单；
+ [' m. a  W' ~  q; H$ t1 ?- q' ?1 g* g　　六是工作要求及分工等有关事项（含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等）。
% ?; X, J5 M! S: I　　若遇大型接待或接待日程较长，可考虑印制接待方案发放给对方，还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介，考察期间天气提示等等。
2 Q9 u, D6 ~/ k" J　　
6 r- {( X/ ~; q' X4
与对方进行沟通，修改、确定接待方案
　　按照对方要求，修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前，一定要及时告知我方，便于应对。
　　
+ {% P& {9 ?+ ^6 y! e5
8 f! `1 L# H1 |. u迎接、引导（或接机接站）
　　向有关领导汇报，根据接待需要确定迎接、引导人和车辆（接机接站人和车辆），要随时与对方联系人取得联系，掌握行进度，有效控制对接时间。若接机接站，看是否需要准备鲜花等物品。
　　
8 D- w0 W4 u+ X9 t& P6
6 Q& |2 n4 j: v6 W+ Q0 I/ w按路线参观
　　要安排专人对路线进行视察，确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁，注意人员控制，防止出现突发事件。若同时接待几批宾客，要注意合理安排参观顺序，避免扎堆、碰头现象。
　　
! M2 o: G, h0 q/ K3 f7
* K9 Z& k4 H  l% `7 R0 Q% F5 O# F召开会议
　　如需召开会议，一是要做好会议室布置，包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料，需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
5 Z& N% X/ |) L, L" }: K  B! G　　
8
9 L; O. o. a1 z" P7 `3 b用餐
　　要提前与对方沟通好是否用餐，或根据参观、会议结束时间安排用餐。
1 V( [5 i9 Q6 o" n% y　　一是要确定用餐地点，在内部食堂还是其他餐馆；
　　二是要确定是否用酒，若不确定，需带酒备用；
　　三是要确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康、突出地方特色；
　　四是要确定用餐时间，若时间不确定，提前安排人到餐厅，根据参观或会议进程灵活安排（若要喝酒，可以先上凉菜，宾客到后边喝酒边上热菜，避免等待）；
　　五是要根据用餐情况，及时增添饭菜，若喝酒要把握好上主食的时机，避免等待。
　　
, R" q) }6 l, R& R% X3 X1 p1 ^9
住宿
8 b; {# D, e! l3 n- i　　若需要住宿，需提前预订好老秘网，遇重要宾客，要先派人到老秘网开出房卡，放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
　　
10
送机送站
　　若对方需要，提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品，要提前安排好。
　　
  J4 m0 j9 U* |. K0 W# |4 q; Z' e11
与对方联系人联系，听取意见建议
: ^- u/ R! \- R7 h! |1 H# W　　及时询问对方返程是否顺利、进行问候，真诚请对方提出意见建议。
7 a) ?2 Q: e) q　　
12
0 k' w6 L$ I  Z3 |) a召开总结会，分析、改进
6 a5 q! e) ^  F' I　　组织接待人员“回头看”，分析存在问题，对不足的地方提出改进意见。
　　

感谢楼主，有借鉴作用。