 再有注意的是不要用口语词写公文。口语词写公文有这样几个危害。 首先一个口语词是专门用于面对面交际环境使用的词汇，面对面交际过程中为了保证交际有效性。我们大家知道它的符号当中的容余度非常大，就是说有很多的内容它本身和你要讲的实体内容不具备直接的意义，很多就是为了让对方更好地去理解，用我们平常说就会有很多佐料。比如说在讲课的过程中是面对面交际，为什么面对面交际，听老师讲课有时候比看书效果要好，就是在于老师讲话过程中有很多容余，有了这些容余给你思考的时间，给你思考的余地，给了举一些例子引发你做更广阔、更深刻的思考，所以它的效果就比较好，我们为了保证它的有效性，这种容余是必要的，而在书面用语过程中这种容余就是多余的，为了保证沟通的有效性，这种容余度是严格受控制的，如果我们用口语词写公文，我们就会发现我们讲起话就比较罗嗦，讲话不经济，同样表达一个意思用口语词就会多用符号，用书面词就用得节约、经济，用的符号数量就比较少。 比如说部队有这样一个词语“拂晓总攻”四个字，如果说你说我不用这四个字，我用的大白话，用口语说，就只能这样说天蒙蒙亮的时候对敌人发起总攻击，我是四个字，你是几个字？这显得非常不经济，最主要的还在于第二个方面，就是口语词它因为是面对面交际，所使用的词它的含义有面对面交际这种语境的保障，可以让对方比较精准地获得你要表达的意思，而你把这种词用在书面交际过程中，已经没有你看得到我，我看得到你的这种面对面的这种语言环境了，这个词很有可能有歧义，有不精准的时候。 比如我们刚才说的“拂晓总攻”，部队的“拂晓”是有特质的时间概念的，是几点到几点叫“拂晓”，而我们说天蒙蒙亮就是一种感觉，你认为天蒙蒙亮就冲锋，我认为天还没有蒙蒙亮我就再睡会，还能打仗吗？还能有作战的效率吗？特别是我们很多的口语词应该受交际环境的影响，它本身在面对面交际的时候没有什么不好理解的，没有什么不好准确理解的，但一旦脱离这个环境就真的难以理解。 比如我在学校上课有两个同学在小声嘀咕，我可能就不满意。我可能说那两个同学不要“咬耳朵”了。这个词因为有面对面的环境，大家没有听到惨叫声，没有听到哗哗流血，就知道我说的“咬耳朵”就是小声嘀咕的意思，如果脱离了这个环境把它写在字面上说某年某月某日赵老师用非常急切的口吻劝阻两个同学说不要咬耳朵了，我们可能在理解上就会有两种理解。可能会觉得有可能是在小声嘀咕，也有可能是这两个人真的是在“咬耳朵”，就会造成歧义，这种歧义对公文来说是非常非常有害，我们希望的是所有的人看到一段话，看到一个公文，建立的是一致的认识，一致的理解，最后才会有一致的、统一的行为，从这个意义上说我们这种文体要求我们一定要用通用性强的符号来表意。 再有这种文体在表达方式的运用上有它的特点。过去中国古代的公文基本上不做议论，因为它主要是靠权威实现的一种沟通，到现在公文实现的沟通主要是权威性的沟通，它主要不在于公文的内容的真理性如何，你说得对不对，主要是在于说你是谁，你有没有权力讲这种话，你这种话对我有没有影响，我该受还是不该接受你的这种影响。它是靠权威来实现的，实际上在中国古代把这种权威性登峰造极，在它的公文上就只用说明，就是上级衙门，皇帝意志的一种表示。不允许讲道理，我就是皇帝，我就是道理，你要做的就是照办，在它的公文上基本上不用议论，只有少数的公文有过这种性质的文字，多数不用去议论。 而我们今天的公文我们大家知道，我们的政权的性质，我们人民政府的性质就决定了我们在履行政府管理职能的过程中要确立新的理念。包括接受一些新的管理的思路、管理的模式、管理的理念。我们今天的管理讲究提高下属对相关问题的认识，通过提高认识来提高它的自觉性，这样一种管理要求对我们公文的影响就是什么？我们就需要给自己的下属讲一番道理，让他看到我是有权力讲这样的，我有足够的权威，同时我也有足够的真理性，把真理性和权威性复合，当然它的执行效果就会更好，为了达到这样一个目标，在我们公文中就开始应用议论这种表达方式。