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梁实秋先生说：“文学作品无不崇尚简练，简练乃一切古典艺术之美的极则。”我想，这也适用于机关公文罢，因为简洁正是公文写作的一个基本要求。
简，即简少之意。古字“简”的下部，门里是个“月”字，意从门缝透进的一丝月光。
洁，即除去杂质之意，留下的便是精华了。因此，简洁也就是“少而精”，这是公文写作所追求的最佳境界。
少，是指篇幅短。篇幅短，这是相对而言，不是越短越好，也不是一切公文皆作短文。譬如，全国党代会的报告，一万余字便是“少”了。一个企业的年度工作总结，一万字便太多了。1992年北京市好公文评选中，膺选一等奖的首钢总公司的年度工作总结，只用了1900余字。言之有物，短文长看；言之无物，长文短看。
精，古意为上等细米。《庄子·人间世》有云“鼓荚播精”，说的便是用小簸箕簸细米。后来引申为经过提炼或挑选的完美的东西，如精兵、精英。公文的精练，须立意精辟，结构精巧，材料精当，叙议精到，文笔精悍。“少而精”是个统一体，不可偏废。只有“少”，而无“精”，难免成了“少而空”。公文要达到简洁的程度，须下一番功夫。初学写作者不妨从以下几方面作些努力。
首先，在动笔前先搞清公文的阅读对象，是上级机关、所属部门还是基层单位，这样在提笔时才知道哪些该写，哪些不必写；哪些详写，哪些略写，公文才能凝而不泛，有较强的针对性。这是写作上的“看人下菜碟”。譬如，行文的对象若是上级机关，公文中就要少引用上级精神，少讲道理、发议论；若是下属单位，也要分分层次，在叙述的详略和侧重点上都应有所区别。对象明确，有的放矢，便能“冗繁削尽留清瘦”。
其次，有一写一，有二写二。不要凑篇幅，凑结尾，凑“三大段”“四大块”，公文才能实而不空。清代学者刘熙载在《艺概·文概》中说：“应用文有上行，有平行，有下行。重其辞，乃所以重其实也。”这就是说，人们之所以重视公文，是因为看重公文中所讲的事情。公文是办理公务的工具，要求下级做什么事，请求上级批准什么事，写清楚说明白就行了，不要再加上一堆浮词虚语；事情交代清楚了，话说尽了，就戛然而止，不要再硬添一段结尾。水平高低不在篇幅大小，分量轻重不在稿件长短。即使讲道理也要实讲而不能空讲，先摆出事实，再引出道理，才有说服力。
再次，写作的材料要广采博收，偷不得懒。老舍先生说：“简练需要概括，需要多知多懂。知道一百个人，而写一个人；知道一百件事，而写一件事，才能写得简练；心有余力，有所选择，才能简练。”这是真知灼见!欲写得少，先求其多。当然，在实际写作中，写一个事例要求有一百个事例垫底，恐怕难于做到。变通一下，用十个事例垫底总是可以的罢。否则，没有一定数量的事例，就很难选择出最精当、最典型的事例来，文章也不可能达到精炼。
最后，公文写成后要反复删改。“字怕悬，文怕念”，多念几遍，不通顺的地方就没有了。米淘三遍砂粒少，文改数遍质量高；干锤百炼出好钢，再三修改出华章。海明威对他的中篇小说《老人与海》，前后删改了二百多遍，“砍伐了整座森林”，只保留下原稿篇幅的十分之一。结果此书一问世便轰动世界，读者无不为他那无与伦比的洗练笔法所折服。古人说，文章的最高境界是“删繁就简三秋树”，深秋的树，经过数度秋风，干净得只剩下枝枝杈杈。公文要写到这种地步，非要有足够的耐心，不厌其改才行。
以上说的凝而不泛、实而不空、广而不滥、简而不赘，是达到公文简洁最起码的要求。有人说，这些要求已经很高了，公文的简美太难达到了。这不禁使我想起了一首古诗《箜篌引》，只四句十六字，却写出一个极其悲壮的故事：
公无渡河，
公竟渡河。
渡河而死。
其奈公何!
自从读过这首诗，每当我经过浊流滚滚的黄河时，眼前总会浮现出那位无所畏惧的“公”，他没有任何渡河的工具，却义无反顾地跃入黄流，虽然最终不敌浊浪而死，但是这种没有条件也敢于向困难挑战的精神令人赞叹。有了这种精神，天下还有什么奈他何!同样，有了这种精神，公文的简美就不难达到了。
摘自《品味公文：公文写作大手笔练就之道》王群/著
