 在我们平时从小学、中学到大学，在写作课当中老师讲的有一些写文章的要求，一些讲究可能在公文上就已经不适用了。我们可能在讲写作文的老师，在小学、中学、大学都会讲我们的结尾一定要注意言止意不尽。话说完了，意思不能完，要追求给对方有一个广阔的、丰富的联想，追求那种余音绕梁，三日未绝的效果。这是在文艺题材的文章或者我们熟悉的那种所谓记叙文的写作上是可以用这种结尾的，在公文上不能用，公文上必须言止意尽，直接表意，话说完了什么意思都没有了。如果我要再有别的意思，我再写另外一篇公文，在这里不做暗示，不给你一个不受控的联想的范围，比如说我刚刚说到的结尾，有些人在写报告的时候可能喜欢于用这种所谓的发人深思，追求那种余音绕梁三日未绝的效果。 我就见过这样的公文，写一个调查报告，就是一个诈骗案件的调查报告，这个报告应该说本来写得很好，但是最后结尾的时候加了这样一句话：“在群众当中还有一些比我们反映更强烈的意见在此不详谈了”。文件本身就是机关派一个部分负责人到那边去查处一个案件，把事实弄清楚，把它的性质搞准确，提出一个给他处分的办法，是报告的功能，报告必有的内容，如果你用这样的结尾就动摇了领导的决心，你的意思可能是很明确的，就是说这个人实际上做的坏事比我们反映的可能要严重，但你为什么不把真切的情况写出来？你这样写的结果可能就是让领导无法下决心，只能再派第二个的调查组去把这个事情的真相原原本本、完完整整地搞清楚，再给他一个贴切的、实际的处分。当然这就不是我们公文所需要的，因为领导派你去，让你做调查，写这样一个报告就是为了达成这样一个目的，直接地认清事实，搞准了情况，界定清楚性质，然后给他一个贴切的、切合实际的处分。而这种公文、这种追求言止意不尽的公文结果就事与愿违。它会给我们带来困惑，带来认识上的不确定性，但这也不是公文的功能。这是一个方面要求直接表意。 第二个方面就是在公文中要表达那些对于解决你的实际问题，处置相关的事物有直接应用价值的事情和道理。不是所有的事情，所有的道理都可以写在公文上。为了保证公文的有效性，为了保证这种文体的规范，我们要求在讲事情，讲道理的时候，要考虑到它和你要解决问题的直接相关性，因为万物皆有联系，我们所要考察的主要是那些直接的联系，有直接应用价值的事情和道理，而不能离题万里，不能大海茫茫，把一些很空泛的道理，很一般的、不具有普遍性的、一般的事物通通都写到公文中来，这样的结果一个是使我们的公文不简明，再一个就是这种写法和文体规范严重不合，它会干扰上级的决心，让上级不明所以，让你自己的下属不明所以，所以应该注意坚持我们在讲事情、讲道理的时候要注意它的直接的应用价值、直接的有效性。 再有，这种文体要求我们不虚构、不夸张，追求本质到细节的全面真实。我们大家都清楚，写任何文章都应该坚持真实，要真切地反映客观的情况、客观的面貌。当然我们大家都知道，文艺题材的文章它的真实性的讲究主要是本质上的真实，而细节上恰恰不能和客观实际严丝合缝。如果是这样，文艺题材的文章的有效性，它的表达的效果，它的效用就会受到削弱。 李白 “燕山雪花大如席”，形容北方燕山地区冬天下大雪的一种景象，我们读这个诗句就会获得一个印象，获得一个感觉，就是北京的同志5月份的时候登长城就能看到那时候大雪纷纷扬扬，就是鹅毛大雪，但是真能做到李白说的“大如席”吗？不会有这样大的雪，如果真有这样的雪，我们这里就不会有人类。但是作为文艺题材的文章这样的一种夸张是允许的，因为燕山地区确实下大雪，如果李白说“广州雪花大如席”在本质上就失真了，所以文艺题材它也不是真实的，作为文艺题材它追求的只是本质上真就够了，恰恰不需要细节全面真实和客观情况严丝合缝，而我们这种公文就不是了，我们这种文体它要求我们从本质到细节全面真实，为什么？道理很简单，因为我们要直接地影响人家的行为，人家会把我们所讲的所有的事情都作为客观存在的事情去认识。一旦如果我们有失实，哪怕是细微的失实，就会带来灾难性的后果，就会误导对方，让对方获得一个不真实、不真切的认识。那么它的工作行为的有效性就会受到损失，受到影响，当然这个不是我们所需要和追求的。 对于这种文章要使用通过性强的符号系统来表意，我们知道和白话文相对的就是古文或者韵文，韵文就是带韵脚的，中国古代确实有韵文做公文的，解放前的文告还是沿用古代的四六句，带有韵脚的布告或者是其它的文告还是用韵文，我们这里说的用现代汉语的书面形式用白话文来写我们的文章，具体的要求不是说让大家不用古汉语写公文，我们绝大多数人不会用，也写不了。我们的问题出在哪里？把一些没列入现代汉语书面词汇体系的词用在公文上，用的符号体系不通用，最后结果会给公文的效用带来损失。 在这里我们要特别强调不要用口语词来写公文。曾经有一个机关收到下级的一个紧急电文，因为它动用了某一个城市的战略储备，要求上级机关批准它紧急进口多少多少吨的“活水”。上级机关收到这个文件后就不明所以，因为在我们的现代汉语词汇体系中没有“活水”这个词，谁也不清楚它到底讲的什么意思，根据所在地区做了一个判断认为是广东方言，就找广东方言辞典里面找也没有找到这个词，就不得已发拍发一个电文问对方说什么是“活水”，对方回答说“活水”就是煤油。其实我们用规范写法不会有任何困难，不会有后面一来一往新的沟通过程，这样的写法就会降低我们沟通的效率，降低我们沟通的质量，特别是有很多方言词它的词形和现代汉语词汇体系中的规范词的词形完全一样，但是它的含义却是完全不同，甚至有可能根本不搭界。 比如说有些地方“蚊子”的“蚊”就是虫字旁加一个“文”，这个蚊在很多方言区里面，它还包括苍蝇在内，他说的“蚊”就包括苍蝇和蚊子，就用这样一个词来表达两个不同的昆虫，如果我们用现代汉语的形式写就不可理解，用他的概念来写除四害就只能有三害，就不知道你说的是什么，这样就会有误会。 再比如说我们平时运用频率很高的“脚”这个词在很多方言区里面用的含义是古汉语的含义，“脚”不仅仅是我们现在所认识的“脚丫子”的“脚”，还包括小腿，如果你要做一个手术方案，对方说要切掉脚，在你那里就是把小腿一块切，这个误会就大了去了，在公文中如果也这样的误会当然就意味着会给我们工作带来实际的损害，首先不要用方言来写公文。 |
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