“会议纪要”的特征、例析与写作要领

“会议纪要”是党和国家行政机关两大公文法规所确定的18个主要文种之一，适用于记载、传达会议主要精神和议定事项，也就是说，“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作。
一、文种特征
0 T; x0 i' C( n8 c  U& a5 g$ P  z. j% N“会议纪要”在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的多种形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可报送上级，类似会议情况报告，向上级反映情况。
“会议纪要”与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件，都是会议的直接产品。但由于它们产生的方式和各自的作用不同，所以又有着一定的区别。大会决议是按照法定多数表决通过的，而会议纪要主要是由会议主持机关审定制发的；决议的内容要较纪要原则，而纪要要求详尽具体。会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参考性，不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。会议公报的内容与纪要有类似之处，但公报是报道会议核心内容的，十分简要，是“纪要”的纪要，另外会议公报仅用于党和国家的高层会议。
  n: c8 a; j+ {“会议纪要”按其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”：
7 b4 i+ O6 |! ]# a9 C- c1．“指示型会议纪要”，即某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对这一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体打算与安排。如《广东、福建两省座谈会纪要》（一九八二年二月十一日至十三日）、《一九九○年经济特区工作会议纪要》（一九九○年三月二十日）。
2．“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。如《中共××市委第9次常委会议纪要》、《××省人民政府省长办公会议纪要》（第××次）。
二、例文讲析

关于研究今年农产品收购资金问题的

会议纪要

（一九九三年三月二十五日）

一九九三年三月二十五日，国务院副总理朱镕基主持会议，研究今年农产品收购资金的有关问题。
会议认为，安排今年农产品收购资金工作的指导思想是：一、要按照党中央、国务院的决定，一定要保证今年农产品收购资金的需要，坚决消灭打“白条”的问题，以取信于民。消灭“白条”，这是硬任务，各地区、各部门都要坚决完成。二、农产品的收购总量并不多，只要各地区、各部门充分重视，互相配合，解决农产品收购资金问题是完全有可能的，对此应有信心。三、地方各级人民政府和财政、银行等有关部门都要落实责任制，各司其职，各负其责，密切配合，困难再大也应首先把农产品的收购资金问题解决好。
3 f. X  K; [9 P0 r3 r经会议研究后，镕基同志概括提出以下五条四十个字的政策措施：
一、老账要清，逐步消化。……（约100字，删略）
: @% U6 R5 ^* q6 x- D二、新账要扣，逐月扣清。……（约320字，删略）
% j" X$ Y- f( r+ \+ _, l2 h三、专户立账，体内循环。……（约100多字，删略）
$ z  z- r* ?. E  [: P1 }% [四、订金到位，确保收购。……（约220字，删略）
五、优先保证，消灭“白条”。……（约70多字，删略）
4 S) o/ f  N; V3 {" Z这是一份指示型的专题“会议纪要”，全文只有1100字，篇幅不长、容量不小，结构严谨、妙语连珠，在写作上很有特色。
例文采用“撮要分条”的结构形式。一、二两段是“撮要”，包括会议的自然情况（即会议召开的时间、地点、中心议题及主持人、参加人等）及指导思想（共三点）。在“撮要”的提领下，然后根据朱镕基同志概括的五条四十个字的政策措施，分作五个方面逐条加以说明，在每条之前加序号和显示段旨的提示语，使人一目了然，这就是“分条”。五条四十个字，呈高屋建瓴、纲举目张之势，体现了党中央和国务院对广大农民的深切关怀，也充分反映了广大农民的心声。
文中诸多坚定性的祈使语句，如“一定要保证今年农产品收购资金的需要，坚决消灭打‘白条’的问题，以取信于民”、“消灭‘白条’，这是硬任务，各地区、各部门都要坚决完成”（着重号为笔者所加），形成了强有力的“气势”。朱镕基同志出自于对广大农民疾苦的关爱和对给农民打‘白条’的憎恨之情，高度提炼概括而成的五条四十字的政策，既便于理解掌握又利于贯彻执行。这种高度概括、易懂好记的语句，是公文的“营养液”与“润滑剂”。
5 ^' T) d% {- R' L5 u三、写作要领
（一）巧设布局，多彩多姿
除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成）外，对指示型会议纪要，不论是综合性的，还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。一讲公文结构就是“开头”、“主体”与“结尾”，不论具体文种，也不看具体内容，更不做深层透视，只是把几个“木块”生拼硬凑在一起，这是违背公文写作实践那千变万化运动规律的，因为公文的结构是多彩多姿的，不仅外形多变，而内在结构更是变化无穷。为此，综合性的会议纪要，由于内容涉及前前后后、方方面面，情况比较复杂，故在结构上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾、对当前工作形势的分析、对今后工作的打算等，这是就整个篇章布局而言，至于具体到每一部分，特别是第三部分，可以是采用“梳辫子”的方法，归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构，也可以是一环套一环的层层递进，这是“纵式”布局。专题性或专业性的会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”，即在开头讲究自然情况后，或相接、或独用一段文字，交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价；然后在内容上可并列写几个条段，每条之前标序号、提段旨，做到一目了然。“分条列项”的结构，体现“横向”布局，是把全篇纪要归纳成几个条条，既无独立的开头亦无独立的结尾，若干条条之间是并列关系。总之，不管采用什么结构，都必须体现出一种严密的逻辑关系，中间不可出现“空白”，也不能产生“跳跃”，更不能按照会议的顺序来写“纪要”，这样出来的不是“纪要”，是“流水线”、“会议日志”。
（二）明确宗旨，突出中心
6 n1 e3 V& o2 `, R7 {: G( d一次工作会议，涉及问题很多。在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成“纪要”的中心，切不可面面俱到，又要“抱西瓜”又想“拣芝麻”，要肯于舍“芝麻”、抱“西瓜”。
4 `" N& u0 j3 i一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的意见；同时，也要注意吸收少数人的正确意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要的反映出来；对有分歧的意见，除学术性的研讨会纪要外，是不可写入“纪要”的。
（三）讲究用语，注意条理
要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等。下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。
4 e9 b( x+ R, I- v4 T% {要注意条理化、理性化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理性化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理性化，就是要对会议讨论意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理性化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
（四）忠实会议，做好记录
# k6 V( p9 H+ [4 i3 }0 h9 a- J会议纪要必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在书写当中，感到有的地方必须有所增减时，要经机关主要领导同志同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。
会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证“纪要”的质量，做到准确无误。
（五）行文方式，单、复结合
0 d$ ]5 u  P! z8 j( Y) O/ m& p4 i! J通知型的“会议纪要”，由于有固定的“中共××市委第×次常委会议纪要”、“××省人民政府第×次常务会议纪要”等红色版式，所以，它们大都是单体直接行文，且不加盖印章。
0 ]  X8 t0 B  y" B指示型的“会议纪要”，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做“文件头”，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式；如单体行文，国家行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。
（来源：中国公文写作研究会）
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