 8. 完整 第八点还是两个字叫“完整”，完整的要求我们主要从两个方面去强调它。一个结构完整，这个道理很简单，如果你公文的结构不完整，没有按照约定俗成，或者是机关里面的内部的规范，或者是统一的国家标准，国家法规当中统一规范，按照这样一个结构去写你的公文，有内容上的遗漏的最大的危害就在于你不能给对方完整的认识，公文的作用就是要消除它在认识上的不确定性，补充它的信息的不足。如果你的结构不完整，该补充的内容你没有得到补充，你给他的认识是片面的，他就不会有完整的行为，你的公文就无效。至少效用会受到损害，所以我们必须坚持这样。 像有些同志写公文就经常有这个毛病，把需要有的内容就不写，比如写一个请示很好，标题写得很规范，内容也写得很好，就最后那句话不写，“当否请批示”，“当否请指示”就不写，你不写，因为我们现在机关里公文的文种使用不是很规范，对方收到文件的时候就认为你用错了文种，以为你本来是想写报告的，不需要复文，因为复文是很困难的事，那他就拿你这个文件去当报告去处理，就给你搁置掉了，那你想要的结果永远不会有。一定要结构完整，给对方完整的认识，对方就有完整的行为等着你，你给他不完整，他就不会有完整的行为。这是我们强调的一个完整。 再一个完整就是公文的构词要完整规范，特别注意不要滥用简称，刚才我们讲了，用简称、用书面语是公文一个规律，它因为用了是现代汉语的书面形式，它要受它规范的制约，是很正常的，但一定注意要规范，不要滥造简称，不要用那种不规范的简称，现在在机关里也有这种现象，就是乱造简称，而且在使用的时候也不规矩，比如说我一定要用一个简称，是我自己造的简称，我们处理的时候一定要注意，把全称说完了以后加一括号以下简称什么什么，这样别人就不会有歧义了。再就是用简称的时候一定要注意，一定要符合规范性的要求，造简称的时候不能造出歧义来，比如说我所服务那所学校，就中国人民大学，有时候就简称叫“人大”。很多时候就会出笑话，出误会，我说我是人大的，人家就误会成我是某一级人大会的，可能就误会大了，在处理的时候就会出问题，你处理的时候要注意不要滥用简称，特别是不规范的简称不要滥用，特别是某某机构的名称，人家这个机构的名称没有国家的字样，没有国家字眼，你在写公文的时候你一定要写成国家的字样，对方可以拒绝收受这个公文。因为我的名称当中没有这个字样，你说的不是我，就像我们人名一样，你用别人的名字去承担义务吗？用别人的名字去承担责任吗？当然不会，我就用我的名义去承担我该承担的责任和义务，你用的名义不对我就认为这个责任和义务不是我的，我就可以推得一干二净，你公文效用因此就会严重地受损。所以我们在做的时候要注意，用要规范的简称，特别是自己在造的时候，更不要用那种莫名其妙的简称，有些单位都是这样的文件，红头文件，某某县打狗办文件，我们一看就觉得很吃惊，怎么可能有这样的简称？最后一翻人家最后的结尾有一个印章，印章写得非常规矩，某某县犬类限养办公室。你怎么能用老百姓骂你的词去做你机构的名称？这就是极不严肃，这些东西应该要注意避免，要注意克服。这就是第八要完整。 9. 清晰 第九还是两个字就是要“清晰”。这其实是一个很简单的要求，因为我们知道公文不是给你自己看的，或者说主要不是给你自己看的，一定要把它传播出去，传递出去让别人去读，才能产生效用，因为你是要影响别人，而不是主要影响你自己，这样有一个基本要求，就是它不论用什么方式来制作，他字迹一定要清楚，工整，要避免因为字迹不清模糊混乱而出现错漏，而这方面的错漏我所了解的几乎所有的机关都出过，甚至有些机关付出了非常沉重的代价。 在一个公文上写一个字写得草，从行政事业费节余中拨了30万元，让这个“了”写得比较草，最后打印的时候变成了330万，你一字之差就是国家要多支出300万，像这样的损失如果追究你的法律责任，肯定是渎职罪。到现在300万的损失也是渎职罪，就是很严重的问题，更主要的是什么？让别人不能尽快地精准地去了解你的内容，最后结果给我们的工作带来各种各样的损害，就是这个方面的问题我们特别要注意克服，尽管是小事，但公文无小事，有些国家甚至规定公文不能有差错率，这当然是一种理论上的，不能有差错率，包括微乎其微的细微的差别，因为我们大家知道公文有一个特点，就是它会把小错放大成大错，为什么？我们刚才前面讲到的公文有执行效用、而且这种执行效用确实是法定的，宪法、国务院组织法、地方人民代表大会、地方人民组织法还有很多的行政法规，行政规章中都对公文的效力做了规定，宪法就是这样，国务院各部委有权发布指示和命令，这是宪法权力，有很多我们能见到的一些部门的规章，你就会发现我去注册一个企业，不一定注册一个企业一定提交某一个报告，这个是要事行为，没有这个报告你这个行为无效。都是法律规定了它的效率，这种法定的效率有好处，有强制力作后盾推行得快，但也会带来一个问题，一旦你有错，他会把小错放大成大错，就会灾难就来了。所以我们没有理由去忽略那些细节，尽管清晰是最基本的一个讲究，但是这个讲究也是一个非常重要的讲究，不能掉以轻心。 |
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