(一)学习目标$ w6 B. N2 C3 `1 f( [0 I
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上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系,使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节,作用大、责任重。
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(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调
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1.对政策变化后的协调步骤
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8 \; X0 F( z" }/ P6 a6 Z+ N q, ^大凡已经形成的决策或上下知晓的动议,突然因情况有变需要撤消,准备形成新的处理方案,这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时,一要使上下对新情况认识一致,二要对撤消原动议上下认同;三要对处理问题的新方案经反复讨论,上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面,能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会,避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。) Z! G8 y+ p& J* n+ X1 L
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2.上下关系协调工作的一般程序: K: T( a5 m3 K' Q
4 s7 j% j( C" r1 x8 m7 ?纵向协调工作没有固定的程序,但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤,循因求果,步步推进。: l7 H9 g% D. k1 |) Z* X# L
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(1)找准问题
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这是协调工作的开始,强调一要找,即秘书人员要主动深入实际,深入群众,通过调查,发现需要协调解决的矛盾;二要准,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,然后,报请领导同意,请领导直接出面协调,或受领导之托去行使协调之责。1 C# V9 Z O; {9 e$ y
" h% \) O0 A. [: H- B) O" ~(2)拟定方案5 N/ r% l" d' a" I K7 V% O
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通过对协调课题的分析论证,提出切实可行的协调工作方案,包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的,并尽可能设计出几套方案,陈述其利弊,请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路,但工作方案很难做到尽善尽美,只能在协调工作实施过程中不断修正。4 z. i/ ^& v# Q4 B
[$ \* k9 R( @ \0 m(3)实施协调
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实施协调工作方案,既要有原则性,又要有灵活性,瞄准协调目标,随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报,以便得到领导的支持。
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& c6 w' m. C! ]- M) e {实施协调中多采用的方法是:6 u: N# D/ `0 A6 }3 v% S
8 s' o s7 y, F( I 文字协调法' r0 i9 w+ ^& P3 k3 z7 Z) T
% n5 b% l3 ?* S& j这是经常采用的协调形式,如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识,协调行动,使组织内部上下各相关方面的工作协调运转;用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式,协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性,是较长时间内保持协调关系的依据。
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 信息沟通法3 H5 o- w" t0 |& A( F, \
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现实生活中的很多矛盾,是由于不了解情况,凭主观臆测,加上偏听偏信造成的。医治此症的良药,就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来,如实介绍情况,就能解除误会,消除隔阂。心情一舒畅,事情也就好办了。* M+ ^. M+ @+ l$ I# N" M
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 政策对照法
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对同一项工作,有的部门认为该办,有的认为不该办,不能办,往往众说纷纭,各持己见。在这种情况下,就要对照党和国家的方针、政策、法规,用政策统一思想,形成共识。: v! r# [3 B! x) v' ^/ ^
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(三)相应知识5 Y) u$ A5 f1 K5 F- B9 K
) p$ _8 J+ D% f! r2 y# K秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中,能有效地维护组织协调运转;秘书机构联系内外、上下、左右,便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题,并协助领导者进行协调;秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构,经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策,并在自己的职能范围内,或经领导授权后,代表领导和领导机关,处理矛盾纠纷,进行组织协调。总之,秘书机构的职能位置和职能活动,使之具有一定的组织协调功能。- i# k- A% }& h4 b# N3 {: G
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(四)注意事项和要求 s/ }# d) p' i" p
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1.捕捉有利的协调时机8 l" ^8 }0 Z8 W1 v V
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