 再一种办法代替就是附件代替经济的正文。很多时候完成可以把正文写得很简明，领导要看的就是正文，需要看附件的时候，需要清楚了解内容的时候我们再看附件，我们大家知道领导和一般的工作人员的信息需求是不一样的，级别越高的人，他所需要的是概括的、原则的、反映历史的、反映未来的，不需要非常细致，而我们具体工作人员可能需要细致，你怎么能够让你的公文两个方面都能有用，都能满足他们的需要？一个很重要的做法就是用附件代替正文，把附件可以写得很细，如果领导不需要看附件，就可以节约阅读的过程，同样可以把文件处理得非常到位，而具体工作人员需要精细地了解数据、情况的时候再去阅读附件，这样陷阱就满足了各方的需要，而你的公文就高度简明。 再有一个就是用合理的引用代替议论分析，在公文上都应该会用，中国古代已经把它做得登峰造极，走向反面了，我们现在实际这个也是非常好的办法。有些老生常谈的道理确实没有必要在公文上去重复，你不讲他比你都还清楚，我不如我干脆就引用一个权威机关的一句话，可能你比讲一番道理更有效，根据国务院领导同志关于什么什么问题的指示精神，我把他这个话引用一些，下级会知道是国务院的意志，中央人民政府的意志，我就要执行，我理解要执行，不理解也要执行，更何况讲的东西都是我理解的，就是因为各种各样的原因不好执行，当然现在问题就解决了，你不用讲工作道理，就会有足够的权威性可以来代替我们去做复杂的、繁复的舆论分析。 再一个就是用一些词形精确，词义固定的术语来代替自然语言中不确定的词，现在很多人做公文都会用这个办法，这个是一个非常好的办法，使你的正文经济的一个好办法，大家看，我们国家的《刑法》，它就有专门一条，本法所称的以下以下均包括本数，它实际上就是把自然语言人工话，把以上以下在特定的文件中变成一个术语，这个术语上你给，他在量刑的时候要不断地用以上，15岁以上，15岁以下，5年以上，5年以下，这样反复地用这个词，如果不做这样的统一的规范的处理陷阱，你会发现行文会很不方便，一定要说15岁包括15岁，反复地就要用整个行文下来陷阱会发现多余的文字，本来可以不存在的文字非常多，它用这样一种方式就可以代替你分散地去做繁复的叙述，可以收到一个简明的作用。 再一个就是用那种标准化、样板化、模式化的文稿来代替一些例行的，本来是例行事物，但又随机去纂写的这种文稿，也是一个很重要的简明的思路。因为是本来很多我的业务固定，要处理的问题是确定的，都要问这些事，都要回答这些问题，我完全可以起草一个标准的文稿，然后根据你的需要我去拷贝。然后这样来回答你，写起来又方便，而且是高度简明，又不会有多余的东西，因为你这个范本是经过反复锤炼的，它的符号的数量会得到严格的控制，当然就可以做到简明。 再一个解决问题的思路就是合并，合并就是我们有时候在处理公文中，在写公文的时候经常会这样，发现这样的联合词组，这个联合词组事实上就是合并的意思，如果你不用联合词组，你会发现叙述的过程中会很罗嗦，用联合词组中间用一个标点符号，比如说用一个顿号来分割，表明是一种并列的关系，同时在处理上你会发现它很经济，很节约。大量的符号就可以省略下来了，这就是一个合并的思路。 再一个就是把同类的事物分条立项地集中叙述，也是一个好办法。有时候我们说政策的时候，讲完了常态，正常的时候应该怎么怎么做，马上就会讲不正常的，特殊情况应该怎么做，如果你不是把常态和特殊情况写在一起陷阱你会发现在在特殊情况的时候还得再重复常态。否则你怎么能引发出来这些非正常状况，不如把同类的事物，同类的内容分条立项地放在一块，这样你就减少了不必要的重复。 再有就是合并内容，功能完全相同的各份文稿为一个通用文稿，这个现象在很多企业里用得比较多。在一些特别的行政机关也在推行这种做法，就是通稿信函，我要问的问题可能是80个，我先把这80个问题的答案都写出来，然后根据你的询问，你问的是四五七，我就回答你四五七，也可能四五七你看完之后，你还会有18、14问题要问到，我把18、14也刷给你，就是一个通稿应用于各种各样的需要，表面看一个通稿可能写得长，但是实际上涉及到具体的文稿的时候我们会发现既简又明，这也是一个解决问题的很重要的思路。这是第四点，就是简明。 5. 严谨 第五点还是两个字叫“严谨”。严谨，我们这里边特别强调在两个方面的严谨，首先一个就是公文的结构必须严密有序，这是所说的“序”就是工作逻辑，就是你公文的结构一定要符合工作逻辑，要反映工作逻辑，因为它本身是工作活动的产物，是我们管理的一个很重要的工具，你只有顺应了这个工作逻辑，你的公文才能够产生，在工作中产生正面的作用，让别人非常有条理地获取相关的信息。 我们现在有的公文就存在这样的一些问题。