 （二）要求： 1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
2.全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施等切实可行。
3.观点明确，情况属实，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。
4.开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
5.人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定——GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》。
6.文种、格式使用正确。
7.杜绝形式主义和繁琐哲学。
六、用种常用公文的写作
（一）通知
通知是法定公文中适用范围最广、类型最多、使用频率最高的一种文种，分为指示性（部署性）通知、转发性（规定性）通知、知照性通知、事务性通知四种。
1．指示性（部署性）通知。即布置工作的通知。主要传达上级机关指示或直接向下级机关发布指示；部署某项工作，开展某项活动。
正文。一般为两部分组成：通知目的、通知事项。
通知目的：说明为什么要发此通知。这是正文的导语，一般比较简短扼要。通常这部分还可加发文的依据。然后紧接承启语：“现就有关事项通知如下”后跟冒号或名号，下面即转入通知事项。
通知事项：是通知正文的主体部分。一般分段分条叙述。说明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。
2．转发性（规定性）通知。主要是印发、转发、批转有关文件，发布党内或行政规章。上级机关转发下级的文件，可用批转性通知。下级机关照转上级文件、同级或不相隶属机关之间照转文件，均可用转发性通知。
标题。一般由发文机关+转发（批转、印发）+被转发（批转、印发）的公文名称+通知构成。层层转发有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，显得累赘，读起来别扭，理解也要转几个弯子。处理这种情况，简化这种标题，可采用两种办法，一是省略第一个关于；二是省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。被转发（批转、印发）公文为多部门联合发文，标题中可省略部分名称。如“×××等部门”。
正文。一般由转发（批转、印发）导语和被转发（批转、印发）公文组成。导语可长可短。短的主要写明转发（批转、印发）的依据和要求。长的主要对其有关精神及贯彻要求加以强调，以引起重视。
3．知照性通知。需要下级机关知晓，并作为实施依据的事项，使用这一类通知。如机构设置、调整，干部任免，召开会议等。这里主要介绍会议通知的写法。
标题。一般发文机关、事由和文种俱全。特殊情况也可只标文种“通知”。还可在“通知”前加“补充”、“紧急”等字眼。
正文。一般由导语、会议时间和地点、会议内容、参会人员、注意事项等组成。导语：谁召开会。会议时间、地点：要准确具体，并注明会期。会议内容：概述会议的主要任务。需要值得注意的是，会议内容不能以会议议程代替。参会人员：对参会人员要归类排列，既准确，又不累赘。注意事项：一般需说明会议材料和发言、报参会名单等要求。
4．事务类通知。这类通知的内容都是机关的一些日常事务。主要是向有关单位和个人通知需要经办的事宜或将有关事项公开通知有关单位和个人，使其明了或办理有关事项。如停水、停电通知等。
这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要；少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
（二）通报
通报为下行文，对下级有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用，常分为表彰性通报、批评性通报、情况性通报。
1．表彰性通报。用于表彰先进集体或先进个人。
先进事迹：采用直述式，应把时间、地点、人物、事件、结果写清楚。对一批先进单位或个人的表彰，可用高度简约的语言概括出众多的表彰对象的共性。如表彰对象较多，名单可作为附件。如采用转述式，这部分只需概括地强调重点。
表彰事项：具体、简明。
希望和要求：既对被表彰者提出期望，也对有关方面提出要求。学习要求要在分析期精神实质基础上归纳典型经验，恰如其分，文字简明。
