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; F- K n4 p* {6 d3 M8 Q 一.总则
; n% {! j" a: @5 b 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ' j5 f# c4 f9 Q
本办法适用于全公司各部门。
0 d9 ~( j4 U: j5 u& G 二.对外接待范围 W4 [; F$ k @( @+ |1 V
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
* W7 g/ m' v# K0 Y 接待的对象分为内宾和外宾。 ) O6 Z, ~$ x7 y/ T7 J! J, N
三.对外接待部门
0 v- h" I8 c1 y. [$ o/ c# ` 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
2 A% T! q9 X9 E+ O: h 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
0 E7 q! v Y. u# Z3 { 四.对外接待原则 " ]/ O. g% s/ O
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 * R+ s1 o' M# w$ @; T
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 0 t5 d, e; q5 G% ?; D0 {: O
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
1 }# r& R) W- j( K0 Y! A, N1 z5 I 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
7 ]3 y9 o7 c3 V+ v8 f 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
, u( h0 e$ f" a+ \" ]: X( l/ g3 x 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
' n& A4 \1 m$ O' S g- U$ p; u 五.接待规格的确定。
4 g" w8 ^8 D. ]; G* ? 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
_8 I0 Y, f) }5 [( V 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 # G9 z$ c# c) I, d( Z# ]7 R$ q5 T k
六.接待礼仪 ( d: ~- Y% Y$ o2 @* y1 r5 |
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 " J& n( G. N% ]" X. y* C8 X
2.接待：主动起迎，问明来意。 " m& s! [( B$ r9 W6 C) h
3.安排交谈地点： / d& z b, J9 h8 Z! A s9 K# m
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； . n& _! l% [% x! F
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
7 W9 K( V! p2 W/ d7 f6 V ⑶切忌让客人久候而无人问津。 5 Y% h2 q& h: z0 ^# Z! J, X( D
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 . u, X' F8 y4 ?& C
七.引见。
# y! w/ O) r8 a2 b5 } 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 $ P$ W2 \; P8 q# U$ K
引见顺序； ! w% j% c3 h1 u3 ^
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
+ o5 g/ f; g9 I+ ]$ X8 ~1 M ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； , O, G7 O, n' X+ M
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 M+ k7 L& ^# R8 i; z! X
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 * G* t: p0 Z$ ?' j) G/ A
八.行路。 ' ^# V8 f; ?5 H8 }4 v) L& I
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ( ^) m8 C0 q+ B/ C: V' G
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
, U3 g5 E( M5 g 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , }% d& t+ j+ E1 W& T( D
九.其他。
# n* y |5 F/ L! e0 T; Q6 T8 \+ X8 p 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
0 P4 |$ {1 i9 o" Q2 _$ } 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
; `& \, N, { E5 J! G; O# A 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 * z; `- U8 i$ b4 _! n8 L8 J6 Z
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
$ b* f6 ~. R# L4 O1 E ㈠接待内宾。 # y4 A q- @' M5 _, Y
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
( U- z! q& p7 u) i: y" e% l. w 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
* ^/ z* S* p2 L# \ 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ) K, G0 w+ Y; k2 x: K
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
- B f# N9 Z; u( @% H |7 @; S" L 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 h" x6 {7 y" z
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
^' h0 O9 l8 y, E9 \' j 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
% [+ }1 j. T+ }2 c7 C) w5 H$ c 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
% y6 H( r/ b4 M7 C ㈡接待来宾。 . h, z! k& B7 L* q
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % R2 J' _/ f2 W; H( c- z2 S0 d4 ^
迎送。
: \6 q: P+ R# L6 } 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
5 ]3 s/ X$ C0 \) m+ q. l 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ( f+ I H0 u' C `3 i; O+ U# V7 u
会见会谈。
4 Y6 D/ p5 _0 {1 @6 P) j 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
- v# i, X* K* U3 W, Q 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
( h# |1 b- A4 d- l- t, P$ Q! n& |$ i 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 0 d9 [, y& Y; R8 X
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
* c. _7 ^ c5 [( z J 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
, o% C# n2 z# m 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
* h6 e) ~" ^7 O) o9 P" h2 x: a 宴请。
6 h2 u; S: D4 Y* n2 |5 P* F A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & o& z, v2 I& n1 c% e. U
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 / q9 P1 K& {4 C9 D# y4 g
文艺晚会。
' y, |2 K0 s5 k% Q/ W" ~; J) E 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
) d7 w$ B7 S/ C$ h' q" m 参观游览。 5 A" |7 E6 }# s. G% |% x% u
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
+ r k; B! U/ ~( u2 V- l& d 接待标准 " f* t8 `& X3 s8 v1 n' g
⑴用餐标准。
5 |) i. o( v0 d" i 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 1 v4 H5 }. w/ l4 }- x$ S! M
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
6 V8 O1 o4 r0 ?% [3 _9 P* ^ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 - c+ ]( b/ P) l* d% X1 I4 O
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 $ l. h/ N( E+ [+ d2 d/ ^+ X
5、常客 员工标准
! M5 D' L' k6 _, g+ q (2)住宿安排。 % m& d" b e+ [% q V
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
1 E. j0 p4 m/ d' e+ J 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 7 c4 e$ S7 S. w7 `
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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