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! Q9 H1 l1 o- S: L6 [" y 一.总则
# \% [( t+ E% ]2 U$ H; ?) M) G) N: k& I& ~ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
, |4 E' i) Q" `3 z 本办法适用于全公司各部门。 3 Q; V H' y ^8 N9 H
二.对外接待范围 2 B, Q; [% `5 h9 x
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
# T- H# y- T+ e. E' c p+ v/ W 接待的对象分为内宾和外宾。
: [3 _8 ^8 C. q% M! G 三.对外接待部门 4 l* X7 O- D4 E8 j# f, n! V
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : F3 v5 J! W1 D: j$ V% [1 D
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
1 K5 u# Z9 g8 } X2 {- u 四.对外接待原则
9 i5 K4 R( r' d5 q+ o 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
+ Z% F& o2 j7 \- }, s. x, g! F 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
! u4 o" r7 v/ M# K( ?/ x! X: I 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 + S8 I6 E/ x+ @6 t: ~* n3 a/ g
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 9 Y5 F9 Y' [! Y1 t3 d3 y% g
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
# R$ q+ x. }: B( S 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
! W; @; T @8 L: b9 d2 F$ T0 e; B 五.接待规格的确定。 1 }# u" ^( W( a9 ?
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 7 b. N3 |+ b% U. A. d9 q
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
5 j( d6 ~' e9 X- g5 J9 W* v 六.接待礼仪
2 o" c4 W& b9 q4 o. ~9 T 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 6 W/ V7 z7 O5 j% T. w( ^
2.接待：主动起迎，问明来意。 6 h: B1 I& j9 l0 i7 b' J( B
3.安排交谈地点：
% c' E5 @% B) d; D) A ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
. r6 Y! M6 l* X$ b1 | ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； / t. h9 w" `( X& g" b1 a$ j8 e
⑶切忌让客人久候而无人问津。 ; ]8 R# T5 l, h$ ~* }% I, ]
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 6 G8 `( {) L3 ^8 {: J+ O
七.引见。 1 e! P+ `& z2 i6 a) K: f
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
* |3 s! v. ~0 i) ` 引见顺序；
. O- Q$ ]# X8 k* t ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 0 P5 Z) T5 C L6 c3 q
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 9 Y5 J, O4 j" S5 k& y. T
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
6 h, s3 ~0 l/ J/ H) k5 E& w ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
T# }: n! Y6 {- k- z 八.行路。 6 z4 V0 _- s8 h' v
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
' q' E4 d6 s# d2 i 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
& w( _+ Z$ R v9 N( E& I1 a8 w+ ? 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
: V8 {( q: ^3 P 九.其他。
* H/ k: ]$ u& Y# g+ H' |0 J 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
U7 m/ H8 z5 P: I 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
4 O( t) g* q( ` 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 5 d; |" w8 [3 |+ |, H$ s3 c/ E3 b8 ]
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
/ i9 S/ u" h& p A1 z. ]6 ^ ㈠接待内宾。 4 R1 r6 m0 i7 x$ g/ C6 |
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ p5 Y/ s ]5 s" z! X# |: q1 \ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ( ^% X3 r8 ~2 g* b
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
0 X( F4 u8 q8 R9 K9 m, t0 ?/ T 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
6 A5 k# W; W" U" b6 H3 |" ~7 H: A6 y 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
& h' r1 P* A% G: Z* ~ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 + Q% e' x- j# `: e
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
( m, j" ^. y$ u6 P" E" p 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 " H3 \1 j- C3 S# z4 Z* w
㈡接待来宾。
" {. Y: D1 E# N' i: d( x2 u: R' e$ P 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： : R B. x- _! y4 ?/ d0 D2 o
迎送。
* p9 |8 ?3 q" Z 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
; b; W B" A+ h! \3 f) ^8 U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
/ Y9 d3 C# F, }; H7 u# Q 会见会谈。 5 E+ p4 _# ~" ~) E" z# ^
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
. f) w; \% G1 l. }* ` 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 4 D2 |8 [8 b0 P; g; Q3 m
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ( p; X5 g8 `# u
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 / a3 u3 W ]5 G. ^- f8 \& X
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
3 @- o+ h# N5 b; V1 Z2 E' V' N3 j' y* t# n 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 , H5 t( s# y. c) l
宴请。
' Z8 h4 d2 U$ u A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
) M4 ]+ z& f6 Z B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
; a: u8 s1 s! S2 P5 @. J/ I 文艺晚会。
! t" ^) [* D7 O' e, I: x 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 + n, C3 M( y5 p
参观游览。
3 q* q; U5 o0 B; F* d2 D 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
2 [. I1 C4 ~3 F 接待标准
$ J) w% y8 \) {2 J( }4 Z# x8 x# [ ⑴用餐标准。 : {5 c7 U& ]: S% O
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 0 \7 |. C8 v" ~" U4 d, U2 m
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
7 [: [' [. ?$ M" X- f* W2 N; _ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ; \' u+ N3 `6 z
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 : ]1 \4 e: z, p4 K
5、常客 员工标准
; H0 U6 U/ Y2 w9 V8 d+ R# c6 \3 M (2)住宿安排。 , ]( t$ Q' i+ x. p! g! }
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
2 O# `/ k9 E9 c) @! Y( f& a) V$ a 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
' z `0 J2 J5 ~2 W6 U; K6 t- f 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。9 C$ p+ q. w6 R( ]
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