2．批评性通报。用于批评错误，纠正不良倾向。
错误事实：采用直述式要详写，写明涉及的单位和人员、时间、地点、经过、结果及产生的影响。案件多、材料量大的采用转述式略写。注意：一定要实事求是，否则可能会与后面的处理结果有矛盾。
原因和教训：针对事实分析原因，总结教训，指出危害。
处理决定：扼要表述处理的目的、依据、决定。
有关要求：针对教训，提出改进要求。
3．情况性通报。用于知照全局性或某一方面的重要情况。
正文，一般应一文一事。大体分两部分：基本情况、有关要求。基本情况：可直述，也可分条文叙述。
有关要求：在叙述基本情况后，简明写出提出要求的目的，用“现提出以下要求”作承启语，紧接着提出要求（有关要求可按条文式分述）。
（三）决定
决定和决议同属决策性文种，但决议只能出自会议，一般要求行文主体层次比较高；决定可以是会议具体讨论通过的，也可以是机关单位、团体在自己职权范围内作出的。决定一般为部署指挥重要工作的决定、处理具体事项的决定、奖惩的决定。
1．部署指挥重要工作的决定。有较强的政策性和指挥作用，中央此类决定还具有一定的理论性（既要总结历史的经验教训，分析当前的形势，又要作一些理论阐述，使读者不仅能“知其然”。而且能“知其所以然”，如《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》）。
正文一般由决定依据、决定事项、结语三部分构成。
决定依据部分常常简明扼要阐述行文的目的意义，讲清道理，以使受文方面充分理解行文意图。
决定事项部分是决定的主要部分，写明决定事项的具体内容，既应高度概括，又应明确具体、切实可行，除在认识、意义部分讲道理外，在具体决定事项部分不宜作过多的阐述和解释；态度应鲜明、语言应确切，观点要反映领导机关的一致看法和意见，有分歧的意见、说不清楚的问题，不能写入决定。常常以“必须”、“要”、“不准”之类用语表明态度，且用词准，不能引起歧义。
结语部分简要提出希望或号召，是对决定事项的强调或补充，也可不单写结语部分而将其内容列入决定事项之中。
这类决定通常篇幅较长，大多采用总分条文式结构或分段式结构，应注意结构严谨、层次有序。
2．处理具体事项的决定。这类决定一般篇幅简短，多采用篇段合一式结构，简明扼要地写明决定依据、决定事项即可，不必多加议论和陈述，也常常不写结语部分，写得直截了当，用较多的笔墨写决定依据、缘由，决定事项部分文字所占比重较少。
3．奖惩决定。应简要写明被表彰者或被处分者的身份、先进事迹及评价或被处分者的错误事实及评论、作出表彰或处分决定、提出希望号召。对先进事迹的评价或对错误根源、错误性质的分析应中肯、恰当而不多加议论；提出的希望号召应符合实际，有较强的针对性。
（四）意见
意见的写作：对重要问题不仅要有新“见解”，而且要有“处理的办法”，内在是“提出问题—分析问题—解决问题”。意见一般分为指导性意见、建议性意见。
1．指导性意见。用于向下布置工作的下行文，内容常常是阐明工作原则、方法，提出要求。它同决定、通知等文种一样，对下级有一定的规范作用和行政约束力，但意见与决定相比，更突出指导性，内容上更注重原则性和灵活性结合，为下级办文留有更多的创造性余地。
如不需作较多分析，且对下级规定性较强、要求事项很具体的，就应用“通知”而不用“意见”。
不同层次的机关使用这类意见时，内容的侧重点应有所有同，上级机关发布的意见更原则，理论色彩更深；下级机关的意见更具体，操作性更强。
2．建议性意见。用于向上级机关提出工作建议、设想的上行文；也可用于不相隶属机关和平行机关相互行文，对某一问题提出见解和处理办法，供对方参考。上行文可分为呈报类意见和呈转类意见。
呈报类意见是向上级机关提出某方面工作的建议、意见，供上级决策参考，如对上级机关文件讨论稿的修改意见。
呈转类意见是职能部门就开展和推动某方面工作提出初步设想和打算，呈送领导审定后，批转各有关方面执行，这类意见是“形式上的上行文，实质上的下行文”，文中提出的建议、意见主要不是针对上级而是针对下级和有关方面提出的执行意见、指导性要求。
意见的结构：多数意见的正文采用了分部式结构，引言部分简要阐明行文的目的、依据，或者概述行文的原因、背景；然后以条文形式分述意见的指导思想、目标任务、措施办法，或者建议事项、意见看法等。
（五）报告
正文一般由报告缘由、报告事项和结束语组成。
报告缘由主要是由交待报告的起因、主旨，并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。
