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5 i* }9 F: K0 r$ q 一.总则 7 R, P* D* K# z) `' S& n
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ; _- ?# U0 x! y1 v; b
本办法适用于全公司各部门。
/ P, q; o- P( { ^" P9 F 二.对外接待范围
9 _4 Y: d6 q/ y- X 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
# X% U U8 H% {. B6 [! S. M9 o 接待的对象分为内宾和外宾。
8 K; i5 X* I+ c/ ]4 [ 三.对外接待部门
/ C+ Q' K/ h2 z }3 R' i3 n" g8 k 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 4 R4 S& l/ a* t* |/ ~, l7 B/ D
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
# j. h, p. j5 d8 ]9 z1 ]# l 四.对外接待原则
/ v! x! }( a/ |" A2 w 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 m8 u5 b6 `- M6 l$ E! S5 e) x& E. X
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 $ N6 n, G \, o! D! t4 W
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
7 A% L' f+ r0 h+ `9 K 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
; y) j5 h$ b* c9 w 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 $ q9 F1 u2 F# ]/ K7 N) B6 t3 z3 U
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
( ]. J" @; W0 G; O, \1 B& _ 五.接待规格的确定。
3 X& I$ w" T" Z k9 X- e: M) C 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 5 |, d5 ^; _8 I/ T- L) o- V2 h
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 [' q1 ]/ K) b3 X; J7 v& ?" g
六.接待礼仪 ' l- n* t- t" `% \
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 8 y) D8 i) ]9 N. g- O
2.接待：主动起迎，问明来意。
$ Z0 x( w/ g: I+ J% W6 p 3.安排交谈地点： : V# Q9 U- k* S: d% T; x
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* A& c. f* X$ c; Z7 j" P. [ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 9 O2 _# V) @( C: ^; z; r
⑶切忌让客人久候而无人问津。
3 N' T) x# J; g# Q ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ' Z% w4 a$ Z7 j. p" D" U$ y! l0 x
七.引见。
- j8 Q+ L6 k6 h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 " W) @9 \. [6 ^: q: S- G- {) Y: e
引见顺序；
8 S+ q" c' {# Z# D" n6 a( t. N0 A6 h ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； # l% }$ W' s- d9 X6 E8 ?; Q" s
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
% [) E2 ]9 r( p* D# \) `) D6 s ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 m6 d) ? O$ J) h8 N l
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 $ b4 o; e: w u$ S. X7 L' S
八.行路。
2 ]* A" k: J% N" h: Z# G 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
1 S' G( w8 R0 A& z2 [1 b 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 6 W9 y, H2 g: _9 P/ E" ?% i
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 $ b% n A+ u3 R/ j, c. G% y* I
九.其他。
8 t& y4 s; a- e) F9 [' x 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
: G( h) @/ H' f% u+ J/ H( h( B 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
0 h) n2 t7 C$ ~9 h/ o' e 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ! O1 Q+ S3 R+ s, P' }
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
+ V m. a& A& a" K9 k6 r& x ㈠接待内宾。 ; a' F' V* w" V8 u1 c: |
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 $ c; ^5 D, Z' X- \
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
9 k7 H- J1 |( j6 R; g7 u 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
* a% k7 r* |2 ~ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 . V# X: N4 N, a) i3 B6 I
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
" b& U- C/ I. {8 N) g' k 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
6 K5 ]' q5 c0 x1 O 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 # b9 n3 m E& E2 _
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
( d2 Z" m% R7 f' x ㈡接待来宾。 6 p6 z& f/ O ]* o- B% V: C" q
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
; H! Y" W# i; Z 迎送。 ( {- j) I- F. E% k0 B
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
$ x% ]+ J2 M9 _" W 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ; g2 m! D, o" V3 v7 i
会见会谈。 ; k. I! L# L- w! @
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 0 y3 R9 S$ b! n8 E7 D0 v4 T
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
( g- a! A$ | V9 L) d' Q& P. Y 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! a7 @: Y J$ C6 _# L5 y- E4 U
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 & t% {0 e; D6 L3 W E; q, k
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 0 c( k$ K7 h4 G' G% N" Y
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ( b" U) J, b: D: x6 E5 I
宴请。 1 h$ F2 J' b- E% s4 {2 e8 i/ @
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
- a; ^4 k7 }3 J" e0 r4 D4 b; Z- y1 q B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
* Z: L) C. W0 f8 u0 f& t/ m! t 文艺晚会。 / ? A/ S1 }" ^5 Q' u# E- p
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 3 H) o7 E+ X; s; A/ Y2 j
参观游览。 . e; v' a: p ^4 t3 b. N
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
E, s- i; _! e! ~, x! K 接待标准 ! L( ^ F7 @4 Q
⑴用餐标准。 & g" o% q/ @+ X% w
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 : b) k& C7 \0 {$ T6 d6 D# l& A
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 6 u4 v( ?2 P8 x! R9 V
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 / T+ R* v2 j3 k3 c8 _: r4 `7 _
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
4 N; a2 ~, r8 J 5、常客 员工标准
5 Z* X7 I0 c; X- u6 \ (2)住宿安排。 3 u- D) d0 ?7 D
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 4 n! `# Y4 R5 |: P1 v: }5 L
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # E/ I9 n% n. b
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。6 \( v( T$ i# S T3 K# M
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