就是说它的结构不十分严谨，有些文件的结构我们是需要按照事理逻辑来编排的，事理逻辑就是提出问题、分析问题、解决问题，有些公文就不能按照这样的一个事理逻辑来排列，按照工作规定上的需要，有很多规范性文件就不能按提出问题、分析问题、解决问题的思路来编排，就得按照工作程序，你需要做这件事的时候，你先遇到什么我就先讲什么，你再遇到什么我又讲这件事，跟你的工作顺序、工作程序完全吻合，这样他在阅读的时候就符合它的工作的规律，效果就好，容易记得住，并且在和我相关我就记住他就行了，和我不相关的我就可以不记，这样跟工作的程序吻合是可以的。很多时候我们可能是这样，又要参考多种方面的因素，比如说写一个规范性文件，除了第一章总则，最后一章附则以外，中间几章它的编排我们很多时候编排都是把同类事物集中，把两件事情有密切关联的事情有前提性，后续性关系的，就是前因后果关系的把它排在一块，这样来反映一种工作上的规律性，只要我们工作结构是反映工作规律是严密有序的，它才能够对工作有正面的推动。现在很多人觉得说，有人写完公文之后别人看不懂里面很多出彩的话，有很多主张都非常好，但是就没有条理，给人家感觉就是东一榔头，西一棒子，这样的公文当然不能出机关的大门。你写这样的公文你会觉得你很痛苦，你写公文的时候写500字，但是可能人家删掉就只剩下50字，从脸面上你觉得很不好，又觉得不可理解，其实也很好理解，你是在工作，你必须反映工作逻辑，不是在写小说，小说可以意识流，公文不可意识流，必须符合它的工作规律，它才能对工作推动，才能是好的工作工具。这是一个严谨。 再一个严谨我们就要强调它的用语的周密确切，没有歧义，公文是最怕有歧义的。所谓歧义就是说一句话它有两种以上的解释，大家知道公文最怕有这个，我制发公文的目的就是要统一认识、统一步调，统一政策，统一行动。如果一句话有两种以上的解释，这种统一就不会实现，我发布的目的就实现不了，也就没有意义，这种公文就没有价值。所以我们要注意用语的确切性。当然这个有一个困难，为什么？因为我们现在写公文用的不是人工语言，如果用计算机语言来写公文就不会出现，它每一个词都是确定的，而我们自然语言不是，自然语言就你读懂了，你会，你认识3000个汉字，你可以把几乎所有的文章都能读下来。就在于什么？这是它的优势，同时也是它的劣势，大量的词是多余的，稍微限定修饰不好，你的表达就会出歧义，而有时候歧义可能是灾难性的。 比如说我们平常说话可以这样说，说“严厉打击少数犯罪分子”，你还觉得这个领导挺有政策，不能仔细看，仔细看它是错的，我们要严厉打击少数犯罪分子，多数你给放了吗？绝对不是你的主张，但是它字面的意思就可以这样去读，这就非常有害了。 再有就是有些时候我们修饰的对象不明，比说这几个，可以修饰消除小组，也可以修饰代表，因为这几个它的对象到底是修饰谁，我可以说几个小组的代表，也可以说一个小组的几个代表，到底说的是什么？“在门口一边站着一个武警战士”，站着几个，可以各取所需。两个对我有利的时候我就说两个，一个对我有利我就说一个，因为这句话都可以读得通，这样的东西对公文来说可能就有害了，特别是语调附加语意再造成歧义。有些时候我们发现不了，这个就是最麻烦，你比如说汉语，我们大家知道很多时候并不是字意的相加就等于句意的，我这样几个字看我怎么念，它差的十万八千里，不搭任何界，我这样念一句话，“他说不下去了”，我不带语调，我一带语调的话你听着它是什么意思，“他说，不下去了”，“他，说不下去了”，几种，他太累，讲不下去了。这两句话用的词完全一样，就我的语调不同，当然它的含义就差得十万八千里，这样一些东西如一我们写公文的时候，带着一种语调去写。对方换一种语调一读你的政策漏洞就出来了，这就是非常难以避免的，有同志说你这个加标点符号，冒号，引号，“他说，不下去了”就完了，我这个例子？ “A先生和B先生的法律顾问曾来过事故现场”。看我怎么念，一种念法是两人，是A和B的法律顾问，再一种念法轻轻一念就变成了A先生和B先生两人请了一个法律顾问来过事故现场，是一个人，如果是关键性的事实，双方就各执一词，最后谁来仲裁？谁来说它准确的意思是什么？这种东西如果出现在公文上，就是灾难，不像其他的作品，其他的作品有可能歧义是一种手段，可以提高它的表达效果，像广告，很多时候就要歧义，一个场景是一个老华侨下了飞机，下了飞机以后喝一杯饮料发一感慨“啊，到家了”，你说啊，我听出来了，他这是在夸他的饮料，除了他说因为这是老华侨，给人的表面印象是回到家乡喝到家乡水发表感慨，但实际上也在夸它的饮料，我们知道一个事物达到一个很高的境界的时候才叫“到家”了。你说我听出来了，广告的策划人就希望你听出18种含义来，听得越多，你参与的过程越深，你到超市的时候就自觉不自觉地去抓那饮料。它的目的就达到了，就是为了卖产品，这个歧义对他来说是有用的，但对公文来说就是灾难。 |
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