 10. 耐久 第十个方面，也是最后一个方面，就是要这样两个字“耐久”，所谓耐久就是我们在作公文的过程当中，因为你既然是做文件，一定是有它的载体，因为信息本身不会运动，不会从今天到明天，不能从北京到上海，所以我们才需要把它物化下来，把我们的想法写下来，写下来通过物化的纸再运动，物质可以运动，通过它的运动把我们的想法传播到上海，把我们的想法从今天传给300年以后的人，那它一定要有一个载体，特别是现在的公文一定要有一个物质形态的载体，我们在做公文的时候应该有意识，就是说这些载体材料，这些支撑材料一定是耐久性强，为什么？因为我们写公文不仅是在处理公务，是为眼前的人服务，为眼前的社会发展、经济发展服务，还有一个就是我们在记录一个国家、一个民族的历史，我们国家的历史，中国的历史有一个传统是根据档案来修饰，档案是哪里来的？档案都不是写的，如果你哪一天看到你问老张，问老张你是干嘛的，老张说我正在写档案？那就是假的，档案不能写，档案一定是从文件转化来的，它原来的状态一定是一个文件，在办完事之后发现它有记录过程的功能，我们就把它，因为以后可能要查考就把它留下来了，就它转化为档案了，它只能从文件里面转化而来，我们国家的历史根据档案写的，实际上谁在写历史？我们说我们是辩证唯物主义者，我们认为人民群众创造历史，但谁写的历史？在中国，至少在中国，在东方写历史的都是写文件的人，你们写下来的都是你这个单位的历史，也是我们这个国家，我们民族的历史的一部分，我们要有历史责任感，要使得我们的东西能够作为档案长时间的保存，让我们的后人能看到今天正在干什么，我们创造的文明能得到传承，让我们创造这种知识，包括管理方面的知识能够再继续升值，继续发扬光大，我们是举手之劳在做文件的时候应该有一个意识，就是我这个东西不仅仅给我用，也给后人用，我们要有一个意识就是用耐久性强的材料，比如说手工，手写的文件至少应该做到不要用不耐久的纸，而新闻纸，草纸，新闻纸其实造纸原料不错，都是木纤维，但因为在生产过程中有大量的氧化物不能去除，去除之后新闻纸我们就买不起了，报纸就非常贵了，就是大家看不起报纸了，那它的公益截留了大量的氧化物残留下来以后它不能作为档案留存，大家看到办公室里的报纸，看一周忘了收放在桌子上晒太阳可能就变成黄的了，我们的档案我们希望它永久保护，至少从理论上我们希望它真的万寿无疆，你就做不到了，这种新闻纸就做不到，草纸就是禾本科植物做的这种纸张，它的耐久性比较长，不能用这种纸。 现在我们选纸的时候有一个参照，就是2000年版的国家行政机关公文格式标准上面推荐一种纸，这种纸尽管它不是耐久性最强的纸，应该说是中性纸，至少不是酸性纸，偏碱一点没关系。这样一些指标高一点，达不到这样一个耐久性强的要求，但是要比我们现在大多数机关用纸质量还是要好得多，如果能用那种纸，我们档案的永久保存就可以在一定程度上得到缓解。 再一个是字迹材料，最好的字迹材料是老祖宗发明的墨，到现在为止没有一个字迹材料能跟它相比，时间越长它越黑，而且纸张形成一个保护膜，而且大家知道它要有松油，在工艺上有一种松脂去熏蒸的过程，会把松油结合在那种墨体里面，和纸张形成一个保护膜，它本身纸张的纤维就结合得特别好，几层保护最后结果就是我们现在看到的3000年以前的手工纸用墨写的文件，有的是非常鲜明，黑白对比度非常好，可能比我们30年前的文件度还好，清晰，非常清晰，但是遗憾的是我们现在不用这种书写工具了。再一个是如果用钢笔，用DA墨水，DA墨水就是档案汉语拼音的缩写，其实国家有专门的标准，专门生产这种墨水，但是很多单位不知道，这种墨水耐久性非常强，可以和墨相比。 