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6 M& m* P% N# O; S 一.总则 8 i7 P4 }! d( ~, U2 v t
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! u( r' @; o5 n! `% I! g6 f+ W 本办法适用于全公司各部门。 3 m9 ?5 S" @3 c u4 Z! U2 J$ Y
二.对外接待范围
; q8 j% M' S7 H z A 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 3 \. v3 K2 A# |
接待的对象分为内宾和外宾。
9 F0 I: a; C: G# x 三.对外接待部门
9 g$ h( V& E% ` 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ! e% k% A, X9 _ M. ^
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
6 j2 E( X7 D5 R& @4 D6 m) b 四.对外接待原则
, c5 ?5 Z% W. b 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
' J* e0 @1 i1 H& o' u' ? 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 1 I8 q. ~: U4 P, Z4 g2 ]
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ! M: Q/ E) H' ?
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 0 C' h- V! k# x ^: w
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 , ]7 Q+ L3 k+ o* F0 m
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! s# U; z" T/ y/ B% }2 ]
五.接待规格的确定。
! N+ u! _3 m$ L8 z) e" O 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 4 R8 @3 z4 q Z7 \' ]7 E+ s8 t5 p
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
J# q( N1 y; E4 m2 I( u 六.接待礼仪
: q2 j7 A5 s9 ~5 ]2 | 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 0 u. z# K2 s# J' ?
2.接待：主动起迎，问明来意。
. j. A+ L, g" t* b/ p D 3.安排交谈地点：
: k, ]7 i2 K- z9 ?* } }# [" U ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
4 S# k" T9 Z, v" ~+ y ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ! Q; A: w/ d$ z% R
⑶切忌让客人久候而无人问津。 + B- R& U! J6 Z8 q
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
, a+ t' y$ W( l 七.引见。 9 D% V( d/ [8 J9 l- \
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
' L. v/ w9 A' _ 引见顺序； " c5 H6 ~5 O+ i J) V. U0 ^' H, ]( P
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； : @; P0 i* U7 v2 {( x' W5 G
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ( a, M! o- e4 O: V) E2 n
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
7 f# g) k7 y0 p0 e ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
J5 C6 ]+ t9 `* V+ c8 Y 八.行路。 ) V3 p+ @8 w0 f" ^ g6 i- l0 c
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ( m% p( }) y- H8 y! U$ m% l, d
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
# F8 @4 g. r: s) a9 f& ^# d 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
% k- p' ?# e+ R& H3 r2 [) @ 九.其他。
+ `- ]8 z/ L0 I* |6 D 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
! { ~2 w& h8 z; o5 v 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
% r. U l# n3 J' ^1 j 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
% `/ X: d% k: K/ B% i; I% T' d 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( [* P' a* s) \0 h/ ?, Y ㈠接待内宾。
. V; O" _4 N- r' ~ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ' F5 a# k5 F. G' L/ n4 Q
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
$ Q& `' l2 y+ T$ P* y1 l' M 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ' y% D2 R8 y; p p
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
3 S! y! |, X% h- h& ]) f 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
% W& z2 e0 j) l+ Z% d 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 / `# q) l4 y2 K" {
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 l& P N/ j% x7 U+ `& A( |
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 " B; G; P2 D8 Y
㈡接待来宾。
6 T$ H/ ]3 M7 [4 d$ X. P, f 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" m9 Z9 W. h9 t) P1 ^ N: x8 d 迎送。 ( c/ ~2 _1 w6 |* f) t
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
1 d. F( F e# E7 f) } 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 0 e# \, b z$ P$ P+ ^* _3 P$ Q5 Y
会见会谈。 ; r1 R/ ?. O- d4 B2 k( R# m
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ) I+ S- G) Z) A7 Q
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 # Y" Q& _4 N1 y& X
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
( _( e5 I8 V4 E: s( I3 C5 |9 F7 L' Y 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
4 P0 @/ _9 Q. ~7 U# X 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 : I/ V. B" o I
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
+ c* P7 M5 |6 e0 n 宴请。
( ~. p1 T' y3 P4 G0 ]9 F A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
- |/ {% W" j; v* [ B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ( G9 _; ]9 N& T
文艺晚会。
# |8 ^% H3 I R: e 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
9 L. ]4 E- d% c0 I& M 参观游览。 7 _4 C) D0 Z( O# ~$ Q
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 " a: q& s. v6 f! Y/ j! d
接待标准 1 Y# v0 p$ L' r5 a
⑴用餐标准。 ! I, R* @5 v0 U- n: C. T
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 - ^7 l+ i8 f$ r% U
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
- D$ j, ^' Y8 \' } 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
* A1 p }4 P T; [ 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
1 P! |2 Z, t- ]# j- u$ R 5、常客 员工标准 4 @# t; T( `; g" y' l9 s% e U
(2)住宿安排。 4 a0 k$ @, G0 ~7 w7 T
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
: G# P' D3 S! V" m 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 a" w* z; f/ S+ T/ ^8 x/ K
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。! s) j6 i" Z& U% K3 \7 i( }* U2 I
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