 比如我们举一个例子，假定你收到一个下属送来的请示，是超标准、豪华装修的县级招待所，根据相关规则是不能批准它，但是在你的批复上不直接告诉他你是错的，用反语，讲点反话你看行不行。收到文件以后我这样来复文：某某单文什么什么收悉，经与某某单位研究兹批复如下：“鉴于目前你们的装修标准偏低，建议参照国际五星级饭店总统套间的标准修订装修方案，此复。”如果对方收到这个文件以后，很有可能看出来你是讽刺它，一个县级招待所用总统套间标准装修可能吗？如果对方要做另外的文章，他说你是行政机关，你是懂得公文的文体特点的，你是懂得国务院对公文的直接表意的要求的，我认为你没有间接表意，我没有看出来你是讽刺我，是批评我，我认为你就是让我再提高造价，那好，他就再写第二个请示“非常感谢上级领导机关对我们的关心和爱护，但是考虑到目前我们的财力有限，不可能完全按总统套间的标准来装修，我们经过努力在哪个地方拿出一笔钱做了下边一个装修方案，请审核批准，每平方米造价再提高1500元，请批准。”如果你拿到这样一个请示你怎么处置？如果你拿到你的上级机关去仲裁这件事，我敢肯定首先挨批评的是你，为什么？对方请示只是一个想法，而你批复是一个正式的行政行为，你不严肃造成对方的误解或者是误会，产生的负面作用，产生的责任理所当然应该由你来承担，所以公文很多词格会带来歧义，带来理解上的偏差，所以我们不主张采用。 如果一定要用，有一些词格是可以用的，比说引用。引用、恰当的使用比喻，如果为了增强气势做个排比句，排比也是一种修辞，这些东西是可以用的。当然用的时候要注意贴切，要慎重地使用，这样才能提高我们的表达效果，避免词格使用不当造成文字符号的泛滥，造成了对方理解的不精准。 再有表达这种文体还有一个要求，它不简单地排斥有较强规律性的层次性的表达手法和表达的样式，我们接触公文之后有一个感觉，其实公文比较死，和我们平常写的文章不一样，别的文章追求新意，在结构上、在格式上、在手法上不希望你是重复过去，要标新立异，在公文上表现比较死，很少有人粗心、粗意，特别是表达手法和样式上粗心粗意，这是否正常？告诉大家说这是规律使然，因为公文是一个交际的工具，是一个管理的工具，它主要不供对方去欣赏，而是让对方能够最快、最好地去读，同时也希望让写的人最快、最好地去写，然后我们大家拿出更多的时间去推动工作，而不能把时间花在公文的写和读公文上，处理公文上这不是我们的追求。当然为了保证能达到这样一个目标，我们就总结公文中表达的样式、表达的手法，把它确定化，这样培训起来很容易，我们掌握一个特点，文种的写法，就可以把固定的话套下来，把固定的词句照搬。只要不影响我们有效地去处理公务，没有必要今天这个词，明年就不用，今天这个句子，明天就一定要变另外一个花样，因为这种变化有些时候不仅没有效果反而会带来麻烦。尽管当中很多话，它锤炼了十年、二十年、甚至五十年，没有歧义，没有多余的一个标点，没有多余的一个字，如果用这样的东西来表达，它能够非常精准地告诉对方一个认识，而且最重要的是在阅读过程中，对方如果熟悉这个公文，就会获得非常准确的认识，而且花费的时间代价非常非常低。所以我们追求这种表达手法和样式的层次，当然不能把它做成极致，不能说束缚思想，只要不束缚思想，这种手法、这种形式我们都可以采用。我建议大家多读一点公文，去总结这些层次，总结这些表达手法和样式，提高我们工作活动的规范化的程度，标准化的程度这些东西会给我们抢出很多的时间，帮助我们挖掘时间的潜力，帮助我们拿出更多的时间去创造性地工作，而不是把大量的时间花在写和读公文上。 这是合体当中第一层意思，就是文体要正确，文体必须正确，第二层意思是语言的运用要得体，要符合特定的场合、特定对象的需要。到什么山上唱什么歌，这是写文章当中基本的规则，基本的讲究。我们在写公文的时候在这方面同样需要讲究，因为它对我们的表达效果，也就是对公文的实际效用也有非常重要的影响。如果我们在表意的时候不得体，在不该利用的词用在了特定的对象身上，用在了特定的场合就会削弱文件的效果，使对方不能准确地、精准地了解你的真实意图，就会给公文带来损害。 比如说这样在公文中就不能出现，就属于不得体，严重的不得体。比如说有人写请示，结尾的时候，写结尾词“着即批复”这个词就用得非常不贴切，因为在公文里面“着”是命令词的词头，见了这个字后面都是强制性的命令，你写请示是给上级写的，你怎么能强制命令上级如何如何？其实你可以写“请即批复”就很贴切。不能用“着即批复”，这就属于不得体。 再就是有些人在报告中套用古文中的一些套语，不明白它真切的意思是什么，随便乱用，也会造成不得体。比如报告，给上级写一个报告你写“切戒”这样的字眼，如果上级懂得这个词真切的含义就会不高兴，至少会影响你这个机关的形象。他认为你这个单位里头不大懂公文，因为“切戒”在古文中是一个叮咛告慰词，只能是上对下用，上对下用，那我们就不能在我们的公文中出现这样的字眼，因为它有特定的含义，在今天的新公文当中，没有提倡甚至不准许你用这样的字眼，你乱用可能就会造成这样的负面后果。 