“5S”是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”,所以简称为“5S”,开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动,称为 “5S”活动。. I9 _. F1 Z' g3 i- e
. g; k) S( [7 A: `+ A“ 5S ”活动起源于日本,并在日本企业中广泛推行,它相当于我国企业开展的文明生产活动。 “ 5S ” 活动的对象是现场的 “ 环境 ”,它对生产现场环境全局进行综合考虑,并制订切实可行的计划与措施,从而达到规范化管理。
" M+ N/ J2 n, _6 i' b6 j3 J近年来,随着越来越多的日资、港资及台资企业的进入, "5S 管理 "逐渐被国人所了解,并在国内部分企业中开花结果。; e# z! `, d: e* N! @
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凌乱不堪的办公桌是创造力和想象力的标志。9 B# a: ^# V2 P( h. {* [
这是我给自己办公桌上常常堆积如山的文件、小玩意和SanPellegrino瓶找的借口而已。事实真相是,我太懒了。当我开始浪费更多时间寻找遗失的物品,而不是一个杰出而有创造性的人,我知道我该做些什么了。我将我的书桌收拾得井井有条,并已奇迹般地保持了3个月整洁。
I6 e0 O/ n- u3 Y) n7 _, g" @方法如下: % v8 {) r( C" j/ s: D
1. 使用一个系统来管理文件 * ~1 ~$ W, t. l9 [- b" d
在我的办公桌上大多数的杂物是文件。在最近的日志里,我写一个关于在计算机上组织文件的系统。同样的系统可以进行修改用以管理物理文件: 3 L9 y' c9 @3 |8 k! R' n9 E
装备:一个放任何东西的地方 * u# g4 Y7 l* B _
首先,您需要几个项目:
5 E) J1 v" R: ?3 x2 p% x$ h6 u/ ]收件箱 这是一个标准的堆叠信件托盘。文档一般不放在这里。主要用来放备忘录、打印稿和一些随意放置的东西。% }4 S! O n$ F: {6 D- i7 {3 Z. \) L; w
“孵化”箱 在您的收件箱架上,堆叠另一信函托盘用来放“搁置”的项目。这些项目你不准备在这里做或完成。他们也许是你正考虑阅读的文章,潜在项目的草图,和你可能出席地活动通告。
o1 Q1 u% Z; |$ z! H3 p! h* ]行动和备忘录文件 为此,Merlin Mann 的43 Folders 推荐一个A-Z可折叠的文件夹。在这里放置需要耗时超过2分钟所做的文件。项目可能为填写表单和校对文档。你也可以使用一个备忘录文件作为增补。更多详细资料参照Merlin的教程。
( u3 T, S9 U8 |4 F当前项目文件架为此,使用一个文件架或小文件盒来收纳工作中的项目。为每个项目创建一个文件夹。档案柜把已完成的项目,一般查阅的项目,以及其它任何你想重复看的文件放在档案柜里。使用简单的平面文件夹从A-Z有条理的组织好,而不是挂文件夹。 垃圾箱(垃圾桶、回收站和碎纸机)为避免扔掉文件,我不使用垃圾箱,因扔掉可回收纸张而感到内疚,或怕扔掉机密材料。而使用垃圾桶,回收站和碎纸机,则可以消除这些隐患。
' y' p) u# r# N) u用法:处理、组织与检查 " m. ?( d* q# b( f3 N1 F
处理将所有的文件放在你办公桌的收件箱文件盘里。如果它不适合,现在就把它放在次要位置。逐一审查每一个文件。问问自己:这个文件我能立即处理吗?如果是: ! ~2 j; @* E4 I( z& E1 f; Z/ U+ u
A 立即处理 如果耗时少于2分钟,立即就做。
) u$ Q: ?/ x# a# ^B委托处理如果您不适合做它,那么将其交给其他能做的人。
: e4 p% S/ Y) x) |: x. N4 v+ I2 uC推迟处理如果需要超过两分钟处理,除去那些在您的行动或备忘录文件。或者,它如果与项目相关,就将它放在您当前的项目文件架上。' E+ c5 C6 |, |) z L5 ]5 r: n
组织! _3 y4 ?4 z2 Y* o
如果你不能立即处理那些文件,你可以: 1 z3 L1 Y L; }: e& X
A 如果你不需要,就销毁、回收或用碎纸机碎掉。, ^- E8 t J! p3 {0 U
B如果你尚未准备好处理它,就将它放入孵化托架。( _" X2 `- b) f% _! Y6 ?* `
C 归档放入你的文件柜供以后使用。* V3 ] \+ b! q
检查该系统最重要的部分是为你处理收件箱和组织文件安排检查:) O4 @9 O7 E+ f3 N* a
