 如果我们到了一些企事业单位包括学校去看，经常会看到有关的公文会有这样的提法，损害公物要罚款多少多少元，大家知道这种提法也是违法的。因为罚款是一个行政行为，而学校没有经过特别授权是没有这种权利的，如果说你自己可以做这样的约定，对方如果损害了公物依照什么样的标准去赔偿，这是可以的，但学校不能在自己的公文当中对学生、对相关人实施罚款，这是法律不允许的，这样的问题，可能在我们的公文当中还具有一定的普遍性，我们应该引起足够的注意。 （2）形式的合法性 第二个方面，就是形式要合法。因为我们知道有关涉及到公文方面的法规规章，绝大多数它主要的约束就是相关的这些形式问题，如果法律法规、规章有相关的一些约束有相关的一些规定，那么我们在形成自己的文件的过程当中，就要自觉的遵守这些规范，否则，形式上违法同样会使你的公文失去法律效力。 像这样的例子在前若干年就有一定的普遍性，市人民政府就用自己的名义颁布某某条例，这种做法其实是违法的，就是按照1987年4月国务院颁发的《行政法规制定程序暂行条例》的规定和2000版的《政法规制定程序条例、规章制定程序条例》的规定国务院各部门，地方各级人民政府发布的规章不得称条例。也就是说条例这个文种在行政系统只有中央人民政府也就是国务院可以颁发，其他的行政机关都不能用自己的名义去颁发条例，否则就构成违法。在党的系统同样有相关的规定和要求，比如中共中央办公厅颁布的《党的领导机关公文处理条例》明确规定只有中央一级的组织可以颁发条例。 我们知道，我们举的这个例子，某市的纪委他不是中国共产党中央一级的组织，所以同样无权颁发条例。除了这个文种是一种形式，我们要注意它的合法性以外，其实发文的名义也是形式问题，但是发文的名义同样不能违背有关的法律规范，按照国务院2001年颁布的《公文处理办法》的规定，在各级政府部门内设的机构当中除了办公厅室可以对外正式行文之外，其它的内设机构不得对外正式行文，也就是说，我们各级政府部门内设机构，除了办公厅或者是办公室之外都不能使用自己的名义正式对外制发公文，这种所谓正式制发公文就是说这个公文有可能产生法律后果的就属于正式行文，我们每一个部门的内设机构自身都不具备法人资格，不具备主体资格，当然它也就不能用自己的名义去制发公文，去承担相应的义务，履行相关的职责，所以发文名义也是个形式问题，但是形式也不能出错，不能违法，不能违制，否则，那个文件同样是违法文件，同样会被上级机关废除废止，或者被撤销。 （3）程序的合法性 再一个合法方面的问题就是程序也要注意它的合法，因为我们大家非常清楚公文的制发是一个群体的过程，和我们每一个人写论文不一样，它是一个群体的工作过程，为了保证这个群体的工作过程的有效性，维护公文的质量，国家有关部门对有公文的处理过程做了相关的规范，就是说我们的公文处理是有相关的程序规范的，我们就要自觉地遵循这些程序规范，这样才能够保证你的公文是一个机关的政治意思的表示，而且这种意思的表示是受法律保护的，否则，如果我们违背相关的程序规则，就意味着你的公文程序违法，或者是程序不当，同样会影响公文的效力，会使你的公文被撤销，被废止，被废除。 所以在程序上我们应注意合法性问题，在这方面有这样几个普遍性的毛病需要引起我们注意，就是在我们正常的工作流程当中形成一个公文，首先应该要有领导授意，然后由有关的工作人员来起草公文，然后再有综合办公部门的一些同志或者是其他的一些同志对公文的文稿进行一个全面的审核和衡量，“消灭”他认为的所有的错漏，最后再交由机关的法定代表去签发确认，这是一个一般的流程。但是现在有一些单位就违背程序规则，它不是先核稿再签发，而是把这一个程序做了一个倒置，先签发，再核稿。按照这样一种程序过程生成的公文从法律意义上说不应该具备公文的有效性，它不应该受到法律的保护，因为公文的最后的意思表示不是这个机关的法定代表最终确认的，而我们知道公文一经法定代表确认之后也就是签发之后任何人不经过他的同意不得再作任何的调整和修改，否则文件的内容，它的合法性就被遭到质疑，就会失去法律效力。但是这种做法，在很多部门都有一定的普遍性，这种做法实际上危害是非常大的，它会使我们的公文失去有效性，这个当然是我们最不希望出现的。 可能有些同志会有这样的说法，就认为说我们不会去改内容中最重要的部分，领导是做政策把关，我们审核的人主要是做文字的把关。其实这个说法并不成立，因为在任何公文上的政策表示都是靠文字来表达的，有些东西我们看着可能是文字方面的问题，甚至有可能都不是一个典型的文字问题，但是它就会使公文的内容出现严重的错误，严重的问题甚至会给我们的机关带来一系列不可预计的麻烦，不可弥补的损失。请看这样一句话，这句话是（上世纪）60年代，在我们的一个政府机关的公文当中出现的一句话，这句话本来要表达的意思是想这样说，“三日内，蒙古人民共和国地区有暴风雪”，但是因为它犯了一个小小的文字方面的错误，甚至可以说都不是一个典型的文字错误，就是该加标点符号的时候没有正确的加入标点，最后在别人在念读的时候就可以把这句话念读出其它的意思，就带来了严重的政治政策方面的疏忽，为什么这样说，本来是这样，“三日内”，这里有个停顿，如果你没加标点，我就可以不停顿，我可以换在另一个地方去停顿，我就可以念成：三“日，内蒙古人民共和国地区有暴风雪”。这就构成严重的政策性的失误。 再有从这个方面它存在这样一个普遍性问题就是涉权不商，按照我们国家政府机关相关的组织规则和公文处理办法的相关的程序规定，两个部门就共同关心的、共同涉权的问题如果需要对下行文的时候，必须经过协商一致以后再对下行文，如果双方不能取得一致，必须经过上级机关仲裁以后再下行文，不允许各自分别按照自己的意见对下行文，这条具体的程序规则主要是为了维护我们政令的一致性，政令的有效性。但如果不遵循这样的一个规则就非常容易削弱我们整体的行政效能，影响到工作的有效性，特别是会使我们很多的行政相对人拿到政府机关相互对立的规则，造成无所适从，给我们的社会管理增大成本，增加损失。比如说，我们在大屏幕上举的这样一个例子，某一个省它的商务局和省的技术监督局就双方权限范围之内的政策的问题经过多次协商，达不成一致的意见，一个月以后，他们各自就这方面的政策方面的规定分别向自己的下属单位行文，强制下属单位执行自己的意见，这种做法就是典型的涉权不商。 |
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