 说到古今中外，说外国人，他在做公文上有他的问题，在近代史中亚洲有一个殖民统治机构叫“东印度公司”，东印度公司年度报告多长？不用去数字数就数页就可以了，它四万五千页，一个年度报告。那就是下决心不让你看，下决心让你看不懂，用官僚主义来对付官僚主义，你本土不是要干预我吗？那好，先把我的报告读完，不读我的报告，不了解我的情况，对不起，你就别瞎指挥，就官僚主义对官僚主义，现在当代西方？当代西方的政府管理效率很多方面可能确实比我们强，但它也存在效率问题。 比如说在美国，美国有一些专门做文件的人应该说有一种很不好的一种习惯，把简单问题复杂化，把很简单的事情要绕圈地说，让你觉得不可思议，让你觉得他有水平。在美国个别的人写公文的时候如果他用请“坐”，一定要“坐”这个词的时候不会用平常熟悉的词，要翻译成中国话就一定讲得非常罗嗦，就说你是否有如此之好，以至于满足这张凳子拥抱的渴求，你好，请坐。为什么我们都喜欢简明的东西，但是繁文泛滥？我们分析，原因是多方面的。 首先，如果你想通过公文来捣鬼，也就是说你想通过公文来达到你自己单位或者是个人的一些特殊的考虑，甚至有可能是见不得人的目的往往就是用繁文，经过我们考察发现一个现象，比如说推卸责任的公文往往都是繁文，他认为洋洋洒洒几千言，先赚一个好印象，让领导认为他态度最好，最主要的还不是为了要态度，最主要的是什么？他可能通过堆砌这些符号给领导造一个陷阱，给人家造一个陷阱，比如说通过偷换一个概念再强调某一个事实等一系列手法把相关的责任都推给别人，尽管他前面承认他应该承认的责任，但是看完之后所有责任都是别人的，没有他的责任。往往繁文，用繁文的方式给别人设套、下陷阱，达到他不可告人的目的或者至少是不大光彩的目的可能会采用这样一种手法。再一个不简明可能是这样的原因，不正当心里担心对方要给他自己下套，要挖陷阱，所以处处防范，用大量的修饰可能繁文多一点。 再有就是缺乏科学培训，大家不了解公文上的基本常识，造成的结果就是因为缺少常识而写出繁文来，大家知道公文是一种定向表述的文章，本来它是可以省略你知我知共同了解的内容的，但是因为我们没有经过科学的培训，很多同志写信会省略你知我知的内容，一写公文就不会，但有些人写批复大量引用人家请示的内容，对方请示写三页纸他写四页纸，他写三页半，大量地引用对方来文，最后一句话说“不予同意”就完了，其实恰恰是不予同意的时候不能不能这样写，不予同意的时候必须写不同意的理由，而前面这些别人请示当中的内容完全可以不必再引用，因为你的开头写得很清楚，什么什么文收悉经与谁研究特批复如下，就特定的事，特定的文没有必要重复别人的内容，内容他比你还清楚，在公文上完全可以省略这些东西，去讲不同意的理由，避免对方因为理解再行文，造成文件的垃圾站，造成文件质量低劣引发出来的文件泛滥，可能是缺少科学培训的结果。 再一个是业务不精熟，业务不精熟可能也是我们出繁文的很重要的原因。就是如果你业务不熟，可能你写公文的时候就避免不了在用语上比较罗嗦，因为你总是说不到要害，在外围东一榔头，西一棒子，讲半天总说不到要害，当然就是繁文出来了，这可能也是一个很重要的原因。 下面我们给大家做一个总结概括。我们怎么才能够让自己的公文简明，因为时间关系，不能讲得非常具体，我只能概要地给大家做一个描述。 我们使公文简明可能有各种各样的基本的方法、基本的思路，其中主要有一条就是用取消，取消是一个非常好的办法。你没有存在的价值我就不要你，当然你就不再构成对我的干扰，这是我们一个很重要的解决问题的思路。