再有就是碳素墨水，碳素墨水就是书写不流利，影响推广。实在不行可以用蓝黑墨水，蓝黑墨水它的色素成份不是很好，但是它有一个好的地方就是时间越长，它和纸张的反差率越好，就是因为它里面有两种化学成份，虽然时间的延续，原来都是纯蓝墨水，是蓝色的，你看你小学做的日记肯定不是蓝色的，是黑的，时间越长越黑，和纸张的反差越大这样保存下来越强，越好。 再一个是油墨，现在的不论什么牌号，只要符合国家标准的，黑色的、蓝色的、红色油墨都是耐久的都没有问题，因为这样来印刷文件都没有问题，不耐久的是什么？铅笔是最不耐久的，可能大家都体会，有时候在机关里，越是领导越有这个毛病，用铅笔批文件，有时候连机关大门都没有出这个字迹都没有了，我们国家有很多非常好的，有很多非常珍贵的档案都是用铅笔写的，非常遗憾。就是现在没有特别好的办法能够让它耐久性地保存，这些东西都是非常重要的东西。 再一个就是不要用普通的圆珠笔，普通圆珠笔的结果就是这样，30年、40年，有时候可能都用不了30年就是放在文件柜了时间长了会发现一个现象，就是纸是白的，下面一滩油墨已经没有字了，这点放在文件柜里面由于时间长了，就这点压力就足以把它的油墨从纸张上排出在外，因为它和纸张的纤维不切合，这个字体材料是最不耐久的。 再有一个就是用化工燃料做的红的、绿的、纯蓝的，就是色彩艳丽的墨水，它肯定是化工原料，这种墨水都不能用来写文件，写文件结果就是说可能是30年、20年它的字迹就没了，就褪色了，就白纸一张。这样肯定就真的是一个文明的损失，我们在第一讲就给大家介绍这样一些基本的要求，实际上我们讲的是一个公文的质量标准，就是一个质量要求，这里面我们也涉及到了一些有关的方法，我们给大家做了一个描述，最后还有一点时间我给大家讲第二讲。 二、公文处理的基本程序 第二讲对我们机关里面公文的处理的基本程序、基本的流程给大家做一个描述。 特别是年轻的同志可能这一部分的内容对你们来说是有一定的意义的，大家了解基本的流程，这个流程在很多的部门还是强制的。所以我们应该了解这个，但是需要说明的是我只能是概要地把基本的过程给大家做一个介绍。到各个单位还会有精细的、具体的流程，我把总体的情况给大家做一个描述。 按照我们公文处理的基本的规律，公文的处理过程大致上分成两个基本流程。 （一）收文处理的流程 一个我们叫它收文处理的过程。收文处理顾名思义，文件不是我创作的，不是我制发的，是别人的文件发到我这个机关里来了，对我来说是我收到的文件，我收到的文件的处理过程就是现在大屏幕上所反映的这样的一个基本过程。就这样的一个基本过程，这种关系用红色的表明是实体的关系，就是前后之间有一些接续，虚线表明的是一种管理，就是它可能会有一些监控，比如说追办就是一个典型的管理过程，就是一个监控的过程。就是来用不同的线条来反映他们的关系，我把几个基本的过程给大家概要介绍一下。 首先第一个就是签收。签收就是履行一个确认、清点、核对、检查，签注的手续以后，机关都要设置一个外收发的人员或者叫外收发室，或者叫什么通讯科等等机构的名称，但是它的性质是一样的，都属于外收发，外收发人员从发文机关或者是邮政部门，或者是机要通讯部门，或者是各个地区，各个单位，可能内设的一些文件交换站，或者是通过自备的通讯设备包括网络设备收取文件。这个就叫签收。这是首先第一步从外部来接收这样一些文件。 下一步就是做外收文的登记，这是一个很简单的程序性的，但是这也不能小看，尽管是手续，但是它的一个必要的手续，要做登记，数量为了注入责任，做了登记之后，文件被丢失的可能性就减少了。 |
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