网友问题:
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秘书经常参加一些公关活动,具体要做些什么?
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9 V5 e( X3 Q: J& \( v8 j老秘观点:: g3 D Z' Z" M& W; ]
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一、组织专题公关活动% p1 ~8 E6 {% {. q: z
在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。4 I, a) f- z: m
在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。
2 A7 i! r$ y" n% e/ F 在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。! I G- c1 u2 e) S
通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。7 P6 P) w* y8 E3 n' Z% R& S
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二、采集信息
' ?) Y4 F* u$ J" r- d% u 秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。
* |4 ~* s/ e4 M 秘书人员应采集以下几方面的信息:
; W& Q0 Y3 ] o6 } 1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
5 h7 T) e2 U3 S4 b: S4 v5 ]/ y 2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。
c' `% J, E0 S" V- l 3、收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。
3 s% U U0 t% j3 W7 E$ N 4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。3 }, D8 Z0 A' E) R. e( b1 T
5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。2 a) i+ e9 ^9 j1 H* e$ \
6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。
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7 x5 z7 U5 x, @7 j 三、做好组织内部的引导协调工作
7 {' a, f3 L% v# Y& e: M/ v 现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。
5 q' j+ R, L7 s5 |- g6 Q6 K2 ^ 因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。
* `9 B; Z2 n% l! X$ D; W) O" D 1、树立公众利益第一的观念;
- f/ S: r1 d+ b# W) J 2、保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;& i. _5 w6 ` |7 x% H6 h0 r% z3 E) h7 H
3、使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。1 F2 w. u0 ~0 ]6 T8 m! e
4、教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。+ p" x2 p1 }/ t
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四、做好组织处部的协调工作' y8 g$ Y6 z" Y! s6 l% _1 }
公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。- ~9 X/ D; z8 l* _0 R+ u+ z( E% t% Z
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