 再一个就是积极而正确地使用书面语，汉语有一个特点就是它的语音系统比较简单，我们翻《汉语辞典》会发现现代汉语的音阶只有1300多个，而常用的音阶只有400多个，这样一个现象就决定了汉语当中在造词的过程当中，它排斥使用多音节词，而且往往是以四平音节为界限，大家注意看古汉语大多数都是单音节词，后来发现在交际过程中不便，特别是用于口语的时候它只能看不能听，不符合大多数人的交际需要，慢慢慢慢地双音节词就开始多起来，双音节词随着社会的进步，要认识的事物越来越多，不够用了就变成三音节词，四音节词，五音节词，现在大家看有很多IT方面的东西就不只是五音节，可能更多一点。这样的话这是一个规律，但是因为它本身自身的语音系统简单，它就排斥，本能地排斥多音节词，因为它不方便，就是要回缩，用简称，这是正常的。 在公文中完全可以规范地去使用那些缩略语，这些缩略语包括规范地用简称，很多单位、人、上面出现的事物，前面说完之后加一个括号以下简称什么什么，在行文的时候会发现很方便，不会重复地提这个事物，重复地提这个机构的名称，重复地提这个人的名字，它可能就会让你获得一种简便的效果。 再一个是妥协地应用属概，属概就是我们平常使用的频率也很高，我举一个例子像“四化”、“三讲”等等这些东西都属于属概，正确地使用只要不产生歧义同样可以收到使公文简明的效果。 再一个是规范地使用省略句，如果我们仔细地分析公文陷阱我们会发现，在几乎所有的文体当中公文当中的省略句比例是最高的，你看公文上有很多话，如果你用现代汉语语法结构去分析陷阱会发现结构并不全，“此件发到县团级”谁把文件发到县团级，不言自明，因为我，作者就是我，我要求抬头位置上那个单位把文件印发到县团级，不用讲，不言自明，这样陷阱就说我们如果能规范地去运用省略句，科学地去探索它应用的规律性就可以使我们的表达可以简明。 再有就是正确地运用郑重、简洁为特色的专用词语，比如说在公文上写一个批复，最后我们凭现在习惯写法套话叫什么什么文收悉，这个词是一个专用词，这个专用词在公文中运用频率很高的，专用运用于一个特定的场景运用的一个词，这种词我们发现它确实可以帮助我们简化表达，如果你不用这句话，不讲收悉，讲完整的话就得这样说“我收到了你的文件，并且清楚地了解了其中的内容”，这就是“收悉”用这两个字可以节约甚至半段，有可能是一行，这样可以收到简化的作用，而且提高我们郑重、严肃的色彩，这是一个解决问题的思路。 除了用压缩以外，有的时候我们还会用另外一种办法使得公文简明，就是替代的办法，就是尽可能用标记代替文句，这是一个很通行的做法。现在的公文当中，如果我们大家注意看的话有些标记就两个字，在一些公文上出现两个黑体字“绝密”，这两个字内涵很丰富，你如果把它的那个，如果不是在特定的位置上标这两个字陷阱，那它写出一段话陷阱可能就几百个字。看到“绝密”，实际上要告诉对方一个什么意思？就是涉及的是最高等级的国家秘密，泄漏之后会给国家的安全和利益带来极其严重的损害，它这两个字会告诉你能不能走交通，能不能走交换站，能不能走军邮，能不能在网络上传送，什么人可以看，什么人不可以看，这个文件办理之后能不能在你这个单位保存，都是这两个字告诉给你的，而且只有用这样一个标记，在特定的位置上出现，才能够使你这几句话表达得有效，否则陷阱我不该看这个公文，我只有读完了才知道不该看，如果加了标记这个问题就不存在了，加了标记，在特定位置上有“绝密”字样，在封口上同样有绝密字样，我们不能看绝密文件的人你就不能拆封，你有看不到这个文件的内容，才能够起作用，这个思路其实是完全可以推广了，可以在很多方面去推广，很多时候我们可以用标记来代替文句。 再一个用概述代替详述，绝大多数情况下不需要详述，如果需要详述的时候你可以用附件，在本文上完全可以用概述来代替详述，这样陷阱就可以使得我们文字就非常地经济、节约。 再一个就是图表代文字，图表代文字，现在这是一种很普遍的做法，现在在很多机关都允许有这样的文件形式，就是用一个表，一个图，特别是我们现在有些计算机来处理文件的时候，有一些办公室的套件上可以有作图，作表的功能，都有这种功能模块，发挥这些模块的作用，用一些图，用一些表来代替文字叙述肯定非常经济，而且在反映特定问题，反映趋势，反映趋向，反映状态的时候，它可能有文字不可替代，不可弥补的优势。这也是一种代替办法。 |
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