 发文机关即落款或署名，是公文的法定作者。印章除会议纪要外的所有公文都要按规定骑年盖月。 成文时间是成文的年月日，以负责人签发的时期为准。位于发文机关之下，稍偏右错开，一律用汉字书写。 公文语言的特点 准确贴切---公文语言不能用夸张、虚构、渲染、抒情等手法。 简洁严谨---用最少的词句表达最丰富的内容。言简意赅、文约意丰。 朴实庄重---语言端庄稳重、朴实平直。公文的语言必须合乎规范，俗语、俚语都不应写入公文。公文 是处 理公务应该朴实庄重的，而不是个人情怀的表达，不宜体现个人风格。 得体规范---说话做事恰当、合适。不同的文种采用不同的语气就称之为得体。规范就是指符合约定俗成或 明文规定的标准，用字用词、语句、标点符号、数字、缩略语、计量单位都要符合规范。 公文语言运用的方法 第一，选择恰当的词语。多用直义词，少用或不用委婉的词，避免发生歧义。 第二，广泛使用公文惯用词。所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化、规 范化的语言格式。 第三，多有"的"字结构。使语言具有简明、经济的表达效果。 第四，适当选用文言虚词作为公文惯用语，慎用方言、口语。如"之"的使用。 第五，是适当使用模糊词语。如原则上、一定的、尽快、适当、妥善等。但在时间、地点、人物、情节和 结果等不能使用，而是要求表达精确。 第六，科学地选择句式。公文基本上采用主谓句，有较长的句，用介词结构作修饰语。 企业常用公文主要有下行文的通知、通报、批复、决定和会议纪要。上行文的报告、请示；平行文中的函 等。 一、通知 通知适用于批转各类公文，传达要求下级办理、周知或者执行的事项，任免人员。它是下行文，主送单位 必定是下属。 真叙、明了、开门见山和直截了当是通知的特点。强调各公司的通知都要抄送到集团总部。 二、报告 报告是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问所用的公文，在公文中属于上行文。它的主送单位必定 是发文单位的上级主管。 三、请示 请示用于向上级主管请求指示、批准。用的最多的是人事的聘任、制度的出台以及固定资产的购置等。 请示要求一事一请，不能多事一请。凡请示类文件，在正文下方必须标明联系人及固定电话，上行文必须 有签发人，文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人。 四、会议纪要 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。具有指导性、纪实性、概括性的效果。 会议纪要的写法大致可分集中概述法、分项叙述法、发言提要法。 五、信息 信息应包含时间、事件、人物、效果以及给人们的提示等，一句话信息或调查研究式的重头文章，都离不 开这些基本的要素。要开动脑筋,善于发现身边的小事和平常事,通过思考来给领导提供信息参谋作用。 各公司必须于每月五号前把上月的动态信息上报到集团办公室，文秘岗位人员就是信息宣传员。 六、会议记录 会议记录是文秘人员的基本功，是一项经常性的工作。 会议记录应包括：时间、地点、与会人员、主持人、记录人、列席人员、请假人等，然后是议题、与会人 员发表的意见和表态，最后是形成的决议或统一意见。 能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩。 怎样提高写作能力 （三） 写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段，是每一个有文化人都必须掌握的一门 基本技能。写作，是每个企业管理人员"常常用得着的基本工具，"也是搞好本职工作必须具备的一 种起 码的素质。文秘人员作为企管群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情 况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是文秘人员的主要职责。如果没有具备较高的写作理论修养和专 业写作能力，可以肯定地说，那是很难做好岗位工作。 一、文秘写作应具备的条件： 第一要有一定的写作水平。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不 到的。懂得怎样写文章。如果一个文秘工作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或 语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。 第二必须遵守党的方针、政策。"笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。" 这说明了文秘写作的政策性和严肃性。 第三要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的， 尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老 老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许 搞什么"合理想象"。 第四要多作调查研究。写文章不进行调查研究是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果 不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。作为文秘人员，有更多的机会去深 入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。 第五要掌握文秘写作范围。如果连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员。 （一）行政公文：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪 要等。 （二）日常应用文：调据类、告启类、书信类、电文类、合同类、公关类、记录类等。 （三）专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。 （四）宣传文稿：新闻消息、通讯、评论和广告等。 （五）法律文书：起诉状、申诉状、答辩状等。 （六）学术论文（经验交流文章）。 |
说点什么...