什么是可以取消？就是要写公文的时候要大胆地删除，取消文件当中一切和主题无关的材料。公文当中需要大量的材料支撑，但是公文当中直接运用的材料，用的比例非常非常低，有很多材料，可能我们占有15万字的材料，就是为了获得一个认识，支撑自己一个观点，坚定地相信自己的观点是正确的，它起的作用只是这样的一个作用。不是所有的材料都可以放到公文上，我们取消那些和主题无关的材料就可以使公文简明。 再一个就是注意坚持一文一事，古今中外的公文都有一个讲究！就是一件公文只讲一件事，这是规律使然，一个就是我们现在的所有的机关基本上还是职能制，职能制就决定了我们任何一件事进了机关之后就有一个职能部门，一个业务单位去分担特定的工作任务，完成这一份具体涉及专业范围的文件的处理过程。那么如果不是一文一事，一份文件写八件事，那么它的工作效率、工作质量都会大打折扣，进了门以后八件事当然是一件事一件事地做，一个部门一个部门地过，最后的结果就会把一些急事、要事可能就给耽误了，这是工作规律所决定的。 再有，一文一事特别有助于我们使公文做得简明，只讲一件事，只有一个主题，没有那么多的枝蔓，当你在处理得时候就能容易把握，就容易把自己文件能够处理得简明扼要，这个是也要注意的一个方面。 再有就是坚持我们公文文体所要求的直接表意的语体风格，如果能坚持这种风格，刚才我们前面已经做了些分析，坚持这个风格非常好地帮助我们解决简明问题，可以让我们的文字符号压低到最低的限度，是一种取消，不用曲笔，就不会为曲笔付出更多的符号代价。这是一个。 再一个就是在修辞格的运用上，要禁用反语、拟人、夸张、双关、象征等等这样的修辞格，就不是简单地慎用，是忌用，不能用。你就不会因为滥用这些修辞格带来符号的泛滥。这是一个。 再一个就是惜墨如金，要舍去一切浮词，大家知道有经验的都知道公文不是写出来的，公文是砍出来的，是删出来的，公文是改出来的，我们就是要惜墨如金，不要舍不得，只要是没有实际价值的那些话，没有实质内容都在取消之内。 再有就是取消的思路还可以给我们一个启发就是，简单、反复的话要坚决地去除，在有一些文体当中不认为简单的、反复是的话语病，在公文中我们也不认为它就一定是语病，但是它可能会影响到它的简明性，这种简单的反复在公文当中没有存在的价值，要取消。这是一个使公文简明的思路。 再一个使公文得到简明、简化的思路就是压缩，有些东西我不能彻底消灭它，不能否定它的存在价值，但是我可以把它的形态让它从多变少，规模从大变小，这个是可以做到的。比如说思路，像我们坚持开门见山式的开头就是一个很好的范例，它就是一个压缩的思路，压缩到最低限度，只要能达到功能就够了。只要能引出正文来，我开头就足够了，是一个根据，还是一个目的，还是一个概要的事实的描述，就可以引出我的主张来，只要这种压缩式的开门见山的开头能够应用，我们就尽可能地用压缩式的开头。是一个压缩的思路。 再一个使得过渡简洁，在汉语中既然要做文章，自然要做过渡的处理，使得文章上下过渡得平滑，这也是我们的追求。但是在公文上我们的阅读是强制性的，不用去讲究让对方一定觉得这个公文好读，代价因为很高，它是以效率为代价的，我们不用过分地追求过渡的平滑，我们就用最经济的过渡方式，比如说能用标号的我就不用关联词语，能用关联词语的我就不用过渡句，能用过渡句的我就坚决不用过渡段，能用一段的我就坚决不用两段，这样使我们的过渡不是像一般文章那么平滑，但是它非常经济，可以使得符号得到节约。 |
说点什么...