 第二、要全面准确地反映客观实际情况。公文起草必须坚持实事求是的原则，如实反映客观情况。公文反映实际情况，应该达到三项要求：一是全面性。这是反映实际情况在“量”的方面的要求，也就是反映的情况应包括事情的各个方面、各个时期、各个层面的情况，不能以偏概全，更不能报喜不报忧。二是准确性。这是反映实际情况在“质”的方面的要求，就是反映的应是体现事物的实质和规律性的东西，而不只是一些表面现象，更不是虚假的情况。如果“只知其一，不知其二”，“只知皮毛，不求甚解”，那就缺乏准确性，经不起时间和实践的考验。三是客观性。就是反映的应当是客观存在的实际情况，而不是主观臆想或故事编造的东西。只有全面、准确地反映客观实际情况，才能对问题作出正确的判断，才能从中找出共性和规律性的东西，得出科学的正确的结论，也才能找到切实可行的解决问题的办法。 第三、要完整、准确地体现发文机关的意图。这是对公文起草工作最起码的要求。现实中有这样一些同志，不能正确把握发文的意图，对领导交待的意思记得不全、领会不准，匆忙下笔，往往事倍功半，你跟他要一件衬衣，结果他拿着一个袖子回来了；你让他去买酱油，他打了一瓶醋回来了。弄清发文意图，需要搞清楚三层意思：一是何谓发文意图；二是何谓发文机关意图；三是如何准确、完整地体现发文机关的意图。所谓发文意图，就是发文目的，就是通过发这个文件达到什么目的，完成什么任务，落实什么政策措施，达到什么样的预期效果。所谓发文机关意图，就是体现制发这个文件的机关的意图，这个意图应该是集体的意图而不是个人的意图。公文起草者必须切实注意这个问题，就是绝对不能把个人的一些想法当作机关的意图。有的公文虽然以领导者个人署名发出，但这并不是领导者以私人身份、以个人名义发表的，应该说代表的仍然是集体的意志，是这个机关的意图。所以在站位上、在思想上、在具体的布局谋篇时，要充分考虑这一层意思。不然的话，就可能“走偏”，费劲不小，没什么意义。如何完整、准确的体现发文机关的意图，需要我们仔细了解和听取单位领导的意见和要求，从领导角度和工作大局考虑问题，对有关的事物进行深入的研究分析，得出正确的结论。这主要靠同志们的悟性，看同志们的领悟能力。 第四、提出的政策措施要切实可行。制发公文总是为了解决一些问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。一个文件，制定出台的政策措施有没有针对性，下级操作起来能不能得心应手，对推动工作有没有指导意义，这是公文的核心问题。你这边说得天花乱坠，他那里执行不了、落实不下去，那不是一纸空文吗？具体的政策措施，归纳起来主要是两个方面：一是属于行为规范方面的，主要的指“什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办”等；二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问题，“切实可行”是最基本的标准，过高或过低都是不可取的。实际工作中，过高的时候多，过低的时候少。如我们过去在经济建设中，常常提出过高的经济指标，热衷于铺摊子、上项目，等到财力、物力支撑不住的时候，不得不被迫进行调整，造成巨大的浪费不说，给事业发展带来难以估量的损失。现在，中央倡导树立科学的发展观和正确的政绩观，也是基于这方面的考虑。所以，起草公文的同志，一定要首先树立科学求实的思想，不能只考虑需要，不考虑可能性和实际承受力；不能单凭主观愿望和想当然，必须经过周密调查、精确核算和充分论证。十六大报告提出“要把改革的力度、发展的速度和群众的承受度结合起来”，也是指这个意思。 第五、表述要准确严谨。公文质量的高低，表述是一个重要的标尺。公文内容再好，如果表述不完整、不准确，那么效果也会受影响。一要有观点。观点是一篇公文的灵魂，观点明确，主题突出，提出的看法、主张、意见、建议、要求、政策、措施等等才会有所统领，在一杆旗帜下各自发挥作用。有一年办公厅的一位同志搞工作总结，弄了个“五抓”：一是抓思想、二是抓经济、三是抓改革、四是抓党建、五是抓稳定，看起来挺热闹，实际上这里面没有观点，弟兄5个排成一队，一模一样，谁也没有个性。二要有条理。公文涉及的事项、内容，要按照一定的逻辑关系，遵照一定顺序，分成若干个部分依次表述，条理清晰。是爷爷辈的，要放在爷爷的层次上；是孙子辈的，要放在孙子的位置上，不能乱辈。怎样来分清条理？主要就是根据主题需要，视公文的主题确定材料的辈份，该重的重，该轻的轻；该详的详，该略的略；不该说、不能说的，打死也不能说。三要内容充实。就是在尽可能短的文字量中，充实尽可能多的信息量，安排部署工作，论述问题，都要言之有据、言之有物，有丰富的资料和充分的论据来佐证你的观点和主题，以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。为什么有的文件干巴巴的，广大干部群众不愿意看、不愿意听？就是没有实质性内容，通篇都是社论语言，尽说些大道理，与工作实际、与群众生活距离太远。四要表述严谨。就是公文表述要周密严谨，逻辑性强，不松散，不遗漏，没有空话和废话。不能让人从公文表述中看出破绽，抓住把柄，并由此造成工作被动。在这方面，曾国藩有个“屡败屡战”的故事，同样的情况，写成“屡战屡败”，说明将帅无能，该杀头了；写成“屡败屡战”，就变成英勇顽强，该嘉奖了。这其中当然有曾老夫子个人的权谋智慧，但对于我们从事公文起草工作的同志来说，一定要表述严谨，滴水不漏，这也是讲政治的一个体现。如前几年中央对执政党和民主党的关系，在原来的文件中表述为“共产党领导下的政治协调和民主监督”，现在换成了“共产党领导的政治协商和民主监督”，少了一个“下”字，感觉上更能体现出中国共产党与各民主党派平等协商、互相监督、肝胆相照的政治制度。这个表述，就比原来要严谨得多。 |
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