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[秘书工作] 老秘答秘书在公关活动中要做哪些工作?

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安徽老秘 发表于 2012-6-10 08:59:29 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
网友问题:
3 C2 k+ _8 M4 U  p5 G! y
+ H+ S8 R  |2 K/ D, E秘书经常参加一些公关活动,具体要做些什么?3 `" J8 {5 t: E

# k0 X- ~( m1 b8 e4 J老秘观点:+ H  Z0 o  {+ d/ U1 ?
( l  r. H+ g: [  x
一、组织专题公关活动
' a& L+ q8 W+ n6 s5 |  在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。
, s3 J9 M. C7 |0 ?  在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。* e2 u: B* e) h& q1 E
  在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。" n( u9 q/ }5 R& a; O
  通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。
6 G5 }0 I0 L# Y. Q  N: V/ K) _; ?' Y$ \8 h
  二、采集信息8 X! `! k3 U1 c" K/ }+ {3 f, B
  秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。% j2 P. x. E" r" P7 C* s
  秘书人员应采集以下几方面的信息:( A4 q  K4 B6 F: {5 ~' ?
  1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
5 w" r' @0 O6 L) {8 A3 {  T  2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。+ `+ |/ w2 {) Z. y& i! A  a( p
  3、收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。
/ o7 e' l3 T3 O  w  4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。
7 K( b" ^9 l! B% L: K" {( n3 _  5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。* W; u9 k% E3 D. ~
  6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。8 b! L1 N2 K1 v5 V; T
5 R" N; F; H0 z
  三、做好组织内部的引导协调工作
8 `: @* h/ [# l- @, P  现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。3 Z9 c' B1 W9 _' s* ~8 w
  因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。
' M: _" x8 J+ n: s  1、树立公众利益第一的观念;
2 J5 l; R$ |3 ?3 L4 S$ V! q  2、保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;0 o7 w( U3 k( L1 C6 @+ d3 }
  3、使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。& w% N$ u8 u8 k  c
  4、教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。% Q+ x; u0 d+ m. t

9 `. K. e6 B- h, Y$ W4 g  四、做好组织处部的协调工作
7 w( H( P8 e5 n4 H  公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。
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