再又比如说有人写一个请示的时候用这样的话告诉对方什么要紧，什么不要紧，以“迅即批复为要”，这样的话也是不礼貌的。对上级机关怎么能告诉他什么要紧，什么不要紧？用你告诉吗？如果你有这样的字眼至少让对方觉得你不懂公文，在影响他的心理，他会觉得不高兴，至少觉得不舒服，这样的结果对我们文件的处理结果会产生直接影响。那些影响恰恰都不是我们需要的，所以要坚持得体性。这是第三点，就是要合体。 4. 简明 第四个方面的要求还是两个字叫“简明”，这两个字的含义就是字面的意思，就是简洁，明确。因为我们大家知道公文没有欣赏的价值，主要的不供欣赏，主要是供工作用，供人了解状态，了解意图，了解相关的有效信息去推动自己的工作，是工作活动的产物，是一种工具。我们希望写起来快，读起来快，而且对方在阅读的过程中用最少的时间清楚、明白地获得相关的信息，这是我们的追求。 随着社会生活节奏越来越快，我们对效率的讲究越来越高，对公文的简明的要求也越来越高。其实古今中外的公文都有简明的讲究，大家的时间都是有限的，尽管古代生活节奏缓慢，特别是奴隶社会生活社会节奏确实缓慢，是以四季区分的，这个社会的生活节奏和我们今天的信息社会完全不一样。就是这样一种社会形态，政府就需要讲效率，因为它的统治效率不高，就意味着天下就要丢了，他要讲效率，他的公文也讲究简明，用最少的符号清楚明白地表达它的意愿，它的意图，但是有一个现象值得我们研究，就是古今中外繁文非常多，真正做到简明的，在公文上做到简明的应该说不具备普遍性。比如说中国古代的文书大家知道有一个特点就是层层套搬，你现在如果到历史档案馆看古代的文件、就是学古汉语的你也看不懂，它有各种各样的障碍，比如说有很多的套语，哪些书里面造的玄虚，这些套语本身含义和我们古汉语一般的词意完全不同，或者有其它的解释。 再一个就是你看不懂就在于多数文书都是层层套搬的，他自己什么都不说，在我的文书上大凡皇帝怎么说，宰相怎么说，上级怎么说，下级怎么说，小民百姓怎么反应，我什么都不说。这样的结果是最保险的，不说就不错，等到出了问题打板子的时候打不到他身上，这种仕途的文化必然养这种官文书。中国封建社会有作为的统治者包括那些皇帝，都是非常恨繁文，但是他们没有能力解决繁文的问题，大家知道朱元璋治繁文是最严厉的手段，他甚至用严厉的手段来想办法解决繁文泛滥的问题，比如说用重臣，超过70岁的重臣，你做繁文，他可能就是要打你，要揍你，为了能够让这些下级的官僚感觉做繁文是一种耻辱，他可能这样，不可能把云南的县太爷叫到北京来打一顿，他可能用另外一种办法羞辱你，一纸命令下达，你写了繁文让你自己把自己铐在县衙门的木笼子里拷枷示众两个时辰，你晒太阳晒四个钟头，晒完之后你在后面接着办公。让你觉得让社会都觉得自己耻辱，就用这种手段，中国封建社会的繁文也禁不住，中国封建社会的繁文的顶峰就是朱元璋晚年，他自己都没死，他这个繁文就禁不住了，可见是一种痼疾。这个是封建社会。 当然我们现在，特别是我们人民政府，我们是讲效率的，讲效率的是要讲究提高我们的合理性，讲究提高我们的合法性的政府。我们在做公文的时候当然比过去有较大的进步，在简明性方面也有很大地提高，但是在非常时期，特殊环境下就会有一些繁文泛滥。比如说十年动乱、文革期间公文的繁文泛滥可以说登峰造极。那时候，在文革结束之后在媒体上有人写过一篇小品文讽刺政府机关的公文，说当时你要买一把茶壶要写一个请示，请示怎么写？要四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷击。说世界革命形式一派大好，再引一段诗词讲六亿神州如何如何如何，再说中国革命形式一片大好，再引一段语录或者诗词说明本单位革命形式也是一派大好，最后入正题，为了发展革命形式，现需茶壶一把，需备人民币3元，请批准。有用的就是最后那一段，前面的都是废话、套话，是在非常时期才会出现繁文，这个是正常的。是多数人都不能免俗，不能和社会潮流抗衡，表现在我们的公文上就是繁文大泛滥。 今天我们政治越来越清明，越来越讲究效率，我们的繁文问题克服得越来越好，但是有些问题，有些水分需要去挤一挤，比如说有人写报告，写那种总结性的报告，如果不写这样的字眼，觉得上对不起领导，下对不起群众，中间也对不起自己，一定要写上“在什么什么下”，我就见过这样的典型的例文，在什么什么下写300多个字，这样的公文其实你被你写的单位就一定觉得你好吗？就能达到沟通的目的吗？其实恰恰相反，越写得细开罪的人越多，不可能没有遗漏，还不如概括的手法，不谈谁都不得罪，谈了反而让别人不高兴，削弱你文件的表达效果，其实这些东西都是水分，可以挤一挤，可以让我们的公文更简明。 |
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