关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

[机关事务] 老秘答办公室事务管理有做哪些工作?

[复制链接]
陕西老秘 发表于 2011-8-17 15:58:33 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

; y8 ?) E& t, Q1 p* b2 y

 

2 m3 g* w* m) y9 F6 K

当办公室文员,从事办公室事业管理工作,具体要做哪些事务?

% p4 p9 j' S/ Z( r1 w

 

5 }* J+ Z& T4 }

老秘回答:

6 H9 n9 }1 R1 i/ {, _

 

, x2 `# }2 i% m) L7 @% B

这个视各单位而定,可能会有所不同,一般会有以下几项工作职责:

( Q& P1 r5 A+ ^! ` e! A

掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法,包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。 

1.经常清洁整理责任区 
(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。 
(2)清洁整理本人参与的公用区域。 
2.设备、物品要放置适当、取用有序 
(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序,方便操作。 
(2)公用资源摆放有序,用后归位。 
3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 
(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。 
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。 
(3)办公家具方面的隐患。 
(4)办公设备及操作中的隐患。 
(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。 
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。 
(7)火灾或消防中的隐患。 
4.收、发文件或邮件的工作程序 
(1)收文件或邮件的工作程序包括:签收、拆封、登记、分类。 
(2)发文件或邮件的工作程序包括:查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。 
5.上司不在时,秘书处理信件或邮件的方法 
(1)将公司和外来的信件或邮件分开,并把内容大致记录下来。 
(2)主动与上司联系,告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。 
(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。 
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。 
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来,并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。 
(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中,标上“需要××处理”的字样。 
6.接打电话 
(1)处理电话留言的一般原则:简洁、完整、准确、及时送达。 
(2)接电话的方法 
1)“响铃不过三”。 
2)有问候语。 
3)如果来电要找的人不能接听电话,要恰当回答。 
4)注意接电话的语调。 
5)做好电话记录。 
(3)拨打电话的方法 
1)首先报出本人的姓名和单位名称。 
2)如果想留言请对方回电,要留下自己的电话号码。 
3)要问对方此时打去电话是否方便。 
4)注意自己的语言。 
5)适时结束通话并用规范的结束语。 
7.办公用品的发放程序 
(1)指定专人发放。 
(2)按单位的有关制度和规定时间发放。 
(3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。 
(4)填写物品申领表,由授权人签字批准。 
(5)清点核实发放的办公用品。 
(6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。 
8.节约使用办公用品的措施 
(1)复印机:填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。 
(2)传真机:指定专人使用;做好登记并保留发送记录。 
(3)计算机、打印机、因特网:限制使用,彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使 用。 
(4)电话、移动电话:控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。 
9.用ABCD法则排出工作的优先等级 
A类:重要并紧急的,必须立即做、优先做。 
B类:重要而不紧急的,应接着处理。 
C类:紧急而不重要的,有时间才做。 
D类:不重要又不紧急的,可以不做。 
10.有效利用时间的方法 
(1)明确自己的工作任务和职责。 
(2)要区分常规工作和非常规工作。 
(3)分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,科学有序地完成工作任务。 
(4)巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率。 
(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。 
(6)安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益。 
(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。 
(8)秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。 
11.日常办公事务的协调 
(1)内部会议室的预订工作。 
(2)用车预订工作。 
(3)协助同事印制名片。 
(4)协助安排各办公室的桶装饮用水。 
(5)协助组织入口处的出勤登记打卡工作。 
(6)按组织要求,保证接待岗位上班时间都要有人。 
12.掌握好协调工作的基本原则 
协调时应从组织的整体利益出发,先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情, 通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。

/ s' x G4 i& u) F9 [4 u1 u9 |

 

1 p( }- ^9 {/ i- P" Y6 Q

以上为老秘网观点,仅供参考.

8 c: a: u# J0 U# t. Q( C/ Q

 

 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

25粉丝

119帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )