办公室工作一年有余,现将工作以来的一些工作心得与大家共同分享。
1 [0 ~! I$ ]* O( J/ Y! l一、组织协调,分清责任 0 U, \0 I5 L3 X& x% u; M1 I8 f
区委办公室作为区委领导日常工作协调联络的中枢机关,常与组织部、宣传部等单位打交道。当领导安排变动的时候,一定要掌握协调技巧。
1 A) q3 m5 ?$ {* c例如,区领导信访接待日,本应由组织部长主持,但是部长参加市里学习,无法参加,与组织部协调过程中,对方一再要求由办公室协调其他领导代替参加,本人讲清道理:办公室负责常委日常活动安排,但是组织部长因为学习不能参加接待属于个人临时做出调整,应先由部长本人与其他常委联系,确定代替人员。如果直接由办公室协调,代替的领导会让认为办公室擅自给自己安排,产生不认可。 ; ~) u {3 ~: j8 x0 F
又如,4月初,各单位安排植树活动。此时A镇办公室工作人员打电话给区委办公室进行汇报:近期镇里将组织植树活动,想邀请办公室一名副职领导参加植树活动,请工作人员帮忙联系领导。这种工作看似是“办公室职责”,但是绝对不能直接向领导汇报。原因有两方面,一是活动情况不了解,无法准确表述。活动由A镇主办,时间、地点、参加人员、活动流程及可能产生的变化等情况不容易及时掌握。二是领导之间关系不清楚,无法准确答复。综上,直接答复:由A镇领导与想请的领导自行联系。!
* r6 l* s% k3 f% l( I二、协调沟通,掌握技巧
4 M" k. Q* l$ Z0 p办公室向各单位下发通知是最常规的一项工作,坚持“传达到人,记录在案”这一基本原则是准确无误的前提。重要领导经常需各单位反馈参会情况,对于不能及时反馈的再次联系时还要找到上一次的联系人,防止工作责任分散,影响传达效果。
1 u' M, q' m# d/ l3 L+ Q8 i; A4 f例如,一次召开中心组学习,提前3天下发会议通知,但是A单位始终没有反馈参会情况。再次打电话时A单位工作人员B居然声称没有接到会议通知。此时,本人按照会议传达记录单向其核实了当时接电话人员C的姓名,时间等基本情况,并告知B立即与C联系,并反馈参会情况。
, B% E( b* N/ @2 ?9 b$ U: J% w三、鸡毛蒜皮,细致入微 . p! W" }" M5 }6 C4 o3 w z
办公室日常处理迎来送往的“小事”是十分频繁,要始终将这些日常的琐碎当做自己的本职工作认认真真的干好。越是看似平常的小事,越容易引起领导格外的注意,这时候也是体现一个办公室工作人员工作态度的“看点”。 6 k: c, g& R4 E! @/ I5 y
例如,一次主要领导出差回来,办公室立即联系机场方面,准备接机事宜,将航班号、抵达时间、接机口号码等情况一一核实清楚,向办公室BOSS汇报。BOSS看了接机事宜安排后连续发问:一是此次主要领导出行时候是哪位领导送机?二是ZF方面安排由哪位领导接机?三是领导于下午5点抵达,晚饭情况如何解决?一些列的问题,如果没有提前细致入微的安排,极容易引起领导不满。" : v9 s' q4 p4 `0 t% ?& P( w3 p& ~
在此,也把日常接机工作要点与各位探讨一下,我总结有一下几点: 1、领导离开的时间、送机人员及尽可能具体的有关情况,了解之后作统筹考虑之用。
3 Y( C1 P" c9 r" S2、领导抵达的时间、航班号、接机口号码及专用通道使用情况。
! l! F2 w; L( R- E+ J2 ^6 m" d 3、根据领导抵达时间提前与领导随行人员联系请示确定用餐情况,根据时间不同有时会在飞机上结束战斗,有时则会在机场周边熟悉的老秘网简单用餐,有时领导舟车劳顿已经有些疲惫就直接返回休息,主要原则是多方考虑,提供参考,领导定夺。
7 @1 P# A7 F1 p- l6 ^8 p/ t 4、以上基本情况(时间、地点、人员、用餐、路线)了解清楚并做到心中有数,安排妥当后,可以向BOSS报告了,汇报时领导经常会问一些比你周全的考虑的问题,遇此情况,我经常回答:正在与谁谁沟通,还没有最后确定,确定之后及时向您报告。 ; w' `, O+ s+ m1 @3 H; R. U8 h' ~1 ?+ W
5、与BOSS沟通之后,最终确定接机人员、出发时间、阶级地点等情况。
- Y; x8 p6 L7 q* n" M6、在情况确定后,联系领导司机,将基本情况(时间、地点、人员、路线、用餐情况)等情况及时告知,必要时可以准备路线图,确保接机领导快速、安全的到达机场,保证正常接机时间。 1 t# b m) g. F/ b
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