《机关文字工作五十讲》作者答老秘网网友问

    哈尔滨文书：何老师，我是一个学理科的，近期转行做文书，自我感觉逻辑性还算可以，但有一亟待解决的问题，在准备综合性材料的过程中，考虑好文章架构并经领导通过后，提笔要写时发现肚里没词，而且写出来的东西感觉发平，没有那么鼓舞人心。另外，现在我觉得要写好一篇通讯，反而比写综合性材料要难。（一个6000多字的单位半年总结写2天2夜，一个300多字的通讯反而要写上4-5个小时，还感觉不尽如人意。）。想请教一下何老师，如何提高自己的文采?

    答：第一个问题，我认为可能还是你对本单位的工作不够熟悉，没有很好地深入研究。如果你对本单位的工作进行了深入研究，包括研究它的历史，研究它的现状，研究它的未来趋势，然后从宏观的全面的角度去把握它，你一定会有自己的新想法即新思想新观点。如果有了新的思想新的观点，写起来就非常方便了。

   第二个问题，如果你觉得通讯难写，那就请你去花点时间好好地学习研究通讯的写作方法和要领。你不会写通讯，说明你没有掌握这种文体的写作方法，所以需要学习需要补课。

   第三个问题，文采体现的是一个人的语言功力，是一个人综合素养的重要体现。如果你是一个初学者，建议把重点放在表达准确、平实、完善等方面，而不必太在意是否具有文采。当然，如果你希望将来写文章有文采，那么我建议你从现在开始读点古代诗文，譬如《古文观止》、《唐诗三百首》等基本书目，要熟读成诵，要理解，要运用，这是一个艰苦积累的过程，也是一个潜移默化的过程。

    保康秘书：开始写材料已经半年了，总感觉自己提升不多，写的许多东西，不是太空就是小家子气，如何提高写作水平呢？领导说要多学习近年写的东西，还说他年轻时写材料经常把科长写的东西背下来，您认为，背材料精典语句有必要吗？

    答：如何提升写作水平，因人而异，不能一言以蔽之。你领导的说法值得商榷。如果你有时间，或者你愿意背诵文章，这是非常好的事情。但一定要选择历代经典名文，那些流传千古的历代著名篇章，是值得我们去下功夫熟读成诵的。至于同事的文章，可以学习揣摩，但不值得去背诵。因为背诵必然要花费大量的时间和精力，而我们的时间和精力是非常有限的。学习对象的选择非常重要。古人说，取法乎上，得乎其中；取法乎中，得乎其下。就好比学习书法，碑帖年代越早越好，你学习当代人的书法，就不如去学习古代人的书法，这里有一个源和流的关系问题。

    天津企业秘书：小人我系津城央企某局某领导的兼职秘书，对领导主要负责：搞好日常服务（端茶、清洁），辅助办公（接听处理电话、联系沟通安排琐碎之事、收发传递领导需签的文件、负责领导邮箱等），讲话稿（领导喜欢自己写稿——我这点很幸福，但也算是始终没有长进的一个原因，我平时负责校对理顺整理等辅助性工作），生活方面（负责办公室的花草养护、出差订票报销等），类似的一些事情。特别强调一点，不随领导出去搞应酬。以上是铺垫， 我的问题来了：我平时写年度个人工作总结时，作为领导秘书这方面，总是感觉不好下手。有些事做了，没法写出来，这点大家都能有所体会吧。那我怎么去写呢？怎么来归纳？从哪些角度去落笔？很伤脑筋。希望老师能够在万忙之中指点迷津。感激不尽！

    答：年度个人总结，是你自己的个人总结吧？这个材料应该是最好写的，因为自己写自己，自己的情况自己心里最有数。无论是个人总结，还是单位工作总结，结构都差不多。一般都包括过去一年所做的工作、存在的问题、今后一年工作的打算等几个部分。写过去所做的工作，采取的是叙述的方法，需要概括几个方面进行表达。如果工作非常琐细，则需要进行概括和抽象；如果工作比较抽象笼统，则需要进行具体化。写存在的问题一定要有针对性，具体化，可改进。展望新的一年工作，写工作打算计划，同样需要概括几个方面进行表述。建议你可以去找一本教科书，看看个人总结的基本写法。

    回忆：一个人从毫无基础，到能写出像样的材料，一般需要训练多久？