像大家看到的有关的领导机构制发的一些纸质性的通知，如果这件事是一件比较重要的事情，或者一个新鲜的事物，大家注意看，这种通知绝不会这样写，现将开展什么什么工作的规则及注意事项通知如下。可能要用一个自然段或者更多的笔墨对这件事本身做一个议论分析，把它的意义、把它的重要性、把它的核心的价值告诉自己的下属，唤起下属对这件事的关注、关心、注意，提高它执行的自觉性，通过这种方式来提高我们公文的效果，这样就使得今天的公文就有了议论的成分。而我们今天的公文又讲求依法履事，要以法为根据，要以事实为准绳，这样的话这种管理的模式就决定了我们在公文当中可能要概要地去介绍一些事件，概要地去描述一个过程。这就使得叙述这种表达方式在今天的公文中也有了应用的空间。 我们今天的公文就应该是打破过去旧公文，只说明不用议论，不用叙述表达方式的这样一种格局，坚持兼用议论、叙述、说明这三种基本表达方式，当然公文中整体说这三种表达方式是兼而有之的，但不同文种的侧重点还是有所区别。 比如说我们写一个“请示”就不希望过多地议论，因为议论就有教训领导的嫌疑，你这样写公文它的表达效果就不好。如果我们写一个通报，通报主要是靠事实来教育人，来给自己的下属进行工作指导的，那你就影响大量应用叙述这种表达方式，把一个相关的过程、一个事件、一个先进的事迹，一个反面的典型做一个概要的介绍，使对方能够真切地了解它的基本状况，认识它的性质，然后能够接受你作出的判断，然后记住相关的教训或者是推广相关的经验。我们在做公文中就应该注意在表达方式的运用上对我们是有约束的、有要求的，这种文体要求我们慎重地修辞。 有一种误会，有人讲公文不需要修辞，这是一个绝大的误会，其实公文更需要修辞。因为我们知道什么叫修辞，修辞就是提高语言表达效果的种种目的都叫修辞，其实公文是最讲求它的表达效果，因为它的表达效果在一定意义上就是它的执行效果，如果我们公文表达效果不好就很难指望它能得到很好地执行。所以公文其实是恰恰最讲求表达效果的，也是最需要修辞的，只是公文上的修辞有它的特点，公文上的修辞主要不是积极修辞，它所追求的修辞的效果是什么？是简明、是平匀、是严明，而不是一般的文艺题材它的修辞主要是追求生动性，追求可读性，追求能够调动读者阅读积极性，跟着作者的思路走，这个不是公文主要的。当然我们公文也要讲究可读性，让别人愿意读你的公文，当然我们大家知道公文的阅读是强制性的。这种抑制行为我们不用把更多的时间和精力用来调动它的阅读积极性上，更多是用最短的时间让大家清楚、明白了解公文的内容，拿出更多的时间去工作，这是我们的追求，决定了我们所要提高的表达效果就是严密、简明、平匀的效果，要达到这种修辞效果的修辞手法就不是积极修辞的主要用修辞格，而是在选词炼句上下硬工夫、下苦工夫。这就是我们平常说的消极修辞，它所用的手段是消极修辞，结果是积极的，手段的性质是消极的，就是说它只是选词练句这方面下苦工夫、硬工夫，实际上公文是要修辞的，恰恰公文在修辞格的使用上不能过滥，不能不慎重，为什么？因为我们大家知道修辞格的使用都是有代价的，多数的修辞格要想产生好的效果必须用很多符号去创造一种语言环境才能使修辞的效果体现出来，我们公文是惜墨如金，要讲究高度的简明的，我们没有必要为了达到这样一个并不追求的效果去制造出来更多的符号。我们需要的实际上更多的是在选词和炼句上下工夫，掌握它的本事，是我们所要追求的，恰恰不需要在词格的运用上做更多的工夫，实际是浪费我们的时间和精力，再有就是修辞格应用不当还会带来另外一个危害，不仅仅是不经济，还会带来理解上的错误，理解上的偏差，会给对方造成误会。比如有些修辞格在公文中是禁绝使用的，比如说反语，你见过用反语写公文的吗？没人敢用这种方式写，用这种方式去写很容易给你自己带来麻烦。 |
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