报告事项一般表现为三段式：情况—做法—问题（意见），情况（做法）—问题—今后意见，情况—问题—意见；情况—原因（责任）—下步措施，情况—原因—责任及处理意见等（这只是一个基本写法，可根据不同情况在此基础上做部分增减）。
结束语可用“特此报告”、“以上报告，如有不妥，请指示”等类，也可不要。
根据内容，报告主要可分为工作报告和情况报告。
1．工作报告。如定期工作情况、重要专项工作情况等。一般包括基本情况、主要成绩、经验做法、存在问题、基本教训、今后打算等几部分，这类报告一般篇幅较长，应恰当安排其层次结构。
基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，应从实际工作中概括出规律性的东西；存在问题，应写出工作中的缺点和不足；基本教训，应分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训；今后打算，应提出改进工作的打算，或提出今后开展工作的建议。
2．情况报告。常用于向上级汇报严重的灾害、事故，重要的社情、民意，督促检查某项工作的情况，举办重大活动、召开重要会议的基本情况，对某项工作造成失误和问题的检讨与反思等。情况报告大多写成专题报告，要求内容集中、单一，突出重点，把事项的经过写明白。相比工作报告，情况报告的内容多不确定、写法更加灵活。
如发生事故，就要写明事故发生的时间、地点、单位、事故的简要经过，伤亡人数，事故发生后采取的措施等。
如检讨报告，一般开头都用简洁的文字对事故或自己的错误作一个总的概括性表态，并引出主体部分，主体部分一般包括两部分：一是责任事故的基本过程和自己的错误事实，用叙述的方法写得概括、具体、清楚；二是检查造成事故或错误的主观原因和自己的批评认识，多用说明、议论的方式，写得诚恳深刻。结尾简要说明今后改正的决心和努力的方向。
值得特别强调的是，撰写报告时应处理好五个关系：
1．处理好点与面的关系。既要突出重点，就是要反映出影响全局的主要工作、工作中的显著成绩、有普遍意义的经验教训、工作中存在的突出问题，又要注意围绕重点反映一般情况。尤其是专题报告，要做到始终围绕一个问题陈述，中心明确。
2．处理好事与理的关系。如果不介绍情况、列举事实和数据，报告就会显得空洞；只罗列事实、数据，报告又显得肤浅。应把各种情况、成绩、问题归纳起来，对其进行综合归纳，确立主旨，以观点统率材料，用材料说明观点，做到观点和材料相统一。应写得有新意，把新情况、新问题发掘出来，总结新鲜经验。
3．处理好详与略的关系。重要内容要详写，非重点内容略写，详略得当；根据报告的不同类型和作用而定详略，如总结成绩的报告，就详写成绩、经验；检查报告就详写原因、教训。应陈述有序，层次分明。
4．处理好对上与对下的关系。报告是给上级机关看的，其用语与对下讲话应当有所不同，切忌照抄文件、讲话，高谈阔论，或以指示的口气，去教育上级、做上级的思想工作。应注重用语准确得体，体现对上级机关的尊重。
5．处理好时效与全面的关系。报告要及时，不失时机，如果时过境迁再写报告，就没有意义了。尤其是突发事件报告，应迅速报告了解的情况和已采取的措施，有关全面情况及教训总结可续报。
（六）请示
请示正文一般由请示原因（为什么请示）、请示事项（请示什么）和请示结语三部分组成。
请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。如原因较复杂，就必须讲清情况，举出必要的事实、数据来说明原因。一份请示能否得到上级机关的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足，是否言之有据。
请示事项是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，内容应具体，语气应得体（一般应写“拟”怎么办）。
请示结语常用“妥否，请批示”、“请指示”等惯用语。
撰写请示应注意以下几点：
1．请示不宜多头主送，多级主送。一般只主送一个直接上级，以免因责任不明或者互相推诿影响到办文效率和质量。即便是受双重领导的机关、单位上报请示，也应根据内容写明主送机关和抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。除领导直接交办的事项外，请示不得直送领导个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或领导批示的不尽一致而误时误事。
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