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A每日 全天你随时都可以处理你的收件箱,但是一天至少进行2次:一次为中午12点左右,另一次为一天的结束。在一天结束时你必须清空它,使得你的收件箱在早晨是崭新的。
* d- g6 \ y2 DB 每周 在一周结束时,将已完成的方案项目放入您的文件柜。审查你的孵化盘,并决定您准备处理的一些文件,以下是您将处理收件箱的步骤。将你回收站的项目放入办公室城里的主回收站。 9 g: r( C! O% |1 }7 p+ i
C每月 在月末,检查你的文件柜和消除一些你认为再不需要的文件。
@ z5 a' A a+ ?/ [. H! A& {2.消除即时贴便条 停止用即时贴便条为你提醒重要信息。它们很容易丢失,当粘满你的显示器周围时又影响美观。而可以在你的办公桌上放一些笔记簿替代即时贴。当然使用GTD工具更好些,如商务用的PDA和kGTD去记录你需要做的事情。
1 b: k( Q L3 O- {3.碎掉那些打印件 一个文件打印并发挥效能后就扔掉它。你的电脑里已经有一个拷贝,所以你不要继续让它躺在你的办公桌上。
9 A+ i/ F( m3 B; o4.在你的办公桌上经常放有空文件夹和标签 你不将文件归档的原因是由于寻找文件夹和标签太麻烦了。把一堆空文件夹和标签放在触手可及的地方,你就没有任何借口可找了。 % F: h. M0 D9 I7 _0 L9 N" R/ F: R
5.使你的检查成为习惯 用iCal(译者注:电子日历)安排日程或日历程序使你的办公桌在下班前变得整
0 v8 u" l: N* K/ v洁起来。2至3周后就会形成习惯了。' K9 h( I, F+ d& }8 ?% t+ R% ^
6.扔掉多余的笔9 H9 t3 q7 ?3 |0 o4 _: }
你为什么需要那么多笔?留下2-3支其余统统扔掉。如果没有笔帽,就扔掉它。
. U8 e! h1 d/ L4 P7.对垃圾东西(schwag)说“不” , E+ r) J4 r* @! X* `
那些廉价的笔、免费杂志、宣传册、明信片等,这些宣传广告最终可能使你的办公桌变得杂乱无章。如果您需要提醒的某一特定的供应商,你利用PDA或笔记本并记下公司的名称和www.caiyes.cn就行了。; \6 [+ {- ~4 E4 b1 E( P
将一些你不使用的书带回家,你将有更多空间工8.将你的书带回家作,如果你由于一些原因离开你的工作(但愿不会如此),你就可以减轻包裹。
- D6 Y( g; B# c) f, j v6 b9.让吃远离你的办公桌4 i! M" R8 S' n- n4 w
在你的办公桌旁吃东西会产生垃圾,如:纸袋、杯子和器皿在你的办公桌旁逗留。我已有过面包屑进入我的键盘的教训。为防止类似事情的发生,最好是在办公室外吃东西。这样做,使你从工作中摆脱出来,在那里你能享受没有因电话或电脑而中断的用餐。4 `$ n$ n1 Y; B; \& Q {% @
10.限制相框出现在你的办公桌上 亲人的照片,提醒我们生活中什么最重要。在你的办公桌上若超过3张照片,不管怎样,会使人分心。相反,使用Flickr来存储照片,休息时你可以通过幻灯片浏览。
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怎样能把桌子擦干净 ! a- t. _* g8 R& `# ?# m
妈妈今天给我讲了个克洛克的故事,故事是这样的:克洛克的家境并不富裕,下课的时候在一家快餐店打工。起初老板安排他专门擦桌子,他毫无干劲儿,当天就溜回了家。克洛克向父亲诉苦:“我的理想是做老板,不是擦桌子。”父亲没有反驳他,而是叫他先把自家的餐桌擦干净。克洛克拿来毛巾,在桌子上随意擦了一遍,然后看着父亲,等他验收。父亲拿来一块崭新的白毛巾,在桌面上轻轻擦拭了一下,洁白的毛巾立即脏了,分外刺眼。父亲指着桌子说:“孩子,擦桌子是很简单的活儿。可是你连桌子都擦不干净,还能做好什么,凭什么做老板?”克洛克羞愧难当。克洛克回到了快餐店,他谨记父亲的教诲,每次擦桌子都要准备5条毛巾,依次擦5遍,而且每次都顺着同一个方向擦,为的是不让毛巾重复污染桌面。最终,克洛克得到老板赏识留了下来,并接管了那家快餐店,做了老板。10年后,他创立了自己的餐饮公司——麦当劳。有人向克洛克讨教成功秘诀,他总是自豪地说:因为我有一个伟大的父亲,他教会了我怎样才能把桌子擦得最干净。4 s: a5 M$ L" d# D+ n; o/ c
' o2 Q+ N3 l ~ 听了这个故事,我认真想了想,也想学会擦干净桌子。我拿了抹布使劲地擦玻璃茶几,可是怎么也擦不干净。爸爸说,先拿湿抹布擦,最后还要用干抹布擦才能擦干净。妈妈说,想要擦干净桌子,首先抹布要干净。我按照爸爸妈妈说的去擦,终于把茶几擦干净了。我知道了擦干净桌子的技巧就是一定用干净的抹布擦,而且要擦很多遍才行。8 V6 I8 d6 d3 U6 Q9 f
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